Zo organiseer je een loterijtrekking zonder verrassingen
Begin niet met de prijzen of de uitnodigingen, maar met de regels van de trekking. Bevestig eerst datum en locatie, controleer vergunningen en leg vast hoe loten worden verkocht, getrokken en gecontroleerd. Daarna kun je prijzen, sponsors, bezoekersregistratie, catering en techniek op elkaar afstemmen. Test de volledige trekking vooraf en wijs op de dag zelf duidelijke rollen toe voor verkoop, ontvangst, presentatie en prijsuitreiking.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
- 2
Vergunningen controleren
- 3
Loterijvoorwaarden vastleggen
2 personen
- 4
Prijzenlijst samenstellen
2 personen
- 5
Prijzen inkopen
2 personen
- 6
Prijssponsors bevestigen
2 personen
- 7
Uitnodigingen opstellen
2 personen
- 8
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 10
Dieetwensen verzamelen
- 11
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
- 12
Dranken en hapjes bestellen
- 13
Tafels en stoelen reserveren
- 14
Geluidsapparatuur reserveren
- 15
Verzekering controleren
- 16
Presentator vastleggen
- 17
Muziek en omroeptekst kiezen
2 personen
- 18
Verkoopmateriaal voorbereiden
2 personen
- 19
Loten nummeren
3 personen
- 20
Prijzen labelen
2 personen
- 21
Trekkingprocedure testen
3 personen
- 22
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 23
Draaiboek afdrukken
- 24
Bezoekerslijst afdrukken
- 25
Boodschappen doen
3 personen
- 26
Prijzen ophalen
2 personen
- 27
Locatie openen
2 personen
- 28
Leveringen controleren
2 personen
- 29
Tafels opstellen
4 personen
- 30
Stoelen plaatsen
3 personen
- 31
Registratietafel inrichten
2 personen
- 32
Verkooptafel inrichten
2 personen
- 33
Prijzenpresentatie opbouwen
3 personen
- 34
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
- 35
Versiering ophangen
3 personen
- 36
Dranken koud zetten
2 personen
- 37
Hapjes voorbereiden
4 personen
- 38
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
- 39
Trekkingmateriaal controleren
3 personen
- 40
Contant geld tellen
2 personen
- 41
Vrijwilligers instrueren
5 personen
Event
- 42
Bezoekers ontvangen
3 personen
- 43
Aanmeldingen afvinken
2 personen
- 44
Loten verkopen
3 personen
- 45
Donaties registreren
2 personen
- 46
Koffie en thee serveren
2 personen
- 47
Hapjes serveren
3 personen
- 48
Dranken bijvullen
2 personen
- 49
Tafels schoon en vrij houden
2 personen
- 50
Trekking aankondigen
- 51
Onafhankelijke getuigen opstellen
2 personen
- 52
Winnende loten trekken
3 personen
- 53
Winnaars registreren
2 personen
- 54
Prijzen uitreiken
3 personen
- 55
Laatste loten verwerken
2 personen
- 56
Bezoekers bedanken
- 57
Contant geld veiligstellen
2 personen
Nazorg
- 58
Restanten verpakken
2 personen
- 59
Meubilair afbreken
4 personen
- 60
Apparatuur uitschakelen
2 personen
- 61
Servies afwassen
3 personen
- 62
Afval verzamelen
3 personen
- 63
Locatie schoonmaken
4 personen
- 64
Voorraad terugbrengen
2 personen
- 65
Huurmaterialen retourneren
2 personen
- 66
Onbetaalde prijzen nabellen
- 67
Uitslag publiceren
- 68
Trekkingstukken archiveren
- 69
Donatieopbrengst storten
2 personen
- 70
Gevonden voorwerpen afhandelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 10
- Stoelenaantal 100
- Barkrukkenaantal 6
- Tafelkledenaantal 10
- Afzetpalenaantal 8
Apparatuur
- Microfoonsaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Mengpaneel
- Microfoonstandaardsaantal 2
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Laptop
