Kunstexpositie organiseren: complete checklist

Een kunstexpositie organiseren vraagt meer dan werken ophangen en bezoekers uitnodigen. Je legt eerst de datum, locatie en deelnemers vast, daarna regel je transport, werklijsten, labels, promotie en catering. In de laatste fase controleer je de kunstwerken, richt je de ruimte in en koel je de dranken. Deze checklist bevat 60 taken en 46 spullen, zodat je ziet wat wanneer geregeld moet zijn en welke details vaak te laat worden opgepakt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Expositiedatum vastleggen
Locatie reserveren
Kunstenaars uitnodigen
Deelname bevestigen
Kunstwerken inventariseren
2 personen
Transport van werken plannen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
Programma samenstellen
Openingstijden publiceren
Kunstenaarsbiografieën verzamelen
Werklijsten opstellen
Kunstlabels ontwerpen
Promotie online plaatsen
Posters verspreiden
2 personen
Routebeschrijving maken
Toegankelijkheid controleren
2 personen
Kunstwerken ophalen
3 personen
Kunstwerken controleren
2 personen
Kunstwerken tijdelijk opslaan
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Locatie schoonmaken
2 personen
Meubilair klaarzetten
3 personen
Expositiewanden plaatsen
3 personen
Plinten en ezels plaatsen
2 personen
Verlichting installeren
2 personen
Kunstwerken ophangen
3 personen
Kunstlabels bevestigen
2 personen
Programma en bordjes plaatsen
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Registratiebalie klaarzetten
2 personen
Techniek testen
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

Bezoekers ontvangen
3 personen
Aanmeldingen registreren
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Opening verzorgen
2 personen
Kunstenaars introduceren
Hapjes serveren
3 personen
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Tentoonstelling bewaken
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Kunstwerken afbouwen
3 personen
Kunstwerken retourneren
3 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Apparatuur opruimen
2 personen
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Expositiewandenaantal 8
Plintenaantal 8
Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 30
Ontvangsttafel
Kledingrek

Presentatie

Kunstwerkenaantal 30
Wissellijstenaantal 20
Sokkelsaantal 4
Schilderezelsaantal 6
Kunstlabelsaantal 35
Programmafoldersaantal 100
Infobordenaantal 6
Gastboek
Clipboardsaantal 3
Pennensetsaantal 4
Naamstickersaantal 100
Plakbandaantal 4
Dubbelzijdige tapeaantal 4
Potloodsetsaantal 2
Meetlintenaantal 2
Wandhakenaantal 50
Ophangdraadaantal 100
Beschermhoezenaantal 30

Apparatuur

Laptop
Beeldscherm
Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 6
Kabelgotenaantal 10

Verlichting

LED-spotsaantal 12
Sfeerlampenaantal 6

Servies

Wijnglazenaantal 60
Drinkglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerbladenaantal 6
Waterkannenaantal 6

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het transport zodra de deelname van de kunstenaars vaststaat. Noteer per werk het formaat, de kwetsbaarheid en of het wordt opgehaald of gebracht; zo kun je tijdelijke opslag en beschermhoezen tijdig regelen.
Verzamel kunstenaarsbiografieën en werklijsten vóór je de uitnodigingen en programmafolders laat maken. Controleer namen, titels en afmetingen minstens 7 dagen voor de opening, zodat labels niet op het laatste moment worden aangepast.
Maak de ophangindeling op basis van de beschikbare expositiewanden, sokkels en schildersezels. Reserveer minimaal één aparte tafel voor ontvangst, gastboek, naamstickers en informatie, zodat bezoekers niet tussen de kunstwerken hoeven te zoeken.
Publiceer openingstijden, routebeschrijving en toegankelijkheidsinformatie samen met de online promotie. Controleer de route naar de ingang uiterlijk 3 dagen vooraf en vermeld eventuele drempels, trappen of beperkte parkeerruimte.
Tel het aantal aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 5 dagen voor de opening. Koel dranken pas op de laatste dag, maar controleer koffiezetapparaat, waterkokers, verlenghaspels en beeldscherm al tijdens de opbouw.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kunstexpositie organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Leg in de eerste 2 weken de datum, locatie en kunstenaars vast; plan transport, promotie en catering daarna uiterlijk 3 weken voor de opening.
Wat moet ik regelen voor het ophangen van kunstwerken?: Zorg naast de werken voor wissellijsten, wandhaken, ophangdraad, meetlinten, plakband en dubbelzijdige tape. Maak de ophangindeling minimaal 1 dag vooraf en houd na het ophangen tijd over om labels en kijkhoogtes te controleren.
Wanneer verstuur ik uitnodigingen voor een kunstexpositie?: Verstuur uitnodigingen ongeveer 3 tot 4 weken voor de opening. Vraag aanmeldingen en dieetwensen direct mee; sluit de aanmeldlijst 5 dagen vooraf zodat je catering en zitplaatsen kunt bevestigen.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een kunstexpositie?: Reserveer minimaal 4 tot 6 uur voor een kleine expositie met meerdere kunstwerken. Plan extra tijd als er expositiewanden, sokkels, een beeldscherm of complexe verlichting moeten worden geplaatst en controleer elk werk vóór de deuren opengaan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.