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Kulturkongress organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Kulturkongress braucht früh eine klare Reihenfolge: Erst Programm, Referenten und Veranstaltungsort festlegen, danach Anmeldung, Räume und Technik koordinieren. Spätestens vier bis sechs Wochen vorher sollten Einladungen verschickt und das Anmeldeformular geöffnet sein. In den letzten Tagen zählen belastbare Teilnehmerzahlen, fertige Präsentationen und ein präziser Ablaufplan. Diese Checkliste deckt auch die oft vergessenen Details ab – von Namensschildern und Sprecherbriefings bis zu gekühlten Getränken und Ersatzkabeln.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Programm finalisieren

    2 Personen

  • Referenten bestätigen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Verfügbarkeit der Location bestätigen

  • Reservierungen vornehmen

  • Cateringmenü festlegen

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Sprecherinformationen sammeln

  • Präsentationen sammeln

  • Technische Anforderungen prüfen

    2 Personen

  • Lageplan ausarbeiten

    2 Personen

  • Raumaufteilung festlegen

    2 Personen

  • Ablaufplan fertigstellen

    2 Personen

  • Namensschilder erstellen

    2 Personen

  • Besucherliste ausdrucken

  • Badges sortieren

    2 Personen

  • Sprecherbriefing versenden

  • Presse- und Fotoliste erstellen

  • Freiwillige einplanen

  • Cateringmengen bestellen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Technik einladen

    3 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Räume reinigen

    3 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

    2 Personen

  • Wegweiser aufhängen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Technik anschließen

    3 Personen

  • Präsentationen vorbereiten

    2 Personen

  • Soundcheck durchführen

    2 Personen

  • Projektor testen

    2 Personen

Event

  • Referenten empfangen

    2 Personen

  • Referenten einweisen

    2 Personen

  • Registrierung besetzen

    3 Personen

  • Empfang organisieren

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Eröffnungssession begleiten

    3 Personen

  • Referenten bereitstellen

  • Parallelsessions begleiten

    6 Personen

  • Fragen aus dem Publikum sammeln

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Pausensnacks servieren

    3 Personen

  • Kaffeepunkte auffüllen

    2 Personen

  • Podiumsgespräch begleiten

    3 Personen

  • Mikrofone weitergeben

    2 Personen

  • Umtrunk vorbereiten

    4 Personen

  • Snacks servieren

    4 Personen

  • Getränke ausschenken

    3 Personen

  • Buffet aufbauen

    5 Personen

  • Abendbuffet servieren

    5 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Dessert servieren

    3 Personen

  • Abschlussprogramm betreuen

    3 Personen

  • Sprachenkarten an die Sprecher überreichen

    2 Personen

  • Abschied und Garderobe betreuen

    3 Personen

  • Letzte Getränke servieren

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Buffet abbauen

    4 Personen

  • Technik ausschalten

    2 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    4 Personen

  • Räume reinigen

    4 Personen

  • Geräte einpacken

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Veranstaltungsort übergeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen kühlen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Technik zurückbringen

    2 Personen

  • Dankeschöns für Redner verschicken

  • Dankesmail an Besucher versenden

  • Präsentationen archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 120
  • KlappischeAnz. 14
  • RegistrierungstischeAnz. 2
  • GarderobenständerAnz. 4
  • Lounge-SesselAnz. 12
  • BeistelltischeAnz. 6

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 120
  • WassergläserAnz. 150
  • Dinner-TellerAnz. 120
  • BestecksetsAnz. 150
  • ServierschalenAnz. 16
  • KaraffenAnz. 12
  • ServiertablettsAnz. 8

Ausstattung

  • LaptopsAnz. 2
  • ProjektorenAnz. 2
  • ProjektionsleinwändeAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 4
  • LautsprecherAnz. 4
  • Mischpult
  • Drahtloses PräsentationssetAnz. 2
  • HDMI-KabelAnz. 4
  • HDMI-AdapterAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • LadestationenAnz. 2
  • Digitale TimerAnz. 3
  • Etikettendrucker

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • ThermokannenAnz. 8
  • SuppenkesselAnz. 3
  • WarmhaltebehälterAnz. 8
  • KühlboxenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 6
  • Koch- und BrotmesserAnz. 8
  • ServierlöffelAnz. 12

Dekoration

  • KongressbannerAnz. 2
  • WegweiserAnz. 12
  • NamensschilderAnz. 120
  • BadgehalterAnz. 120
  • TischläuferAnz. 14
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • SpeisekartenAnz. 20

Beleuchtung

  • LED-UplightsAnz. 8

Reinigung

  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • AbfallbehälterAnz. 12
  • MikrofasertücherAnz. 20
  • HandseifenspenderAnz. 8
  • ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege das Programm mindestens sechs Wochen vor dem Kongress fest und bestätige alle Referenten schriftlich. Fordere Präsentationen und technische Anforderungen spätestens 10 Tage vor dem Termin an.
  • Öffne die Anmeldung zusammen mit dem Versand der Einladungen. Erfasse neben Namen und Kontaktdaten auch Ernährungswünsche und prüfe die Anmeldungen täglich, damit die Cateringmengen nicht auf Schätzungen beruhen.
  • Plane die Räume nach Programmpunkten, nicht nur nach Sitzplätzen: Für Registrierung, Vortrag, Diskussion und Pausen brauchst du unterschiedliche Bereiche. Erstelle den Lageplan spätestens eine Woche vorher und drucke die Besucherliste am Vortag aus.
  • Teste Projektoren, Leinwände, Funkmikrofone, Mischpult und drahtlose Präsentation mindestens einmal vor Einlass. Lege HDMI-Kabel, Adapter und Verlängerungskabel am Technikplatz bereit; fehlende Adapter werden am Veranstaltungstag besonders häufig übersehen.
  • Kühle die Getränke am Vorabend und teile Freiwillige für Registrierung, Garderobe und Saalwechsel ein. Stelle Namensschilder, Badges und Etikettendrucker mindestens 60 Minuten vor Beginn an den Registrierungstischen bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Kulturkongress planen?
Beginne idealerweise 12 bis 16 Wochen vorher mit Programm, Location und Referenten. Vier bis sechs Wochen vor dem Termin sollten Einladungen und Anmeldung laufen.
Wann sollte die Anmeldung für einen Kulturkongress geöffnet werden?
Öffne das Anmeldeformular etwa sechs Wochen vor dem Kongress. Prüfe die Anmeldungen täglich und schließe die Teilnehmerzahlen für das Catering spätestens 5 bis 7 Tage vorher ab.
Wie viel Technik braucht ein Kulturkongress?
Plane pro Vortragssaal mindestens einen Laptop, Projektor, Leinwand, ein Funkmikrofon und passende HDMI-Adapter ein. Führe den vollständigen Techniktest spätestens 24 Stunden vor Beginn durch.
Wann muss das Catering für einen Kulturkongress bestellt werden?
Bestelle Cateringmengen 5 bis 7 Tage vorher, sobald die Anmeldezahlen und Ernährungswünsche belastbar sind. Getränke solltest du am Vorabend kühlen und Snacks kurz vor dem Einlass vorbereiten.

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