- Printer
- Rekenmachinesaantal 3
- Koelboxenaantal 4
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
Servies
- Glazenaantal 120
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 120
- Vorkenaantal 120
- Servettenaantal 300
- Serveerbladenaantal 8
Keuken
- Kannenaantal 8
- Scharenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 3
- Keukenmessenaantal 4
- Schaaltjesaantal 16
- Opslagbakkenaantal 10
- Thermoskannenaantal 4
Decoratie
- Ballonnenaantal 100
- Ballonnenlintaantal 2
- Vlaggenlijnaantal 6
- Welkomstbord
- Tafelbordjesaantal 12
- Pijlbordjesaantal 8
- Prijzendisplaysaantal 12
Verlichting
- Lichtslingersaantal 6
- Ledlampenaantal 8
- Batterijenaantal 24
Catering
- Kassa
- Geldkistaantal 2
- Pinapparaat
- Lotenaantal 500
- Lotentrommel
- Reserve-lotentrommel
- Trekkingballenaantal 100
- Trekkingschaal
- Stiftenaantal 12
- Pennenaantal 30
- Klembordenaantal 6
- Naamstickersaantal 120
- Enveloppenaantal 120
- Prijzenaantal 25
- Cadeautassenaantal 30
- Contant wisselgeld
- Boodschappen
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Bezemaantal 2
- Blik en vegeraantal 2
- Dweilenaantal 2
- Emmersaantal 2
- Schoonmaakdoekenaantal 12
- Handzeepdispensersaantal 4
- Toiletborstelsaantal 2
- Handschoenenaantal 12
Tips
- Leg de loterijvoorwaarden schriftelijk vast voordat je loten laat drukken. Noteer onder meer wie mag meedoen, hoe een winnaar wordt aangewezen en wat er gebeurt als een getrokken nummer niet wordt opgehaald.
- Maak de prijzenlijst vroeg compleet en label elke prijs met een uniek nummer. Bevestig prijssponsors uiterlijk voordat de uitnodigingen en verkoopmaterialen de deur uitgaan, zodat je geen prijs hoeft te vervangen.
- Test de trekking minstens één keer met genummerde loten, de presentator en de geluidsinstallatie. Controleer ook of de microfoon, luidsprekers, laptop en eventuele verlengkabels op de geplande plek werken.
- Werk met één afgedrukte bezoekerslijst en een apart overzicht van lotnummers en prijzen. Laat twee vrijwilligers de getrokken nummers onafhankelijk controleren voordat de winnaar wordt omgeroepen.
- Bepaal de catering pas nadat de aanmeldingen zijn verwerkt en dieetwensen zijn verzameld. Bestel dranken en hapjes met genoeg tijd voor levering en plan koeling, koffiezetapparaten, glazen en servetten op de locatie in.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een loterijtrekking organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Regel in de eerste week de datum, locatie, vergunningen en voorwaarden; daarna volgen prijzen, uitnodigingen, aanmeldingen en techniek.
- Wanneer moet je de loterijvoorwaarden vastleggen?
- Leg de voorwaarden vast vóór de verkoop van loten en uiterlijk voordat uitnodigingen worden verstuurd. Zo weten deelnemers vooraf hoe de trekking werkt en voorkom je wijzigingen op de dag zelf.
- Hoe test je een loterijtrekking?
- Plan minimaal één volledige proef, bij voorkeur 3 tot 7 dagen vooraf. Gebruik echte of voorbeeldloten, test de nummercontrole en laat de presentator de trekking met microfoon en omroeptekst doorlopen.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een loterijtrekking?
- Reken minimaal op 4 rollen: ontvangst en bezoekerslijst, lotenverkoop of controle, prijsbeheer en presentatie. Bij meer dan ongeveer 50 bezoekers is een extra persoon voor catering of techniek praktisch.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!