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Kunstführung organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Kunstführung steht und fällt mit einer klaren Route, bestätigten Guides und gut vorbereiteten Besucherinformationen. Plane zuerst die Führungsorte und den Ablauf, bevor du Einladungen verschickst und Anmeldungen bearbeitest. In den letzten Tagen prüfst du die Strecke, Schlüsselübergaben, Beschriftungen, Beleuchtung und Technik. Am Veranstaltungstag sorgen Anmeldung, Gruppenaufteilung und ein kurzes Guide-Briefing dafür, dass die Führung pünktlich startet.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Führungsorte reservieren

  • Route und Ablauf festlegen

    2 Personen

  • Künstler und Guides bestätigen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Besucherinformationen versenden

  • Route im Voraus prüfen

    2 Personen

  • Schlüsselübergabe bestätigen

  • Materialien und Getränke einkaufen

    2 Personen

  • Drucksachen abholen

  • Catering vorbereiten

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

  • Anmeldetisch einrichten

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Schilder und Routenkarten aufstellen

    2 Personen

  • Kunstwerke und Beschriftungen prüfen

    2 Personen

  • Beleuchtung und Technik testen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    2 Personen

  • Briefing für Guides durchführen

    3 Personen

  • Freiwilligenposten besetzen

    4 Personen

Event

  • Registrierungstisch öffnen

    2 Personen

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Gruppen einteilen

    2 Personen

  • Führungen begleiten

    5 Personen

  • Fragen zu Kunstwerken beantworten

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks nachfüllen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Abendprogramm ankündigen

  • Abendführungen begleiten

    4 Personen

  • Besucher zum Ausgang begleiten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Zurückgebliebene Sachen einsammeln

    2 Personen

  • Mobiliar abbauen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Abfall sammeln und wegbringen

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Fundsachen zurückbringen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 6
  • StühleAnz. 70
  • StehtischeAnz. 4
  • KleiderständerAnz. 2

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 70
  • GläserAnz. 100
  • TellerAnz. 80
  • BestecksetsAnz. 80
  • ServiertablettsAnz. 6

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • Tragbare LautsprecherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 8
  • TaschenlampenAnz. 4

Dekoration

  • Künstler-SchilderAnz. 20
  • TischläuferAnz. 6
  • BlumenarrangementsAnz. 6
  • KlebestreifenAnz. 3

Kommunikation

  • RoutenpläneAnz. 80
  • ProgrammflyerAnz. 80
  • NamensaufkleberAnz. 80
  • StifteAnz. 20
  • KlemmbrettmappenAnz. 6
  • WegweiserAnz. 12

Küche

  • ThermoskannenAnz. 6
  • WasserkannenAnz. 6
  • SchälchenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 6
  • KühlelementeAnz. 12

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6

Erste Hilfe

  • WarnwestenAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere die Führungsorte frühzeitig und bestätige Künstler sowie Guides spätestens 7 Tage vor dem Termin schriftlich. So bleiben bei Absagen noch einige Tage für Ersatz oder eine angepasste Route.
  • Verschicke Besucherinformationen mindestens 3 Tage vorher. Sie sollten Treffpunkt, Startzeit, Dauer, Route und Hinweise zu Ernährungswünschen enthalten.
  • Gehe die Route 1 bis 2 Tage vor der Führung vollständig ab. Prüfe dabei Schlüsselübergaben, Wegweiser, Routenpläne, Kunstwerk-Beschriftungen und mögliche Engstellen.
  • Plane für Anmeldung und Gruppenaufteilung mindestens 30 Minuten vor Beginn ein. Richte den Tisch mit Namensaufklebern, Stiften, Klemmbrettmappen und Programmflyern ein.
  • Teste Beleuchtung, Funkmikrofone und tragbare Lautsprecher am selben Tag mindestens 60 Minuten vor dem Start. Stelle Getränke kalt, bereite Snacks vor und besetze alle Freiwilligenposten vor dem Eintreffen der Gäste.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Kunstführung organisieren?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit der Reservierung der Führungsorte und der Abstimmung mit Künstlern und Guides. Einladungen und Anmeldungen können danach etwa 3 Wochen vor dem Termin starten.
Wann sollte ich die Route einer Kunstführung prüfen?
Prüfe die Route einmal bei der Planung und noch einmal 1 bis 2 Tage vor der Führung vor Ort. Kontrolliere dabei Zugang, Schlüssel, Beschilderung, Beleuchtung und die geplante Reihenfolge der Stationen.
Wie viel Zeit braucht die Anmeldung vor einer Kunstführung?
Öffne den Registrierungstisch mindestens 30 Minuten vor Beginn. Bei mehr als 50 Gästen sind 45 bis 60 Minuten sinnvoll, damit Namensaufkleber, Gruppen und Rückfragen ohne Verzögerung bearbeitet werden können.
Wann müssen Getränke und Snacks für eine Kunstführung bereitstehen?
Stelle Getränke spätestens 60 Minuten vor dem Start kalt und bereite Snacks innerhalb der letzten 30 Minuten vor. Berücksichtige die erfassten Ernährungswünsche, bevor das Catering ausgegeben wird.

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