Checklist voor een goed georganiseerde klantenbarbecue
Een klantenbarbecue vraagt meer voorbereiding dan alleen vlees en drank inkopen. Je moet het aantal gasten op tijd vastleggen, dieetwensen vertalen naar het menu en materiaal reserveren dat op de dag zelf niet meer te vervangen is. Denk aan gasbarbecues, koelboxen, tafels, servies en verlichting. Gebruik deze checklist als volgorde: eerst gasten en leveranciers, daarna boodschappen en voorbereiding, en pas op de dag zelf de opbouw en ontvangst.
De volledige checklist van dit plan wordt bijgewerkt. De tips en antwoorden hieronder gelden nog steeds.
Tips
- Leg het definitieve aantal gasten uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf vast. Gebruik dat aantal voor porties, stoelen, servies, drinkglazen en koelcapaciteit; houd daarnaast rekening met de afzonderlijke dieet- en allergenenlijst.
- Reserveer barbecues, gasflessen, koelboxen, partytenten en meubilair minstens 2 weken vooraf. Controleer bij ontvangst of de gasflessen gevuld zijn en of er voldoende koelelementen beschikbaar zijn.
- Maak het menu uiterlijk 1 week vooraf definitief en markeer vegetarische producten en allergenen apart. Portioneren op snijplanken en schalen die niet voor rauw vlees worden gebruikt voorkomt verwisseling tijdens het buffet.
- Plan de opbouw ruim voor de ontvangst: partytenten, tafels, buffet, bar, veilige barbecueplaatsen en verlichting kosten samen al snel 2 tot 3 uur. Test bluetoothspeakers, lichtsnoeren en ledlampen voordat gasten arriveren.
- Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Zet bij twijfel partytenten, tafelkleden en verlichting klaar en zorg dat gekoelde producten pas kort voor het barbecueën uit de koelbox komen.
Veelgestelde vragen
- Hoeveel dagen vooraf moet ik een klantenbarbecue organiseren?
- Begin minimaal 4 tot 6 weken vooraf met uitnodigingen en leveranciers. Leg het definitieve aantal gasten 3 tot 5 dagen voor de barbecue vast, zodat je inkopen en materiaal kunt bijstellen.
- Hoeveel drank heb ik nodig voor een klantenbarbecue?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon. Voor elk volgend uur kun je gemiddeld 1 tot 2 drankjes per persoon aanhouden; neem naast alcohol ook water en frisdrank op in de berekening.
- Wanneer moet ik dieetwensen voor een klantenbarbecue verzamelen?
- Vraag dieetwensen direct bij de uitnodiging uit en sluit de inventarisatie ongeveer 1 week vooraf. Controleer de lijst nogmaals wanneer het definitieve aantal gasten wordt verwerkt en houd allergenen apart zichtbaar.
- Hoe lang duurt de opbouw van een klantenbarbecue?
- Plan 2 tot 3 uur voor tenten, tafels, stoelen, buffet, barbecues, decoratie en verlichting. Laat daarna nog minstens 30 minuten over voor een veiligheidscontrole, het koelen van dranken en het klaarzetten van het ontvangstpunt.