Cómo organizar una feria de arte sin perder el control
Una feria de arte necesita más que reunir artistas y colocar mesas. Empieza por asegurar el lugar, revisar permisos y seguro, y definir las condiciones de participación antes de abrir las inscripciones. Después coordina a los expositores, asigna los stands y publica un plano claro. En la última fase, confirma catering, mobiliario, seguridad, cobros y equipos técnicos para que el montaje no dependa de decisiones de última hora.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el lugar
- 2
Comprobar permisos
- 3
Comprobar el seguro
- 4
Contactar con artistas
2 personas
- 5
Enviar las condiciones de participación
- 6
Abrir el formulario de inscripción
- 7
Enviar invitaciones
2 personas
- 8
Distribuir carteles promocionales
2 personas
- 9
Publicar mensajes en redes sociales
- 10
Gestionar inscripciones
2 personas
- 11
Recoger preferencias dietéticas
- 12
Hacer la distribución de artistas
2 personas
- 13
Asignar números de stand
- 14
Confirmar participantes
- 15
Publicar el plano
- 16
Pedir el catering
- 17
Pedir bebidas
- 18
Reservar sillas y mesas
- 19
Reservar seguridad
- 20
Probar la técnica
2 personas
- 21
Imprimir etiquetas con nombres
- 22
Imprimir carteles de stand
- 23
Imprimir el programa
- 24
Cambiar efectivo
- 25
Hacer la compra
2 personas
- 26
Recordar a los artistas
- 27
Abrir la ubicación
2 personas
- 28
Realizar una ronda de seguridad
2 personas
- 29
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 30
Colocar las paredes de exposición
4 personas
- 31
Colgar los números de stand
2 personas
- 32
Orientar la iluminación
2 personas
- 33
Recibir a los artistas
3 personas
- 34
Descargar las obras de arte
4 personas
- 35
Montar las obras de arte
8 personas
- 36
Colocar etiquetas de precio
3 personas
- 37
Montar la mesa de registro
2 personas
- 38
Preparar la restauración
3 personas
- 39
Enfriar las bebidas
2 personas
- 40
Montar el punto de café
2 personas
- 41
Probar el sonido y el micrófono
2 personas
- 42
Comprobar los baños
Evento
- 43
Atender la entrada
2 personas
- 44
Registrar a los visitantes
2 personas
- 45
Repartir el programa
- 46
Dar la bienvenida a los artistas
2 personas
- 47
Informar a los visitantes
2 personas
- 48
Guiar visitas
2 personas
- 49
Anunciar la apertura
- 50
Coordinar a los ponentes
2 personas
- 51
Coordinar el momento de fotos
- 52
Servir café y té
2 personas
- 53
Servir aperitivos
3 personas
- 54
Rellenar las bebidas
2 personas
- 55
Recoger la vajilla
2 personas
- 56
Vaciar los contenedores de basura
- 57
Comprobar los baños periódicamente
- 58
Vigilar las obras de arte
2 personas
- 59
Recopilar formularios de venta
- 60
Informar a los últimos visitantes
2 personas
- 61
Hacer el check-out de los artistas
2 personas
Seguimiento
- 62
Empaquetar las obras de arte de forma segura
6 personas
- 63
Cargar las obras de arte
4 personas
- 64
Retirar la decoración
3 personas
- 65
Apagar el equipo
2 personas
- 66
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 67
Lavar la vajilla
3 personas
- 68
Clasificar residuos
2 personas
- 69
Limpiar el lugar
4 personas
- 70
Recoger objetos perdidos
- 71
Cerrar el recinto
2 personas
- 72
Devolver el material alquilado
2 personas
- 73
Revisar las facturas
- 74
Liquidar los ingresos de ventas
2 personas
- 75
Enviar mensaje de agradecimiento
- 76
Compartir fotos con los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 24
- Sillascant. 80
- Paredes de exposicióncant. 24
- Taburetes de barcant. 6
- Espejos de los vestuarioscant. 2
Equipo
- Cajas registradorascant. 2
- Datáfonoscant. 2
- Portátilescant. 2
- Impresoras
- Pantallascant. 2
- Altavocescant. 2
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 10
- Estaciones de cargacant. 2
- Maletines de herramientascant. 2
Iluminación
- Focos de exposicióncant. 24
- Lámparas de piecant. 6
- Cables de lucescant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 100
- Vasos para aguacant. 120
- Copas de vinocant. 100
- Platoscant. 120
- Tenedorescant. 120
- Cuchilloscant. 120
- Cucharascant. 100
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas de serviciocant. 8
- Tijerascant. 8
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de preparacióncant. 4
- Pinzascant. 8
- Cuencoscant. 16
- Papeleracant. 8
Decoración
- Mantelescant. 24
- Señales de orientacióncant. 10
- Carteles de standcant. 24
- Etiquetas de preciocant. 120
- Tarjetas de nombrecant. 60
- Tiras adhesivascant. 8
- Canaletas para cablescant. 12
- Photowall
Limpieza
- Aspiradora
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Carro de limpieza
- Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Reserva el espacio y comprueba permisos y seguro al menos 8 semanas antes. Sin esa confirmación, no abras todavía el formulario de inscripción ni envíes las condiciones definitivas a los artistas.
- Cierra las inscripciones entre 3 y 4 semanas antes de la feria. Así tendrás tiempo para recoger preferencias dietéticas, distribuir a los artistas, asignar números de stand y enviar una confirmación individual.
- Publica el plano de la feria como máximo 7 días antes. Incluye el número de cada stand y compártelo también con el equipo de montaje; cambiar la distribución el mismo día provoca colas y material mal colocado.
- Haz una prueba técnica 1 o 2 días antes, incluyendo pantallas, altavoces, micrófono, impresoras, datáfonos y cajas registradoras. Comprueba también cables alargadores, regletas y estaciones de carga, que suelen olvidarse hasta que ya están montados los stands.
- Calcula el servicio de comida y bebida a partir de las inscripciones confirmadas, no de una estimación inicial. Deja listas las etiquetas de nombres, los carteles de cada stand y el programa al menos 24 horas antes, y prepara el cambio en efectivo antes de abrir.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de arte?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva primero el lugar y revisa permisos y seguro; deja las últimas 2 semanas para confirmar artistas, publicar el plano, probar la técnica y cerrar el catering.
- ¿Cuándo debo abrir las inscripciones para una feria de arte?
- Abre el formulario cuando el lugar, las condiciones de participación y los requisitos básicos estén confirmados, normalmente entre 6 y 8 semanas antes. Ciérralo 3 o 4 semanas antes para poder asignar stands y confirmar participantes.
- ¿Cuándo se asignan los números de stand?
- Asigna los números después de cerrar las inscripciones y comprobar qué artistas participan, aproximadamente 3 semanas antes. Envía la confirmación y publica el plano 7 días antes para que todos sepan dónde montar.
- ¿Qué hay que preparar el día antes de una feria de arte?
- El día anterior deben estar impresos el programa, los carteles de stand y las etiquetas de nombres, además de estar probados los equipos técnicos. Prepara también el cambio en efectivo y verifica que mesas, sillas, paredes de exposición, iluminación y cables estén disponibles.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!