Eine Kunstführung Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Kunstführung entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung darüber, ob sich Besucher sicher orientieren und die Guides konzentrieren können. Beginne mit Führungsorten, Route und Ablauf, bestätige danach Künstler und Guides und verschicke die Einladungen. In der letzten Woche prüfst du die Strecke vor Ort, sammelst Anmeldungen und verschickst alle Besucherinformationen. Am Veranstaltungstag brauchst du klare Gruppen, einen besetzten Anmeldetisch und getestete Technik.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Führungsorte reservieren
- 2
Route und Ablauf festlegen
2 Personen
- 3
Künstler und Guides bestätigen
2 Personen
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Anmeldungen bearbeiten
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Besucherinformationen versenden
- 8
Route im Voraus prüfen
2 Personen
- 9
Schlüsselübergabe bestätigen
- 10
Materialien und Getränke einkaufen
2 Personen
- 11
Drucksachen abholen
- 12
Catering vorbereiten
2 Personen
- 13
Getränke kalt stellen
- 14
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
- 15
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
- 16
Schilder und Routenkarten aufstellen
2 Personen
- 17
Kunstwerke und Beschriftungen prüfen
2 Personen
- 18
Beleuchtung und Technik testen
2 Personen
- 19
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 20
Snacks bereitstellen
2 Personen
- 21
Briefing für Guides durchführen
3 Personen
- 22
Freiwilligenposten besetzen
4 Personen
Event
- 23
Registrierungstisch öffnen
2 Personen
- 24
Besucher begrüßen
3 Personen
- 25
Gruppen einteilen
2 Personen
- 26
Führungen begleiten
5 Personen
- 27
Fragen zu Kunstwerken beantworten
3 Personen
- 28
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 29
Snacks nachfüllen
2 Personen
- 30
Getränke nachfüllen
- 31
Abendprogramm ankündigen
- 32
Abendführungen begleiten
4 Personen
- 33
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
Nachbereitung
- 34
Zurückgebliebene Sachen einsammeln
2 Personen
- 35
Mobiliar abbauen
3 Personen
- 36
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 37
Location reinigen
3 Personen
- 38
Abfall sammeln und wegbringen
2 Personen
- 39
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 40
Fundsachen zurückbringen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 6
- StühleAnz. 70
- StehtischeAnz. 4
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 70
- GläserAnz. 100
- TellerAnz. 80
- BestecksetsAnz. 80
- ServiertablettsAnz. 6
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- FunkmikrofoneAnz. 2
- Tragbare LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 8
- TaschenlampenAnz. 4
Dekoration
- Künstler-SchilderAnz. 20
- TischläuferAnz. 6
- BlumenarrangementsAnz. 6
- KlebestreifenAnz. 3
Kommunikation
- RoutenpläneAnz. 80
- ProgrammflyerAnz. 80
- NamensaufkleberAnz. 80
- StifteAnz. 20
- KlemmbrettmappenAnz. 6
- WegweiserAnz. 12
Küche
- ThermoskannenAnz. 6
- WasserkannenAnz. 6
- SchälchenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 6
- KühlelementeAnz. 12
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
Erste Hilfe
- WarnwestenAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege zuerst die Route und die maximale Gruppengröße fest. Plane pro Station genug Zeit für Fragen ein und teile die Besucher anschließend in gleich große Gruppen ein, statt alle gleichzeitig loszuschicken.
- Bestätige Guides und Künstler spätestens 14 Tage vorher schriftlich. Teile ihnen Route, Zeitplan, Treffpunkt und die erwartete Gruppengröße mit, damit am Veranstaltungstag keine Zuständigkeit offenbleibt.
- Prüfe die Route mindestens 3 bis 5 Tage vor der Führung zu derselben Tageszeit. Achte dabei besonders auf Schlüsselübergaben, Beleuchtung, enge Stellen und fehlende Wegweiser.
- Öffne den Registrierungstisch 20 bis 30 Minuten vor Beginn. Lege Namensaufkleber, Stifte, Programmflyer und Routenpläne bereit und markiere Anmeldungen mit Ernährungswünschen separat für das Catering.
- Teste Funkmikrofone, tragbare Lautsprecher und Verlängerungskabel spätestens 60 Minuten vor dem Start. Stelle Getränke erst danach kalt und richte Snacks so an, dass sie den Besucherfluss nicht an Ein- und Ausgängen blockieren.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Kunstführung organisieren?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit der Reservierung der Führungsorte und der Routenplanung. Künstler, Guides und Einladungen sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin feststehen.
- Wie viele Besucher sollte eine Gruppe bei einer Kunstführung haben?
- Plane meist 10 bis 15 Personen pro Gruppe, damit alle Beschriftungen hören und Kunstwerke sehen können. Bei kleinen Räumen oder akustisch schwierigen Stationen sind 8 bis 10 Personen sinnvoller.
- Wann sollte man die Besucherinformationen verschicken?
- Schicke Treffpunkt, Uhrzeit, Route, Dauer und Hinweise zur Anreise 5 bis 7 Tage vor der Führung. Eine kurze Erinnerung mit Treffpunkt und Startzeit am Vortag reduziert Nachfragen und verspätete Ankünfte.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau am Tag der Kunstführung?
- Rechne mit mindestens 90 Minuten für Tische, Anmeldetisch, Schilder, Routenpläne, Getränke, Beleuchtung und Technik. Für mehrere Führungsorte oder eine Schlüsselübergabe solltest du zusätzlich 30 Minuten Puffer einplanen.
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