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Konferenzdinner organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Konferenzdinner verbindet ein dichtes Veranstaltungsprogramm mit einem formal geplanten Abendessen. Damit Anmeldung, Menü, Sitzordnung und Service ineinandergreifen, solltest du früh mit der Gästeliste und dem Veranstaltungsort beginnen. Ernährungswünsche und Allergien müssen vor der Menübestellung geklärt sein, nicht erst beim Eintreffen der Gäste. Plane außerdem Zeit für einen Ortstermin, die Ausgabe der Namensschilder und die Abstimmung mit Catering und Personal ein. Die Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Vorbereitung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Gästeliste zusammenstellen

    2 Personen

  • Ort und Datum bestätigen

  • Einladungen erstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Anmeldungen bestätigen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Allergien prüfen

  • Menü und Wein auswählen

    2 Personen

  • Catering reservieren

  • Ortstermin durchführen

    2 Personen

  • Tischordnung erstellen

  • Sitzplätze zuweisen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Speisekarten entwerfen

  • Menükarten drucken

  • Lieferanten bestätigen

  • Personaleinsatzplan erstellen

  • Drehbuch ausdrucken

  • Namenskarten sortieren

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Frische Produkte abholen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Spezielle Diätmahlzeiten beschriften

    2 Personen

  • Ort überprüfen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Tischwäsche anbringen

    3 Personen

  • Geschirr bereitstellen

    3 Personen

  • Besteck auslegen

    2 Personen

  • Gläser bereitstellen

    2 Personen

  • Buffet und Bar einrichten

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Tischdekoration aufstellen

    2 Personen

  • Beleuchtung testen

    2 Personen

  • Musik testen

    2 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Namensschilder auslegen

    2 Personen

  • Mitarbeiter-Briefing

    3 Personen

  • Garderobe vorbereiten

    2 Personen

Event

  • Empfangstisch betreuen

    2 Personen

  • Gäste registrieren

    2 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Begrüßungsgetränk servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Abendessen servieren

    5 Personen

  • Tische abräumen

    4 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Dessert servieren

    4 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Reste kühlen

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Gläser einsammeln

    2 Personen

  • Tische abräumen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    4 Personen

  • Abfall trennen und entsorgen

    3 Personen

  • Küche reinigen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Ort abschließend kontrollieren

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Reste aufräumen

    2 Personen

  • Materialien einlagern

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 70
  • BuffetischeAnz. 3
  • B-StehtischeAnz. 4
  • GarderobenständerAnz. 2
  • HockerAnz. 8
  • AbfallbehälterAnz. 6
  • Registrierungstisch

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 80
  • DesserttellerAnz. 80
  • SuppenschalenAnz. 80
  • KaffeetassenAnz. 70
  • WassergläserAnz. 90
  • WeingläserAnz. 90
  • ChampagnergläserAnz. 80
  • Besteck für das AbendessenAnz. 90
  • ServierlöffelAnz. 12
  • ServierschalenAnz. 16
  • ServierplattenAnz. 12
  • KaraffenAnz. 12

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 8
  • ServiettenringeAnz. 70
  • MenükartenhalterAnz. 10
  • TischnummernAnz. 8
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • StumpenkerzenAnz. 24
  • Willkommensschild
  • Hintergrundtuch

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • WarmhaltebehälterAnz. 6
  • InduktionskochplattenAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • Musikplayer
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • PowerbanksAnz. 4

Küche

  • SchneidebretterAnz. 6
  • KüchenmesserAnz. 6
  • RührschüsselnAnz. 6
  • PfannenAnz. 4
  • MessbecherAnz. 4
  • KüchenzangenAnz. 8
  • OfenhandschuheAnz. 4
  • KüchenthermometerAnz. 2

Reinigung

  • PutzeimerAnz. 4
  • WitzeAnz. 3
  • BesensetsAnz. 2
  • MikrofasertücherAnz. 20
  • GummihandschuheAnz. 8

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 4
  • StehlampenAnz. 4
  • BatteriesätzeAnz. 8

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Gästeliste, Ort und Datum zuerst fest und verschicke die Einladungen so, dass du mindestens 2 bis 3 Wochen für Rückmeldungen und Nachfragen hast. Bestätige Anmeldungen einzeln, damit keine unklaren Plätze oder fehlenden Kontaktdaten bleiben.
  • Erfasse Ernährungswünsche und Allergien in einer eigenen Übersicht. Übergib die finalen Angaben spätestens 7 Tage vor dem Dinner an das Catering und beschrifte spezielle Diätmahlzeiten direkt bei der Ausgabe.
  • Plane Menü und Wein gemeinsam mit dem Catering. Prüfe beim Ortstermin, ob Registrierungstisch, Sitzplätze, Buffetische, Garderobe und Wege für den Service tatsächlich zum vorgesehenen Ablauf passen.
  • Erstelle die Tischordnung erst nach Ablauf der Anmeldefrist und drucke Namensschilder, Tischnummern und Menükarten mindestens 2 Tage vorher. Sortiere die Namenskarten anschließend nach Tisch, damit die Ausgabe vor Ort nicht ins Stocken gerät.
  • Kühle Getränke früh genug und hole frische Produkte erst am Veranstaltungstag ab. Lege Drehbuch, Personaleinsatzplan, Serviergeschirr und beschriftete Sondermahlzeiten vor dem Einlass vollständig bereit; mindestens 60 Minuten Aufbauzeit solltest du einplanen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Konferenzdinner organisieren?
Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit Gästeliste, Termin, Ort und Einladungen. Menü, Catering und Sitzordnung lassen sich anschließend auf Basis der Rückmeldungen verbindlich planen.
Wann muss man die Einladungen für ein Konferenzdinner verschicken?
Verschicke die Einladungen idealerweise 4 bis 6 Wochen vor dem Dinner. Setze eine Rückmeldefrist etwa 2 bis 3 Wochen vor der Veranstaltung, damit Allergien, Sitzplätze und Sondermahlzeiten rechtzeitig feststehen.
Wann erstellt man die Sitzordnung für ein Konferenzdinner?
Erstelle die Sitzordnung nach Ablauf der Anmeldefrist, normalerweise 7 bis 10 Tage vor dem Termin. Drucke Namensschilder und Tischnummern spätestens 2 Tage vorher und halte eine digitale Ersatzliste bereit.
Wie viel Aufbauzeit braucht ein Konferenzdinner?
Plane mindestens 60 Minuten für Tische, Stühle, Tischdecken, Geschirr, Menükarten, Namensschilder und Getränke ein. Bei Anlieferungen durch mehrere Lieferanten oder einem Ort mit weiter Transportstrecke sind 90 bis 120 Minuten realistischer.

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