LizztLIZZT
deLanguage — Deutsch

Kunstausstellung organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Kunstausstellung braucht frühere Planung, als der reine Aufbau vermuten lässt. Zuerst stehen Termin, Location und die verbindliche Zusage der Künstler fest; danach folgen Werkverzeichnis, Transport und Kommunikation. In den letzten Wochen kommen Beschriftungen, Programm, Öffnungszeiten, Catering und Helferpläne hinzu. Diese Checkliste zeigt die nötigen Schritte in sinnvoller Reihenfolge und hilft dir, typische Engpässe bei Anlieferung, Aufbau und Empfang zu vermeiden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Ausstellungsdatum festlegen

  • Location reservieren

  • Künstler einladen

  • Teilnahme bestätigen

  • Kunstwerke inventarisieren

    2 Personen

  • Transport von Werken planen

    2 Personen

  • Einladungen gestalten

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Catering reservieren

  • Programm zusammenstellen

  • Öffnungszeiten veröffentlichen

  • Künstlerbiografien sammeln

  • Arbeitslisten erstellen

  • Kunstetiketten entwerfen

  • Werbung online stellen

  • Poster verteilen

    2 Personen

  • Wegbeschreibung erstellen

  • Barrierefreiheit prüfen

    2 Personen

  • Kunstwerke abholen

    3 Personen

  • Kunstwerke überprüfen

    2 Personen

  • Kunstwerke vorübergehend einlagern

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Catering vorbereiten

    3 Personen

  • Location reinigen

    2 Personen

  • Möbel bereitstellen

    3 Personen

  • Ausstellungswände aufstellen

    3 Personen

  • Sockelleisten und Staffeleien aufstellen

    2 Personen

  • Beleuchtung installieren

    2 Personen

  • Kunstwerke aufhängen

    3 Personen

  • Kunstetiketten anbringen

    2 Personen

  • Programm und Schilder aufstellen

    2 Personen

  • Empfangstisch einrichten

    2 Personen

  • Cateringbuffet aufbauen

    3 Personen

  • Registrierungstheke vorbereiten

    2 Personen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Sicherheitskontrolle durchführen

    2 Personen

Event

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Anmeldungen erfassen

    2 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    3 Personen

  • Eröffnung betreuen

    2 Personen

  • Künstler vorstellen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Besucherfragen beantworten

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    2 Personen

  • Ausstellung bewachen

    2 Personen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Kunstwerke abbauen

    3 Personen

  • Kunstwerke zurückgeben

    3 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Geräte aufräumen

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Catering einlagern

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • AusstellungswändeAnz. 8
  • SockelleistenAnz. 8
  • TischeAnz. 6
  • StühleAnz. 30
  • Empfangstisch
  • Kleiderständer

Präsentation

  • KunstwerkeAnz. 30
  • WechselrahmenAnz. 20
  • PodesteAnz. 4
  • StaffeleienAnz. 6
  • KunstetikettenAnz. 35
  • ProgrammhefteAnz. 100
  • InfotafelnAnz. 6
  • Gästebuch
  • KlemmbretterAnz. 3
  • StiftesetsAnz. 4
  • NamensaufkleberAnz. 100
  • KlebebandAnz. 4
  • Doppelseitiges KlebebandAnz. 4
  • BleistiftsätzeAnz. 2
  • MessbänderAnz. 2
  • WandhakenAnz. 50
  • AufhängedrahtAnz. 100
  • SchutzhüllenAnz. 30

Ausstattung

  • Laptop
  • Bildschirm
  • KaffeemaschineAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • KabelkanäleAnz. 10

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 12
  • StimmungsleuchtenAnz. 6

Geschirr

  • WeingläserAnz. 60
  • TrinkgläserAnz. 60
  • KaffeetassenAnz. 40
  • TellerAnz. 80
  • BestecksetsAnz. 80
  • ServiertablettsAnz. 6
  • WasserkannenAnz. 6

Reinigung

  • Staubsauger
  • WischmopsAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • MikrofasertücherAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege den Ausstellungstermin erst fest, wenn die Location reserviert und die Öffnungszeiten geklärt sind. So vermeidest du Einladungen und Poster mit späteren Änderungen.
  • Fordere von jedem Künstler eine verbindliche Teilnahme und eine vollständige Werkliste an. Plane den Transport erst, wenn Anzahl, Maße und Abholorte der Kunstwerke bekannt sind.
  • Erstelle die Kunstetiketten und Künstlerbiografien spätestens zwei Wochen vor der Eröffnung. Für Nachdrucke bleibt dann noch Zeit, falls Titel, Maße oder Namen fehlen.
  • Plane den Aufbau in Arbeitslisten nach Bereichen: Ausstellungswände, Podeste, Staffeleien, Empfang und Technik. Prüfe vor dem Einlass außerdem Wandhaken, Aufhängedraht, Klebeband und Verlängerungskabel.
  • Veröffentliche Öffnungszeiten, Wegbeschreibung und Hinweise zur Barrierefreiheit gemeinsam mit der Einladung. Getränke sollten vor dem Empfang gekühlt sein; Ernährungswünsche gehören spätestens bei der Catering-Bestellung erfasst.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Kunstausstellung organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor der Eröffnung. In dieser Zeit lassen sich Location, Künstler, Werktransport, Einladungen und Catering noch ohne Zeitdruck koordinieren.
Wann müssen die Kunstwerke für eine Ausstellung feststehen?
Lege die verbindliche Werkliste spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Aufbau fest. Für Abholung, Zwischenlagerung, Kontrolle und Beschriftung brauchst du anschließend noch mehrere Arbeitstage.
Wie lange vor der Kunstausstellung sollte man Einladungen verschicken?
Verschicke die Einladungen etwa 3 bis 4 Wochen vor der Eröffnung. Bitte um Rückmeldung bis ungefähr 7 Tage vorher, damit du Anmeldungen, Ernährungswünsche und Cateringmengen abschließen kannst.
Was muss am Tag vor der Kunstausstellung geprüft werden?
Kontrolliere am Vortag alle Werke, Etiketten, Programmhefte, Technik und die Beschilderung. Außerdem sollten Getränke gekühlt, Empfangstisch und Gästebuch bereitgestellt sowie die Arbeitslisten mit den Helfern abgestimmt sein.

Ähnliche Pläne

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Kostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!