Eine Kunstausstellung Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Kunstausstellung entscheidet nicht nur die Auswahl der Werke über den Ablauf. Zuerst brauchst du einen festen Termin, eine passende Location und verbindliche Zusagen der Künstler. Danach folgen Inventar, Transport, Hängung, Beschriftung und die Besucherorganisation. Plane außerdem früh, wie Einladungen, Öffnungszeiten, Catering und Barrierefreiheit zusammenpassen. Die folgenden Hinweise zeigen dir die Reihenfolge und die Punkte, die bei Ausstellungen besonders häufig zu spät kommen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Ausstellungsdatum festlegen
- 2
Location reservieren
- 3
Künstler einladen
- 4
Teilnahme bestätigen
- 5
Kunstwerke inventarisieren
2 Personen
- 6
Transport von Werken planen
2 Personen
- 7
Einladungen gestalten
- 8
Einladungen verschicken
2 Personen
- 9
Anmeldungen bearbeiten
- 10
Ernährungswünsche erfassen
- 11
Catering reservieren
- 12
Programm zusammenstellen
- 13
Öffnungszeiten veröffentlichen
- 14
Künstlerbiografien sammeln
- 15
Arbeitslisten erstellen
- 16
Kunstetiketten entwerfen
- 17
Werbung online stellen
- 18
Poster verteilen
2 Personen
- 19
Wegbeschreibung erstellen
- 20
Barrierefreiheit prüfen
2 Personen
- 21
Kunstwerke abholen
3 Personen
- 22
Kunstwerke überprüfen
2 Personen
- 23
Kunstwerke vorübergehend einlagern
2 Personen
- 24
Einkaufen gehen
2 Personen
- 25
Getränke kühlen
2 Personen
- 26
Catering vorbereiten
3 Personen
- 27
Location reinigen
2 Personen
- 28
Möbel bereitstellen
3 Personen
- 29
Ausstellungswände aufstellen
3 Personen
- 30
Sockelleisten und Staffeleien aufstellen
2 Personen
- 31
Beleuchtung installieren
2 Personen
- 32
Kunstwerke aufhängen
3 Personen
- 33
Kunstetiketten anbringen
2 Personen
- 34
Programm und Schilder aufstellen
2 Personen
- 35
Empfangstisch einrichten
2 Personen
- 36
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
- 37
Registrierungstheke vorbereiten
2 Personen
- 38
Technik testen
2 Personen
- 39
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
Event
- 40
Besucher empfangen
3 Personen
- 41
Anmeldungen erfassen
2 Personen
- 42
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
- 43
Eröffnung betreuen
2 Personen
- 44
Künstler vorstellen
- 45
Snacks servieren
3 Personen
- 46
Besucherfragen beantworten
2 Personen
- 47
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 48
Buffet auffüllen
2 Personen
- 49
Ausstellung bewachen
2 Personen
- 50
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 51
Kunstwerke abbauen
3 Personen
- 52
Kunstwerke zurückgeben
3 Personen
- 53
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
- 54
Dekoration entfernen
2 Personen
- 55
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 56
Abfall sammeln
2 Personen
- 57
Location reinigen
3 Personen
- 58
Geräte aufräumen
2 Personen
- 59
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
- 60
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- AusstellungswändeAnz. 8
- SockelleistenAnz. 8
- TischeAnz. 6
- StühleAnz. 30
- Empfangstisch
- Kleiderständer
Präsentation
- KunstwerkeAnz. 30
- WechselrahmenAnz. 20
- PodesteAnz. 4
- StaffeleienAnz. 6
- KunstetikettenAnz. 35
- ProgrammhefteAnz. 100
- InfotafelnAnz. 6
- Gästebuch
- KlemmbretterAnz. 3
- StiftesetsAnz. 4
- NamensaufkleberAnz. 100
- KlebebandAnz. 4
- Doppelseitiges KlebebandAnz. 4
- BleistiftsätzeAnz. 2
- MessbänderAnz. 2
- WandhakenAnz. 50
- AufhängedrahtAnz. 100
- SchutzhüllenAnz. 30
Ausstattung
- Laptop
- Bildschirm
- KaffeemaschineAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 6
- KabelkanäleAnz. 10
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 12
- StimmungsleuchtenAnz. 6
Geschirr
- WeingläserAnz. 60
- TrinkgläserAnz. 60
- KaffeetassenAnz. 40
- TellerAnz. 80
- BestecksetsAnz. 80
- ServiertablettsAnz. 6
- WasserkannenAnz. 6
Reinigung
- Staubsauger
- WischmopsAnz. 2
- EimerAnz. 2
- MikrofasertücherAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Termin und Location zuerst fest und kläre mindestens 6 bis 8 Wochen vorher, wie viele Ausstellungswände, Podeste, Staffeleien und Sitzplätze vorhanden sind. Miss die nutzbare Wandfläche aus, bevor du Werke verbindlich zusagst.
- Fordere von jedem Künstler eine vollständige Werkliste mit Maßen, Titel, Technik und Versicherungswert an. Prüfe die Angaben spätestens 3 Wochen vor der Ausstellung und gleiche sie mit Transport und Wechselrahmen ab.
- Plane den Transport in zwei Schritten: Abholung und Kontrolle der Werke mindestens 1 bis 2 Tage vor dem Aufbau, Rückgabe direkt nach dem Abbau. Schutzhüllen und eine vorübergehende Lagerfläche werden dabei leicht vergessen.
- Entwirf Kunstetiketten, Infotafeln und Programmhefte erst, wenn Biografien, Titel und Reihenfolge bestätigt sind. Lass die Beschriftung spätestens 5 Tage vor der Eröffnung drucken und halte Klebeband, Messbänder, Wandhaken und Aufhängedraht beim Aufbau bereit.
- Veröffentliche Öffnungszeiten, Wegbeschreibung und Hinweise zur Barrierefreiheit zusammen mit der Einladung. Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vorher, damit Catering, Getränke und Sitzplätze nicht am Veranstaltungstag improvisiert werden müssen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Kunstausstellung organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor der Eröffnung. Termin, Location und Künstler brauchen zuerst eine verbindliche Zusage; Inventar, Transport und Drucksachen folgen danach.
- Wann sollte man die Kunstwerke abholen?
- Hole die Werke möglichst 1 bis 2 Tage vor dem Aufbau ab. So bleibt Zeit, jedes Werk auf Schäden zu prüfen, vorübergehend sicher einzulagern und die Hängung ohne Zeitdruck zu planen.
- Wie viele Wochen vorher verschickt man Einladungen für eine Kunstausstellung?
- Verschicke Einladungen etwa 3 bis 4 Wochen vorher. Eine Erinnerung mit Öffnungszeiten, Wegbeschreibung und Anmeldemöglichkeit 5 bis 7 Tage vor dem Termin hilft bei der Planung von Catering und Empfang.
- Was muss man beim Aufbau einer Kunstausstellung zuerst machen?
- Richte zuerst die Ausstellungswände, Tische, Podeste und den Empfang ein und prüfe danach die Stromversorgung für Laptop und Bildschirm. Hänge die Werke anschließend nach einem vorher festgelegten Plan und bringe die Kunstetiketten erst an, wenn die Positionen endgültig stimmen.
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