Lotterieziehung organisieren: der Ablauf von der Planung bis zur Ziehung
Bei einer Lotterieziehung entscheidet eine saubere Vorbereitung darüber, ob die Ziehung nachvollziehbar und der Abend stressfrei bleibt. Beginne mit Datum, Ort, Genehmigungen und den Lotteriebedingungen, bevor du Preise, Einladungen und Catering festlegst. Danach folgen Losverkauf, Technik, Helfer und ein getesteter Ablauf. Plane besonders die Nummerierung der Lose, die Beschriftung der Preise und die Ansagen ein – diese Details sorgen am Veranstaltungstag am häufigsten für Verzögerungen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
- 2
Genehmigungen prüfen
- 3
Lotteriebedingungen festlegen
2 Personen
- 4
Preisliste zusammenstellen
2 Personen
- 5
Preise einkaufen
2 Personen
- 6
Preissponsoren bestätigen
2 Personen
- 7
Einladungen erstellen
2 Personen
- 8
Einladungen verschicken
2 Personen
- 9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 10
Ernährungswünsche erfassen
- 11
Cateringmengen festlegen
2 Personen
- 12
Getränke und Snacks bestellen
- 13
Tische und Stühle reservieren
- 14
Tonanlage reservieren
- 15
Versicherung prüfen
- 16
Moderator festlegen
- 17
Musik und Ansagetext auswählen
2 Personen
- 18
Verkaufsmaterial vorbereiten
2 Personen
- 19
Lose nummerieren
3 Personen
- 20
Preise beschriften
2 Personen
- 21
Trekkingverfahren testen
3 Personen
- 22
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 23
Drehbuch ausdrucken
- 24
Besucherliste ausdrucken
- 25
Einkaufen gehen
3 Personen
- 26
Preise abholen
2 Personen
- 27
Location öffnen
2 Personen
- 28
Lieferungen überprüfen
2 Personen
- 29
Tische aufstellen
4 Personen
- 30
Stühle aufstellen
3 Personen
- 31
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 32
Verkaufstisch einrichten
2 Personen
- 33
Präsentation der Preise aufbauen
3 Personen
- 34
Tontechnik anschließen
2 Personen
- 35
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 36
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 37
Snacks vorbereiten
4 Personen
- 38
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 39
Auslosungsmaterial kontrollieren
3 Personen
- 40
Bargeld zählen
2 Personen
- 41
Freiwillige einweisen
5 Personen
Event
- 42
Besucher empfangen
3 Personen
- 43
Anmeldungen abhaken
2 Personen
- 44
Lose verkaufen
3 Personen
- 45
Spenden erfassen
2 Personen
- 46
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 47
Snacks servieren
3 Personen
- 48
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 49
Tische sauber und frei halten
2 Personen
- 50
Verlosung ankündigen
- 51
Unabhängige Zeugen aufstellen
2 Personen
- 52
Gewinnlose ziehen
3 Personen
- 53
Sieger registrieren
2 Personen
- 54
Preise überreichen
3 Personen
- 55
Letzte Lose verarbeiten
2 Personen
- 56
Besucher bedanken
- 57
Bargeld sichern
2 Personen
Nachbereitung
- 58
Restbestände verpacken
2 Personen
- 59
Möbel abbauen
4 Personen
- 60
Geräte ausschalten
2 Personen
- 61
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 62
Abfall sammeln
3 Personen
- 63
Location reinigen
4 Personen
- 64
Vorräte zurückbringen
2 Personen
- 65
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 66
Ausstehende Preise nachtelefonieren
- 67
Ergebnisse veröffentlichen
- 68
Auslosungsstücke archivieren
- 69
Spendenerlös einzahlen
2 Personen
- 70
Fundsachen bearbeiten
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 10
- StühleAnz. 100
- BarhockerAnz. 6
- TischdeckenAnz. 10
- AbsperrpfostenAnz. 8
Ausstattung
- MikrofoneAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- MikrofonständerAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Laptop
