Zo organiseer je een kunstexpositie zonder last-minute problemen
Begin met de expositiedatum en locatie, en werk daarna terug vanaf de openingsdag. Bevestig welke kunstenaars deelnemen, hoeveel werken zij aanleveren en hoe de werken worden vervoerd. Leg vervolgens de presentatie, communicatie en publieksontvangst vast. Plan de opbouw niet alleen rond het ophangen: controle, tijdelijke opslag, labels, route en toegankelijkheid bepalen samen of bezoekers de expositie goed kunnen volgen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Expositiedatum vastleggen
- 2
Locatie reserveren
- 3
Kunstenaars uitnodigen
- 4
Deelname bevestigen
- 5
Kunstwerken inventariseren
2 personen
- 6
Transport van werken plannen
2 personen
- 7
Uitnodigingen ontwerpen
- 8
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 9
Aanmeldingen verwerken
- 10
Dieetwensen verzamelen
- 11
Catering reserveren
- 12
Programma samenstellen
- 13
Openingstijden publiceren
- 14
Kunstenaarsbiografieën verzamelen
- 15
Werklijsten opstellen
- 16
Kunstlabels ontwerpen
- 17
Promotie online plaatsen
- 18
Posters verspreiden
2 personen
- 19
Routebeschrijving maken
- 20
Toegankelijkheid controleren
2 personen
- 21
Kunstwerken ophalen
3 personen
- 22
Kunstwerken controleren
2 personen
- 23
Kunstwerken tijdelijk opslaan
2 personen
- 24
Boodschappen doen
2 personen
- 25
Dranken koelen
2 personen
- 26
Catering voorbereiden
3 personen
- 27
Locatie schoonmaken
2 personen
- 28
Meubilair klaarzetten
3 personen
- 29
Expositiewanden plaatsen
3 personen
- 30
Plinten en ezels plaatsen
2 personen
- 31
Verlichting installeren
2 personen
- 32
Kunstwerken ophangen
3 personen
- 33
Kunstlabels bevestigen
2 personen
- 34
Programma en bordjes plaatsen
2 personen
- 35
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
- 36
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
- 37
Registratiebalie klaarzetten
2 personen
- 38
Techniek testen
2 personen
- 39
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Event
- 40
Bezoekers ontvangen
3 personen
- 41
Aanmeldingen registreren
2 personen
- 42
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
- 43
Opening verzorgen
2 personen
- 44
Kunstenaars introduceren
- 45
Hapjes serveren
3 personen
- 46
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
- 47
Dranken bijvullen
2 personen
- 48
Buffet aanvullen
2 personen
- 49
Tentoonstelling bewaken
2 personen
- 50
Bezoekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 51
Kunstwerken afbouwen
3 personen
- 52
Kunstwerken retourneren
3 personen
- 53
Meubilair terugplaatsen
3 personen
- 54
Decoratie verwijderen
2 personen
- 55
Servies afwassen
2 personen
- 56
Afval verzamelen
2 personen
- 57
Locatie schoonmaken
3 personen
- 58
Apparatuur opruimen
2 personen
- 59
Overgebleven catering opslaan
2 personen
- 60
Geleende materialen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Expositiewandenaantal 8
- Plintenaantal 8
- Tafelsaantal 6
- Stoelenaantal 30
- Ontvangsttafel
- Kledingrek
Presentatie
- Kunstwerkenaantal 30
- Wissellijstenaantal 20
- Sokkelsaantal 4
- Schilderezelsaantal 6
- Kunstlabelsaantal 35
- Programmafoldersaantal 100
- Infobordenaantal 6
- Gastboek
- Clipboardsaantal 3
- Pennensetsaantal 4
- Naamstickersaantal 100
- Plakbandaantal 4
- Dubbelzijdige tapeaantal 4
- Potloodsetsaantal 2
- Meetlintenaantal 2
- Wandhakenaantal 50
- Ophangdraadaantal 100
- Beschermhoezenaantal 30
Apparatuur
- Laptop
- Beeldscherm
- Koffiezetapparaataantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 3
- Verlenghaspelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 6
- Kabelgotenaantal 10
Verlichting
- LED-spotsaantal 12
- Sfeerlampenaantal 6
Servies
- Wijnglazenaantal 60
- Drinkglazenaantal 60
- Koffiekopjesaantal 40
- Bordenaantal 80
- Besteksetsaantal 80
- Serveerbladenaantal 6
- Waterkannenaantal 6
Schoonmaak
- Stofzuiger
- Dweilenaantal 2
- Emmersaantal 2
- Microvezeldoekenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Maak direct na de deelnamebevestigingen een werklijst per kunstenaar met titel, afmetingen, materiaal en aankomstwijze. Zo ontdek je vóór het ophangen of je genoeg wanden, sokkels, wissellijsten en ophangmateriaal hebt.
- Plan het transport uiterlijk één week voor de opening en noteer per werk wie het brengt, wanneer het aankomt en waar het tijdelijk wordt opgeslagen. Controleer elk werk bij ontvangst op schade voordat je het plaatst.
- Werk de publieksinformatie minstens 10 dagen vooraf af: openingstijden, routebeschrijving, programma, kunstenaarsbiografieën en toegankelijkheid. Vermeld ook waar bezoekers zich aanmelden en waar het gastboek ligt.
- Reserveer de opbouw met een vaste volgorde: eerst wanden, plinten en meubels, daarna verlichting en stroom, vervolgens kunstwerken, labels en infoborden. Houd minimaal één volledige dag vóór de opening vrij voor correcties en ontbrekende materialen.
- Tel drank en catering op basis van het programma, niet alleen op basis van het verwachte bezoekersaantal. Koel de dranken vooraf en wijs één persoon aan voor ontvangst, aanmeldingen en dieetwensen; anders blijft die taak tijdens de opening liggen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een kunstexpositie organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer eerst de datum en locatie, bevestig daarna kunstenaars en werken en houd minimaal 7 dagen over voor transport, presentatie en communicatie.
- Wanneer moet ik kunstenaars uitnodigen voor een expositie?
- Stuur de uitnodiging uiterlijk 8 weken voor de opening en vraag binnen 1 tot 2 weken om deelname te bevestigen. Daarna kun je de werklijst, labels, biografieën en transportplanning maken.
- Hoeveel tijd heb je nodig om een kunstexpositie op te bouwen?
- Reken voor een kleine expositie op minimaal 6 uur opbouw en plan daarnaast een volledige dag voor controle en aanpassingen. Bij veel werken of meerdere ruimtes is 1 tot 2 dagen realistischer.
- Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een kunstexpositie?
- Verstuur de uitnodigingen ongeveer 3 weken voor de opening en plaats online promotie uiterlijk 2 weken vooraf. Vraag bij aanmelding direct naar dieetwensen en geef openingstijden en route mee.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!