Küstenradtour organisieren: die Checkliste für die Planung

Eine Küstenradtour braucht mehr Vorbereitung als nur eine schöne Strecke. Lege zuerst Route, Start- und Zielort fest und fahre die Strecke vollständig ab. Danach folgen Anmeldung, Helfereinteilung, Verpflegung und Sicherheitsplanung. Besonders am Veranstaltungstag werden Routenpläne, Markierungen, Reparaturmaterial und gekühlte Getränke schnell zum Engpass. Diese Checkliste bringt die 80 Aufgaben und 59 benötigten Dinge in eine klare Reihenfolge.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Route und Entfernung festlegen
2 Personen
Startort reservieren
Ruhebereich reservieren
Endlocation reservieren
Route vorab abfahren
2 Personen
Gefahren auf der Strecke notieren
2 Personen
Alternative Route festlegen
2 Personen
Einladungen verschicken
Anmeldeformular öffnen
Teilnehmerliste führen
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige einladen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Teilnehmerinformationen versenden
Wettervorhersage prüfen
Routenpläne drucken
Teilnehmerliste ausdrucken
Wegweiser vorbereiten
2 Personen
Armbänder vorbereiten
Freiwilligenbriefing erstellen
Fahrradreparaturset prüfen
Erste-Hilfe-Set prüfen
Portionen und Diätmahlzeiten festlegen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Kühlwaren kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Brötchen vorbereiten
3 Personen
Diätmahlzeiten separat verpacken
2 Personen
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Startpaket pro Freiwilligen zusammenstellen
2 Personen
Telefonnummern prüfen
Wegweiser entlang der Strecke aufstellen
3 Personen
Rastplatz kontrollieren
2 Personen
Startort reinigen
2 Personen
Endlocation reinigen
2 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Essen aus dem Kühlraum holen
2 Personen
Streckenkarten bereitlegen
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen
Fahrradreparaturstation einrichten
2 Personen
Volunteer-Briefing geben
2 Personen
Musik und Beleuchtung testen
2 Personen

Event

Teilnehmende empfangen
4 Personen
Anwesenheit abhaken
2 Personen
Armbänder verteilen
2 Personen
Route erklären
2 Personen
Radtour starten
3 Personen
Routeposten besetzen
3 Personen
Ruhepunkt eröffnen
3 Personen
Wasser und Obst ausgeben
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Fahrräder reparieren
2 Personen
Zurückbleibende betreuen
2 Personen
Zielbereich besetzen
3 Personen
Teilnehmer bei der Ankunft registrieren
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Brötchen servieren
3 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Routenschilder entfernen
3 Personen
Letzte Teilnehmende in Empfang nehmen
2 Personen
Teilnehmende verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

Geschirr sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Kühlboxen leeren
2 Personen
Location reinigen
4 Personen
Abfall getrennt entsorgen
2 Personen
Materialien prüfen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Routenfotos archivieren
Fundgegenstände registrieren
Dankeschön an Teilnehmer versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 50
StehtischeAnz. 4
TischdeckenAnz. 8
KleiderständerAnz. 2

Sportmaterial

FahrradreparaturständerAnz. 2
FahrradpumpenAnz. 3
Multitools für FahrräderAnz. 3
ReifenheberAnz. 6
ErsatzschläucheAnz. 12
KlebesetsAnz. 6
Ersatz-FahrradkettenAnz. 2
FahrradbeleuchtungAnz. 6
WarnwestenAnz. 12
WegweiserAnz. 35
StreckenpylonenAnz. 20
AbsperrbandAnz. 4
FahrradnummernAnz. 60
ArmbänderAnz. 60
RoutenpläneAnz. 70
Wasserdichte RoutenhüllenAnz. 10
KlemmbretterAnz. 6
KugelschreiberAnz. 24
EinwegkamerasAnz. 2

Ausstattung

KühlboxenAnz. 6
KühlelementeAnz. 24
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Tragbare LautsprecherAnz. 2
MobiltelefoneAnz. 4
PowerbanksAnz. 6

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
BatterielaternenAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 100
KaffeetassenAnz. 60
TellerAnz. 70
BestecksetsAnz. 70
ServierschalenAnz. 10
ServierlöffelAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 3
KüchenmesserAnz. 4
MessbecherAnz. 3
LebensmittelboxenAnz. 12
ServierzangenAnz. 6
EtikettenAnz. 100
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FieberdeckenAnz. 2

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
BesensetsAnz. 3
BodenabzieherAnz. 2
EimerAnz. 4
PutzlappenAnz. 20
HandseifenspenderAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Fahre die komplette Route vorab ab und notiere Gefahrenstellen, unübersichtliche Abzweigungen und mögliche Pausenorte. Lege mindestens eine Alternativroute fest, falls ein Abschnitt gesperrt oder wegen des Wetters ungeeignet ist.
Schließe die Anmeldung früh genug, um Teilnehmerliste, Ernährungswünsche und Diätmahlzeiten rechtzeitig zu erfassen. Verschicke die Teilnehmerinformationen spätestens einige Tage vor dem Start, damit niemand Treffpunkt, Strecke oder Ausrüstung verpasst.
Plane Helfer nicht nur für Start und Ziel ein: Für eine Küstenradtour brauchst du auch Personen für Wegweiser, Streckensicherung, Pausenbereich und Erste Hilfe. Erstelle ein kurzes Briefing und teile jeder Person einen klaren Einsatzbereich zu.
Prüfe Fahrradreparaturset und Erste-Hilfe-Set vor dem Aufbau, nicht erst bei der ersten Panne. Ersatzschläuche, Reifenheber, Multitools, Luftpumpen und Beleuchtung sollten vollständig und einsatzbereit am Reparaturstand stehen.
Kühle verderbliche Lebensmittel und Getränke frühzeitig und verteile sie auf mehrere Kühlboxen. Stelle außerdem Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Thermoskannen vor dem Eintreffen der Teilnehmer bereit, damit die Versorgung am Start nicht ins Stocken gerät.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine Küstenradtour planen?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Route, Startort und Endlocation. Für Einladungen, Anmeldung, Helferplanung und Verpflegung solltest du mindestens 3 Wochen einplanen.
Wie viele Helfer braucht man für eine Küstenradtour?: Plane mindestens 1 Helfer für Anmeldung und Start, 1 bis 2 Personen für die Strecke und 2 Personen für Pausen- und Zielbereich ein. Bei vielen Teilnehmern oder mehreren Gefahrenstellen kommen zusätzliche Streckenposten hinzu.
Wann sollte man die Route einer Küstenradtour abfahren?: Fahre die Route spätestens 2 bis 3 Wochen vor der Tour vollständig ab. Prüfe sie zusätzlich in der Veranstaltungswoche auf Baustellen, Sperrungen und neue Gefahrenstellen.
Wie viel Verpflegung braucht man für eine Küstenradtour?: Plane pro Person mindestens 1 bis 2 Liter Wasser für die Tour ein und ergänze die Verpflegung um eine Mahlzeit sowie einen Snack. Sonderkost solltest du spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung anhand der Teilnehmerliste festlegen.

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