Organiser un dîner de conférence sans rien oublier

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Fixe une date limite d’inscription au moins 10 jours avant le dîner. Tu auras ainsi le temps de confirmer les participants, les allergies, les régimes spéciaux et les attributions de places.
• Demande les allergies et préférences alimentaires dans le formulaire d’inscription, puis transmets une liste étiquetée au traiteur au plus tard 5 jours avant l’événement. Une assiette spéciale mal identifiée est vite servie à la mauvaise personne.
• Fais une visite du lieu 2 à 3 semaines avant le dîner. Vérifie le nombre de tables et de chaises, l’emplacement de la table d’inscription, le passage du personnel et les prises nécessaires pour les machines à café et les bouilloires.
• Imprime les badges, menus, numéros de table et déroulés 2 à 3 jours avant. Trie les badges par ordre alphabétique et prépare une pile séparée pour les changements de dernière minute.
• Refroidis les boissons la veille et récupère les produits frais le jour même, idéalement 3 à 4 heures avant l’arrivée des invités. Prévois aussi un espace clairement séparé pour les en-cas et les repas destinés aux régimes spéciaux.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un dîner de conférence ?

Envoie-les 4 à 6 semaines avant la date prévue. Fixe une réponse définitive environ 10 jours avant afin de confirmer le traiteur, le plan de table et les besoins alimentaires.

Combien de temps avant faut-il confirmer le traiteur ?

Confirme le traiteur au moins 3 semaines avant le dîner, après avoir vérifié le lieu et le format du repas. Transmets ensuite le nombre final de convives et les régimes spéciaux 5 à 7 jours avant.

Quand préparer le plan de table et les badges ?

Prépare un premier plan de table dès que les inscriptions sont bien avancées, puis finalise-le 3 à 5 jours avant l’événement. Imprime et trie les badges 2 à 3 jours avant, avec quelques badges vierges en réserve.

Que faut-il vérifier le jour du dîner de conférence ?

Trois à quatre heures avant l’accueil, contrôle la disposition des tables et des chaises, les nappes, la vaisselle, les verres, les menus, les boissons refroidies et la signalétique. Garde le déroulé imprimé à portée du responsable et vérifie les repas spéciaux avant le service.