Checklist para organizar un congreso de cultura

Organizar un congreso de cultura exige coordinar programa, ponentes, asistentes, sala y equipos técnicos en un orden concreto. Empieza cerrando el programa y confirmando a los ponentes; después abre las inscripciones y reserva la ubicación. Durante las semanas previas tendrás que recopilar presentaciones, preferencias dietéticas y requisitos técnicos. Esta checklist también ayuda a evitar olvidos habituales, como preparar las acreditaciones, probar los micrófonos o enfriar las bebidas antes de la llegada del público.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Definir el programa final
2 personas
Confirmar ponentes
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Confirmar la disponibilidad de la ubicación
Hacer reservas
Fijar el menú de catering
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recopilar información de los ponentes
Recopilar las presentaciones
Comprobar los requisitos técnicos
2 personas
Desarrollar el plano
2 personas
Definir la distribución de la sala
2 personas
Finalizar el programa
2 personas
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Imprimir la lista de visitantes
Clasificar acreditaciones
2 personas
Enviar briefing a los ponentes
Crear lista de prensa y fotos
Programar voluntarios
Pedir las cantidades de catering
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Cargar la técnica
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Limpiar las salas
3 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Preparar tarjetas con nombres
2 personas
Colgar señalizadores
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Conectar la técnica
3 personas
Preparar las presentaciones
2 personas
Realizar la prueba de sonido
2 personas
Probar el proyector
2 personas

Evento

Recibir a los ponentes
2 personas
Instruir a los ponentes
2 personas
Atender el registro
3 personas
Gestionar la recepción
3 personas
Servir café y té
3 personas
Coordinar la sesión de apertura
3 personas
Preparar a los ponentes
Coordinar las sesiones paralelas
6 personas
Recoger preguntas del público
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
Reponer los puntos de café
2 personas
Moderación del panel de debate
3 personas
Pasar los micrófonos
2 personas
Preparar el aperitivo
4 personas
Servir aperitivos
4 personas
Servir las bebidas
3 personas
Montar el buffet
5 personas
Servir el bufé de cena
5 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Servir el postre
3 personas
Dirigir el programa de clausura
3 personas
Dar un detalle a los ponentes
2 personas
Gestionar la despedida y el guardarropa
3 personas
Servir las últimas bebidas
2 personas

Seguimiento

Recoger la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Desmontar el bufé
4 personas
Apagar la técnica
2 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Limpiar las salas
4 personas
Empacar el equipo
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Entregar la ubicación
2 personas
Refrigerar la comida sobrante
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Retirar los residuos
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Devolver el equipo técnico
2 personas
Enviar regalos de agradecimiento a los ponentes
Enviar correo de agradecimiento a los visitantes
Archivar presentaciones

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 120
Mesas plegablescant. 14
Mesas de registrocant. 2
Percheroscant. 4
Butacas loungecant. 12
Mesas auxiliarescant. 6

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasos para aguacant. 150
Platos de cenacant. 120
Cubiertoscant. 150
Bandejas de servircant. 16
Jarrascant. 12
Bandejas de serviciocant. 8

Equipo

Portátilescant. 2
Proyectorescant. 2
Pantallas de proyeccióncant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Altavocescant. 4
Mesa de mezclas
Equipo de presentación inalámbricocant. 2
Cables HDMIcant. 4
Adaptadores HDMIcant. 6
Regletascant. 12
Cables alargadorescant. 10
Estaciones de cargacant. 2
Temporizadores digitalescant. 3
Impresora de etiquetas

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Jarras térmicascant. 8
Ollas para sopacant. 3
Bandejas para mantener calientecant. 8
Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chef y de pancant. 8
Cucharonescant. 12

Decoración

Banner del congresocant. 2
Señales direccionalescant. 12
Tarjetas de nombrecant. 120
Portabadgescant. 120
Manteles runnerscant. 14
Arreglos floralescant. 8
Cartas del menúcant. 20

Iluminación

Focos LED uplightcant. 8

Limpieza

Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Papeleracant. 12
Paños de microfibracant. 20
Dispensadores de jabón de manoscant. 8
Escobillas de bañocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa y confirma a los ponentes antes de abrir el formulario de inscripción. Así puedes publicar horarios fiables y pedir la información que necesitarás para presentaciones y acreditaciones.
Recopila las presentaciones y los requisitos técnicos con al menos 7 días de antelación. Comprueba cada portátil, proyector, pantalla, micrófono inalámbrico, cable HDMI y adaptador en la sala donde se utilizarán.
Prepara el registro con una mesa claramente visible, tarjetas con nombres, acreditaciones clasificadas y una lista de visitantes impresa. Calcula el material para el número final de inscritos y deja un margen del 10 % para cambios de última hora.
Define la distribución de la sala antes de confirmar el catering. Reserva espacio para sillas, mesas de registro, pasillos, percheros y la zona técnica; una prueba de circulación de 15 minutos detecta muchos problemas antes del evento.
Confirma las cantidades de catering y las preferencias dietéticas 3 días antes. Enfría las bebidas con tiempo, prepara las jarras térmicas y coloca café, agua y aperitivos en puntos que no bloqueen la entrada ni las conversaciones.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que abrir las inscripciones para un congreso de cultura?: Ábrelas cuando el programa y los ponentes principales estén confirmados, normalmente entre 4 y 8 semanas antes. Publica también la ubicación, los horarios y la fecha límite de inscripción.
¿Cuándo se deben enviar las presentaciones de los ponentes?: Pide las presentaciones definitivas al menos 7 días antes del congreso. Reserva una revisión técnica el día anterior o, como mínimo, 2 horas antes de la primera ponencia.
¿Cuánto catering calcular por asistente en un congreso?: Calcula una ración de comida por persona y ajusta las bebidas y los aperitivos al número confirmado de inscritos. Cierra las cantidades 3 días antes y añade alrededor de un 10 % si esperas incorporaciones o cambios.
¿Cuándo hay que preparar las acreditaciones y tarjetas con nombres?: Imprime y clasifica las acreditaciones entre 1 y 2 días antes, cuando la lista de visitantes esté actualizada. Lleva algunas tarjetas en blanco para corregir nombres o registrar asistentes de última hora.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.