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Kundenbarbecue organisieren: die komplette Checkliste

Ein Kundenbarbecue braucht mehr Vorbereitung als ein privates Grillfest: Zusagen, Ernährungswünsche, Lieferanten und Mietmaterial müssen zusammenpassen. Plane die verbindliche Gästezahl spätestens eine Woche vorher und stimme Menü, Allergene und Mengen danach ab. Am Veranstaltungstag zählen ein klarer Aufbau, gekühlte Lebensmittel und sicher aufgestellte Gasgrills. Diese Checkliste führt dich von den ersten Einladungen bis zum Empfang der Gäste.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Lieferanten reservieren

  • Endgültige Gästezahl festlegen

  • Tische und Stühle reservieren

  • BBQs und Kühlboxen reservieren

  • Menü und Allergene festlegen

    2 Personen

  • Geländeaufteilung erstellen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Gästeliste und Diätliste drucken

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke und Kühlprodukte abholen

    2 Personen

  • Fleisch und vegetarische Produkte portionieren

    2 Personen

  • Saucen und Salate vorbereiten

    2 Personen

  • Geschirr und Materialien prüfen

    2 Personen

  • Location und Toiletten kontrollieren

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Bar und Buffet einrichten

    3 Personen

  • Grills sicher aufstellen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Musik und Beleuchtung testen

Event

  • BBQs anzünden

    2 Personen

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Aperitif und Häppchen servieren

    2 Personen

  • Barbecuegerichte grillen

    3 Personen

  • Buffet auffüllen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Geschirr und Abfall einsammeln

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • BBQs sicher löschen

    2 Personen

  • Reste gekühlt lagern

    2 Personen

  • Abfall trennen und entsorgen

    3 Personen

  • Geschirr und Küchenutensilien abwaschen

    3 Personen

  • Location und Mobiliar reinigen

    3 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Materialien prüfen und einpacken

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 2
  • BiertischeAnz. 6
  • StühleAnz. 48
  • BuffetischeAnz. 3
  • BarhockerAnz. 6

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 60
  • DesserttellerAnz. 50
  • BestecksetsAnz. 60
  • TrinkgläserAnz. 60
  • WeingläserAnz. 40
  • KaffeetassenAnz. 40
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierlöffelAnz. 12

Ausstattung

  • GasgrillsAnz. 2
  • GasflaschenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 4
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2

Küche

  • SchneidebretterAnz. 6
  • Koch- und ServiermesserAnz. 8
  • ZangenAnz. 6
  • AluschalenAnz. 20
  • KühlelementeAnz. 16

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 9
  • BannerAnz. 4
  • BallonsAnz. 60
  • BlumenarrangementsAnz. 6

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 6
  • LED-LampenAnz. 8

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • EimerAnz. 3
  • PutzlappenAnz. 12
  • SpülbürstenAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege die endgültige Gästezahl spätestens 7 Tage vor dem Barbecue fest. Aktualisiere damit sofort die Fleisch- und vegetarischen Portionen, die Getränkemenge sowie Teller, Gläser und Sitzplätze.
  • Frage Ernährungswünsche und Allergien bereits mit der Einladung ab und drucke die Diätliste für Küche und Buffet aus. Plane vegetarische Produkte getrennt von Fleisch und kennzeichne Saucen und Salate eindeutig.
  • Reserviere Zelte, Tische, Stühle, Gasgrills und Kühlboxen frühzeitig und bestätige die Abholung spätestens 3 Tage vor dem Termin. Prüfe dabei auch Gasflaschen, Kühlelemente und die verfügbare Stromversorgung.
  • Kontrolliere am Vortag Wettervorhersage, Gelände und Toiletten. Bei Regen solltest du Partyzelte, eine trockene Buffetfläche und ausreichend Beleuchtung einplanen, statt den Aufbau erst am Veranstaltungstag anzupassen.
  • Baue Bar, Buffet und Grills mindestens 2 Stunden vor dem Empfang auf. Teste Musik und Beleuchtung, stelle die Gasgrills standsicher auf und halte Kühlboxen für Fleisch, vegetarische Produkte und Getränke getrennt bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man zu einem Kundenbarbecue einladen?
Verschicke die Einladungen idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher. Setze eine Rückmeldefrist von etwa 10 bis 14 Tagen, damit du Lieferanten, Sitzplätze und das Menü rechtzeitig planen kannst.
Wann muss die endgültige Gästezahl feststehen?
Lege sie spätestens 7 Tage vor dem Kundenbarbecue fest. So kannst du Portionen, Getränke, Geschirr, Tische und Stühle verbindlich reservieren und die Gästeliste drucken.
Wie viel Aufbauzeit braucht ein Kundenbarbecue?
Plane mindestens 2 Stunden für Zelte, Tische, Stühle, Buffet, Bar, Beleuchtung und Grills ein. Rechne zusätzlich 30 Minuten für einen Sicherheits- und Funktionstest vor dem Eintreffen der Gäste ein.
Wann sollte man Fleisch und vegetarische Produkte vorbereiten?
Portioniere die Produkte möglichst am Veranstaltungstag oder höchstens am Vorabend unter durchgehender Kühlung. Salate und Saucen kannst du am Vortag vorbereiten, wenn sie anschließend sofort gekühlt werden.

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