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Kunstmarkt organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Kunstmarkt steht und fällt mit einer klaren Aufteilung der Stände und verlässlichen Informationen für alle Ausstellenden. Plane zuerst Ort, Standgrößen und Teilnahmebedingungen, bevor du Einladungen verschickst. In den letzten Tagen zählen vor allem Beschilderung, Preisetiketten, Strom, Transport und die Aktualisierung der Teilnehmerliste. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung bis zur Kontrolle vor Ort.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Marktaufteilung ausarbeiten

    2 Personen

  • Standgrößen festlegen

  • Teilnahmebedingungen erstellen

  • Anmeldeformular veröffentlichen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Reservierungen vornehmen

  • Teilnehmerliste aktualisieren

  • Standnummern zuweisen

    2 Personen

  • Bestätigung an Teilnehmer senden

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Werbetext verbreiten

    2 Personen

  • Beschilderung entwerfen

  • Preisliste und Etiketten drucken

    2 Personen

  • Teilnehmerinformationen drucken

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Bargeld vorbereiten

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Druckmaterial sortieren

  • Ort überprüfen

    2 Personen

  • Lieferungen entgegennehmen

    2 Personen

  • Stromanschlüsse kontrollieren

    2 Personen

  • Zelte aufbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Kunsttafeln aufstellen

    3 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    2 Personen

  • Stände nummerieren

    2 Personen

  • Standmieter empfangen

    3 Personen

  • Kunstwerke ausladen

    4 Personen

  • Kunstwerke aufstellen

    4 Personen

  • Cateringtisch einrichten

    2 Personen

  • Kasse einrichten

    2 Personen

  • Infotisch einrichten

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Toilettenanlagen prüfen

  • Letzte Sicherheitsrunde gehen

    2 Personen

Event

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Infotisch betreuen

    2 Personen

  • Kasse bedienen

    2 Personen

  • Teilnehmer unterstützen

    2 Personen

  • Kunstwerke bewachen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Tische sauber halten

  • Beleuchtung kontrollieren

  • Letzte Besucher informieren

    2 Personen

  • Kasse abschließen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Kunstwerke sicher verpacken

    4 Personen

  • Teilnehmer auschecken

    2 Personen

  • Zelte abbauen

    4 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Materialien sortieren

    2 Personen

  • Bestand prüfen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Fundgegenstände bearbeiten

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 12
  • MarktständeAnz. 24
  • KlappischeAnz. 8
  • StühleAnz. 40
  • StehtischeAnz. 6
  • KunsttafelnAnz. 24
  • KleiderständerAnz. 8
  • TransportwagenAnz. 4

Dekoration

  • StandtücherAnz. 24
  • TischdeckenAnz. 10
  • BannerAnz. 6
  • WegweiserAnz. 12
  • StandnummernAnz. 24
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • PinnwändeAnz. 8
  • KlebestiftAnz. 6
  • KabelbinderAnz. 200
  • AbsperrbandAnz. 4

Ausstattung

  • KartenlesegeräteAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • LadestationenAnz. 2
  • Handmikrofon
  • Tragbarer LautsprecherAnz. 2

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 12
  • LED-BaustrahlerAnz. 6
  • BatterienAnz. 24

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 150
  • KaffeetassenAnz. 60
  • TellerAnz. 80
  • BestecksetsAnz. 80
  • ServierschalenAnz. 12
  • KannenAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 4
  • BrotmesserAnz. 4
  • ServierzangenAnz. 8
  • ThermoskannenAnz. 6

Catering

  • GetränkespenderAnz. 4
  • ServiettenhalterAnz. 8
  • KühlelementeAnz. 24
  • Kassenschale
  • Geldzählkiste
  • BonnenhefteAnz. 6
  • PapierarmbänderAnz. 150
  • PreisschilderAnz. 300
  • KassenbonsAnz. 500
  • Bargeld-Wechselgeld
  • Einkäufe

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • BesensetsAnz. 3
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • HandseifenspenderAnz. 6
  • PapierhandtücherAnz. 12
  • ToilettenpapierAnz. 24

Tipps

  • Lege Standgrößen und Standnummern fest, sobald die ersten Anmeldungen vorliegen. So erkennst du früh, ob Marktstände, Klapptische und zusätzliche Stellflächen ausreichen.
  • Verschicke die Teilnahmebestätigung nicht erst kurz vor dem Termin. Sende Standnummer, Aufbauzeit, Zufahrt, Stromhinweise und Ansprechpartner spätestens 7 Tage vorher.
  • Drucke Preislisten, Etiketten, Wegweiser und Teilnehmerinformationen mindestens 2 Tage vor dem Kunstmarkt. Plane zusätzlich etwa 10 Prozent Ersatzexemplare für beschädigte oder fehlende Unterlagen ein.
  • Prüfe Stromanschlüsse und Verlängerungskabel am Veranstaltungsort am Vortag. Kartenlesegeräte, Ladestationen, Lautsprecher und Beleuchtung sollten vollständig geladen und mit passenden Kabeln bereitliegen.
  • Bereite Bargeld, Getränke und Geschirr getrennt vom Druckmaterial vor. Küh­le die Getränke erst am Markttag oder am Vorabend und kontrolliere vor dem Einlass noch einmal Lieferungen, Standnummern und die Beschilderung.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Kunstmarkt organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. In den ersten 2 Wochen bestätigst du Ort und Datum, danach veröffentlichst du Teilnahmebedingungen und Anmeldeformular.
Wann sollte man die Einladungen für einen Kunstmarkt verschicken?
Verschicke die ersten Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vorher. Setze eine Anmeldefrist, die mindestens 3 Wochen vor dem Markt endet, damit du Standnummern und Programm rechtzeitig erstellen kannst.
Wie viele Kunstmarktstände passen auf die Fläche?
Das hängt von Standgröße, Besucherwegen und Rettungswegen ab. Rechne neben der eigentlichen Standfläche zusätzlich mindestens 1,5 Meter für einen begehbaren Hauptweg ein und prüfe die Aufteilung vor Ort mit Maßband.
Was muss man am Tag vor dem Kunstmarkt prüfen?
Kontrolliere am Vortag den Veranstaltungsort, Stromanschlüsse, Lieferungen, Mobiliar und die Beschilderung. Lege Druckmaterial, Standnummern und Technik spätestens am Abend in getrennten, beschrifteten Kisten bereit.

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