Kunstmesse organisieren: die richtige Reihenfolge
Eine Kunstmesse steht und fällt mit der Reihenfolge der Vorbereitung. Beginne mit Location, Genehmigungen und Versicherung, bevor du Künstler verbindlich einlädst. Danach folgen Anmeldung, Standplanung und Besucherwerbung; Technik, Beschilderung und Catering kommen in die Detailplanung. Plane den Aufbau nicht erst für den Veranstaltungstag: Tische, Ausstellungswände, Licht, Kassen und Kartenlesegeräte müssen vorher getestet und den Standnummern zugeordnet werden.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Genehmigungen prüfen
- 3
Versicherung prüfen
- 4
Künstler ansprechen
2 Personen
- 5
Teilnahmebedingungen verschicken
- 6
Anmeldeformular öffnen
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
Promotionsplakate verteilen
2 Personen
- 9
Social-Media-Beiträge posten
- 10
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 11
Ernährungswünsche erfassen
- 12
Künstleraufteilung erstellen
2 Personen
- 13
Standnummern zuweisen
- 14
Teilnehmer bestätigen
- 15
Lageplan veröffentlichen
- 16
Catering bestellen
- 17
Getränkevorrat bestellen
- 18
Stühle und Tische reservieren
- 19
Sicherheit buchen
- 20
Technik testen
2 Personen
- 21
Namensschilder drucken
- 22
Standschilder drucken
- 23
Programm drucken
- 24
Bargeld wechseln
- 25
Einkaufen gehen
2 Personen
- 26
Künstler daran erinnern
- 27
Location öffnen
2 Personen
- 28
Sicherheitsrunde durchführen
2 Personen
- 29
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 30
Ausstellungswände aufstellen
4 Personen
- 31
Standnummern aufhängen
2 Personen
- 32
Beleuchtung ausrichten
2 Personen
- 33
Künstler empfangen
3 Personen
- 34
Kunstwerke ausladen
4 Personen
- 35
Kunstwerke aufstellen
8 Personen
- 36
Preisschilder anbringen
3 Personen
- 37
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 38
Catering bereitstellen
3 Personen
- 39
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 40
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 41
Ton und Mikrofon testen
2 Personen
- 42
Toiletten kontrollieren
Event
- 43
Eingang besetzen
2 Personen
- 44
Besucher registrieren
2 Personen
- 45
Programm verteilen
- 46
Künstler begrüßen
2 Personen
- 47
Besucher informieren
2 Personen
- 48
Führungen begleiten
2 Personen
- 49
Eröffnung ankündigen
- 50
Redner betreuen
2 Personen
- 51
Fotomoment begleiten
- 52
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 53
Snacks servieren
3 Personen
- 54
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 55
Geschirr sammeln
2 Personen
- 56
Mülleimer leeren
- 57
Toiletten zwischendurch kontrollieren
- 58
Kunstwerke bewachen
2 Personen
- 59
Verkaufsformulare einsammeln
- 60
Letzte Besucher informieren
2 Personen
- 61
Künstler auschecken
2 Personen
Nachbereitung
- 62
Kunstwerke sicher verpacken
6 Personen
- 63
Kunstwerke einladen
4 Personen
- 64
Dekoration entfernen
3 Personen
- 65
Geräte ausschalten
2 Personen
- 66
Tische und Stühle einsammeln
4 Personen
- 67
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 68
Abfall trennen
2 Personen
- 69
Location reinigen
4 Personen
- 70
Fundsachen sammeln
- 71
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
- 72
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 73
Rechnungen prüfen
- 74
Verkaufserlöse abrechnen
2 Personen
- 75
Dankesnachricht versenden
- 76
Fotos mit Teilnehmenden teilen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 24
- StühleAnz. 80
- AusstellungswändeAnz. 24
- BarhockerAnz. 6
- UmkleidespiegelAnz. 2
Ausstattung
- KassenAnz. 2
- KartenlesegeräteAnz. 2
- LaptopsAnz. 2
- Drucker
- BildschirmeAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 10
- LadestationenAnz. 2
- WerkzeugkofferAnz. 2
Beleuchtung
- AusstellungsplätzeAnz. 24
- StehlampenAnz. 6
- LichtschläucheAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 100
- WassergläserAnz. 120
- WeingläserAnz. 100
- TellerAnz. 120
- GabelnAnz. 120
- MesserAnz. 120
- LöffelAnz. 100
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- ServiertablettsAnz. 8
- ScherenAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 4
- Messer für die VorbereitungAnz. 4
- ZangenAnz. 8
- SchälchenAnz. 16
- AbfallbehälterAnz. 8
Dekoration
- TischdeckenAnz. 24
- Wegweiser-SchilderAnz. 10
- StandbeschilderungAnz. 24
- PreisschilderAnz. 120
- NamensschilderAnz. 60
- KlebestreifenAnz. 8
- KabelkanäleAnz. 12
- Fotowand
Reinigung
- Staubsauger
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- Reinigungswagen
- HandseifenspenderAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere die Location möglichst mehrere Monate vorher und kläre zuerst, ob Genehmigungen, Brandschutz oder eine Veranstaltungsversicherung nötig sind. Ohne diese Prüfung können Zusagen an Künstler später wieder geändert werden.
- Öffne das Anmeldeformular erst, wenn Teilnahmebedingungen, Frist und benötigte Angaben feststehen. Erfasse neben Kontaktdaten auch Ernährungswünsche und bestätige Teilnehmende nach Ablauf der Anmeldefrist schriftlich.
- Erstelle die Künstleraufteilung, Standnummern und den Lageplan spätestens zwei bis drei Wochen vor der Messe. Veröffentliche den Plan erst, nachdem Tischgrößen, Ausstellungswände und Stromanschlüsse mit den Ausstellenden abgeglichen wurden.
- Teste Technik und Zahlungsabläufe mindestens einen Tag vorher: Laptops, Drucker, Bildschirme, Lautsprecher, Mikrofon, Kartenlesegeräte und Ladestationen. Halte außerdem Verlängerungskabel und einen Werkzeugkoffer am Aufbauort bereit.
- Bestelle Catering und Getränkevorrat anhand der erwarteten Besucherzahl und der Einsatzdauer. Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und vergiss Wechselgeld, Namensschilder, Standschilder und ein gedrucktes Programm nicht.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Kunstmesse organisieren?
- Beginne etwa drei bis sechs Monate vorher mit Location, Genehmigungen, Versicherung und der Ansprache der Künstler. Die Standaufteilung und der Lageplan sollten spätestens zwei bis drei Wochen vor dem Termin feststehen.
- Wann sollte man Künstler für eine Kunstmesse anschreiben?
- Schicke die erste Anfrage idealerweise drei bis vier Monate vor der Messe. Setze eine klare Anmeldefrist von etwa zwei bis drei Wochen und bestätige die Teilnahme anschließend schriftlich.
- Wie viele Getränke braucht man für eine Kunstmesse?
- Plane für die erste Stunde zwei bis drei Getränke pro Person, danach ungefähr ein Getränk pro Person und Stunde. Bei warmem Wetter oder längeren Öffnungszeiten brauchst du zusätzlich Wasser und mehr Kühlkapazität.
- Wann muss man Technik und Stände einer Kunstmesse testen?
- Baue Tische, Ausstellungswände, Beleuchtung und Technik mindestens einen Tag vor der Eröffnung auf oder teste jedes Gerät separat. So bleiben noch 24 Stunden, um fehlende Kabel, defekte Kartenlesegeräte oder unklare Beschilderung zu ersetzen.
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