- Drucker
- TaschenrechnerAnz. 3
- KühlboxenAnz. 4
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
Geschirr
- GläserAnz. 120
- KaffeetassenAnz. 80
- TellerAnz. 120
- GabelnAnz. 120
- ServiettenAnz. 300
- ServiertablettsAnz. 8
Küche
- KannenAnz. 8
- ScherenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- BrotmesserAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 4
- SchälchenAnz. 16
- AufbewahrungsboxenAnz. 10
- ThermoskannenAnz. 4
Dekoration
- BallonsAnz. 100
- BallonbandAnz. 2
- WimpelketteAnz. 6
- Willkommensschild
- TischschilderAnz. 12
- WegweiserAnz. 8
- PreisanzeigenAnz. 12
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 6
- LED-LampenAnz. 8
- BatterienAnz. 24
Catering
- Kasse
- GeldkassetteAnz. 2
- Kartenterminal
- LoseAnz. 500
- Los-Trommel
- Reserve-Los-Trommel
- TrekkingbälleAnz. 100
- Verlosungsschale
- StifteAnz. 12
- StifteAnz. 30
- KlemmbretterAnz. 6
- NamensaufkleberAnz. 120
- UmschlägeAnz. 120
- PreiseAnz. 25
- GeschenktaschenAnz. 30
- Bargeld-Wechselgeld
- Einkäufe
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- BesenAnz. 2
- Kehrblech und HandfegerAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- EimerAnz. 2
- PutzlappenAnz. 12
- HandseifenspenderAnz. 4
- ToilettenbürstenAnz. 2
- HandschuheAnz. 12
Tipps
- Lege zuerst die Lotteriebedingungen und den Ziehungsablauf schriftlich fest. Drucke das Drehbuch spätestens am Vortag aus und bestimme, wer Lose zieht, Ergebnisse vorliest und Gewinne übergibt.
- Bestätige die Preisliste mindestens zwei Wochen vor der Ziehung. Beschrifte jeden Preis mit einer eindeutigen Nummer und führe eine separate Liste mit Preis, Losnummer und Übergabe.
- Teste das Ziehungsverfahren einmal vollständig mit nummerierten Probelosen. Prüfe dabei auch Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult und Ansagetext, damit die Gewinnnummern im Raum verständlich sind.
- Plane Verkauf und Einlass getrennt: Bereite nummerierte Lose, Taschenrechner, Drucker und Besucherliste vor und teile mindestens eine Person für Anmeldungen und eine weitere für den Losverkauf ein.
- Bestelle Getränke und Snacks erst nach der Anmeldefrist anhand der tatsächlichen Teilnehmerzahl. Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit etwa zwei bis drei Getränken pro Person und stelle Kühlboxen, Gläser und Serviertabletts bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Lotterieziehung organisieren?
- Beginne idealerweise sechs bis acht Wochen vorher. Genehmigungen, Versicherungsprüfung, Preissponsoren und die Reservierung von Raum, Tischen, Stühlen und Tontechnik können mehrere Wochen dauern.
- Wann sollte man die Preise für eine Lotterieziehung einkaufen?
- Kaufe die noch fehlenden Preise spätestens zehn bis 14 Tage vor der Ziehung. So bleibt Zeit, Lieferverzögerungen zu klären, alle Preise zu beschriften und die Preisliste zu prüfen.
- Wie viele Lose braucht man für eine Lotterieziehung?
- Drucke mindestens 5 bis 10 Prozent mehr Lose als erwartete Teilnehmer oder verkaufte Lose. Nummeriere sie fortlaufend und bewahre eine Liste auf, damit fehlende oder doppelte Nummern vor Beginn auffallen.
- Wann sollte man die Technik für die Lotterie testen?
- Führe mindestens einen vollständigen Test am Vortag durch und prüfe Mikrofone, Lautsprecher, Kabel und Laptop. Am Veranstaltungstag sollte zusätzlich 60 bis 90 Minuten vor dem Einlass ein kurzer Funktionstest stattfinden.
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