Eine Kunsthandwerksmarkt Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Kunsthandwerksmarkt entscheidet die Reihenfolge über einen ruhigen Aufbautag. Lege zuerst Datum und Ort fest, kläre Genehmigung und Versicherung und gewinne danach Aussteller mit einem klaren Anmeldeformular. Erst wenn die Anmeldungen vorliegen, kannst du Stände, Stromanschlüsse und den Lageplan sinnvoll planen. Kurz vor dem Termin kommen Werbung, Helfer, Beschilderung, Kasse, Getränke und Snacks dazu.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
- 2
Marktgenehmigung beantragen
- 3
Versicherung prüfen
- 4
Lieferanten und Hersteller kontaktieren
2 Personen
- 5
Anmeldeformular veröffentlichen
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Standaufteilung erstellen
2 Personen
- 10
Reservierungen vornehmen
- 11
Teilnehmer bestätigen
- 12
Lageplan verteilen
- 13
Werbung online stellen
- 14
Poster aufhängen
2 Personen
- 15
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 16
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
- 17
Wettervorhersage prüfen
- 18
Lieferzeiten bestätigen
- 19
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 20
Beschilderung drucken
- 21
Kassenschublade vorbereiten
- 22
Einkaufen gehen
2 Personen
- 23
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 24
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 25
Materialien bereitstellen
3 Personen
- 26
Gelände kontrollieren
2 Personen
- 27
Tische und Zelte aufstellen
6 Personen
- 28
Strom und Beleuchtung anschließen
3 Personen
- 29
Stände nummerieren
2 Personen
- 30
Namensschilder aufhängen
2 Personen
- 31
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 32
Infostand einrichten
2 Personen
- 33
Cateringtisch einrichten
2 Personen
- 34
Snacks auslegen
2 Personen
- 35
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Event
- 36
Standbetreiber empfangen
3 Personen
- 37
Standbetreiber zum Platz weisen
2 Personen
- 38
Letzte Sicherheitsrunde durchführen
2 Personen
- 39
Infostand besetzen
2 Personen
- 40
Besucher begrüßen
2 Personen
- 41
Programm verteilen
2 Personen
- 42
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 43
Snacks servieren
2 Personen
- 44
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 45
Mülleimer leeren
2 Personen
- 46
Toiletten kontrollieren
- 47
Lose Kabel überprüfen
- 48
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
- 49
Verlorene Gegenstände erfassen
- 50
Letzte Besucher informieren
2 Personen
Nachbereitung
- 51
Beleuchtung ausschalten
2 Personen
- 52
Standbetreiber auschecken
2 Personen
- 53
Tische und Stühle einsammeln
4 Personen
- 54
Zelte abbauen
6 Personen
- 55
Abfall sammeln
3 Personen
- 56
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 57
Gelände reinigen
4 Personen
- 58
Materialien einpacken
3 Personen
- 59
Kasse und Unterlagen sichern
2 Personen
- 60
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 61
Abfall entsorgen
2 Personen
- 62
Location sauber übergeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 8
- MarktständeAnz. 24
- TischeAnz. 8
- KlappstühleAnz. 40
- StehtischeAnz. 6
- KleiderständerAnz. 4
- AbfallbehälterAnz. 8
- KistenAnz. 20
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 250
- KaffeetassenAnz. 80
- ServierplattenAnz. 80
- TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
- ServierschalenAnz. 12
- ServiertablettsAnz. 6
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- KartenterminalsAnz. 2
- FunkgeräteAnz. 6
- Megafon
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 10
- LED-LampenAnz. 12
- BatterienAnz. 24
Dekoration
- TischdeckenAnz. 24
- WimpelkettenAnz. 12
- BallonsAnz. 100
- BlumenarrangementsAnz. 8
- StandnamensschilderAnz. 24
- ProgrammständerAnz. 6
Küche
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlwasserkannenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- ServierzangenAnz. 8
- MessbecherAnz. 2
- AufbewahrungsboxenAnz. 12
Reinigung
- EimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- BesensetsAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 8
- MikrofasertücherAnz. 20
- HandseifenspenderAnz. 4
Sicherheit
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- KabelmattenAnz. 12
- AbsperrbandAnz. 4
- FeuerlöscherAnz. 2
Organisation
- StandnummernAnz. 24
- NamensschilderAnz. 40
- ProgrammhefteAnz. 500
- PläneAnz. 500
- WegweiserAnz. 20
- StifteAnz. 12
- KlebebandrollenAnz. 8
- KabelbinderAnz. 200
- Kassenschale
- Bargeld-Wechselgeld
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Beantrage die Marktgenehmigung frühzeitig und prüfe die Versicherung, bevor du Aussteller verbindlich bestätigst. Plane dafür mindestens 6 bis 8 Wochen Vorlauf ein, weil Rückfragen den Ablauf verlängern können.
- Öffne die Anmeldung mit einer festen Frist, zum Beispiel 4 Wochen vor dem Markt. Frage dabei auch nach Ernährungswünschen und benötigten Stromanschlüssen, statt diese Angaben später einzeln nachzufordern.
- Erstelle den Standplan erst nach Ablauf der Anmeldefrist und verteile ihn spätestens 7 Tage vorher. So können Marktstände, Tische, Klappstühle und Verlängerungskabel passend eingeplant werden.
- Bestätige Lieferzeiten und teile den Helfern ihre Aufgaben mindestens 3 Tage vorher mit. Am Aufbautag sollten Beschilderung, Namensschilder, Funkgeräte und ein Megafon bereits griffbereit sein.
- Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vor Beginn und entscheide dann über Partyzelte, LED-Lampen und zusätzliche Beleuchtung. Getränke sollten rechtzeitig kalt stehen; für Kaffee gehören Kaffeemaschinen, Kaffeetassen und Wasserkocher an einen festen Platz.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man eine Kunsthandwerksmarkt organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Genehmigung, Versicherung und die Suche nach Ausstellern brauchen meist mehr Zeit als der eigentliche Aufbau.
- Wann sollte die Anmeldung für Aussteller enden?
- Setze die Anmeldefrist etwa 4 Wochen vor dem Markt. Danach bleiben dir ungefähr 2 Wochen für Bestätigungen, Standaufteilung und die Verteilung des Lageplans.
- Wie viele Helfer braucht man für eine Kunsthandwerksmarkt?
- Für einen kleinen Markt solltest du mindestens 4 bis 6 Helfer einteilen: zwei für Aufbau und Stände, eine Person für Technik und Strom sowie eine oder zwei für Empfang, Kasse und Nachschub. Bei mehr als 20 Ständen brauchst du zusätzliche Unterstützung.
- Wann soll man die Wettervorhersage für den Kunsthandwerksmarkt prüfen?
- Prüfe sie erstmals 7 Tage vorher und entscheide 48 Stunden vor Beginn über Zelte, Beleuchtung und wetterfeste Lösungen. So bleibt noch Zeit, fehlendes Material zu besorgen oder Lieferungen anzupassen.
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