So organisierst du eine Konferenz der Staatsoberhäupter

Bei einer Konferenz der Staatsoberhäupter entscheidet nicht nur das Programm über den Ablauf. Teilnehmerdaten, Passdaten, Besucherausweise, Dolmetscher und Flaggenprotokoll müssen früh zusammenpassen. Plane zuerst die verbindlichen Informationen und Reservierungen, danach Programm, Technik und Bewirtung. Am Veranstaltungstag brauchst du einen klaren Kontrollpunkt für Registrierung, Räume, Sitzordnung und technische Tests.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Teilnehmerliste erstellen
2 Personen
2
Einladungen verschicken
2 Personen
3
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
4
Ernährungswünsche erfassen
5
Passdaten erfassen
2 Personen
6
Besucherausweise vorbereiten
2 Personen
7
Dolmetscherbedarf ermitteln
8
Programm finalisieren
2 Personen
9
Sprecherprofile sammeln
10
Präsentationen sammeln
2 Personen
11
Namensschilder prüfen
2 Personen
12
Tischordnung festlegen
2 Personen
13
Flaggenprotokoll prüfen
14
Reservierungen bestätigen
2 Personen
15
Cateringbestellung aufgeben
2 Personen
16
Technikprüfung planen
17
Routenpläne drucken
18
Ablaufpläne ausdrucken
2 Personen
19
Einkaufen gehen
3 Personen
20
Frische Produkte abholen
2 Personen
21
Location öffnen
2 Personen
22
Räume inspizieren
2 Personen
23
Tische aufstellen
4 Personen
24
Stühle aufstellen
4 Personen
25
Tischwäsche anbringen
3 Personen
26
Fahnen aufstellen
2 Personen
27
Namensschilder aufstellen
2 Personen
28
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
29
Technik anschließen
3 Personen
30
Präsentationen testen
2 Personen
31
Mikrofone testen
2 Personen
32
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
33
Buffet vorbereiten
4 Personen
34
Dinnerbuffet vorbereiten
4 Personen
35
Briefing für das Empfangsteam geben
3 Personen
36
Briefing für das Serviceteam geben
3 Personen

Event

37
Teilnehmende empfangen
4 Personen
38
Badges ausgeben
3 Personen
39
Begrüßungsgetränk servieren
3 Personen
40
Eröffnungsbegleitung
2 Personen
41
Präsentationen unterstützen
2 Personen
42
Protokoll erstellen
2 Personen
43
Getränke nachfüllen
2 Personen
44
Kaffeepause servieren
4 Personen
45
Technik in der Pause überprüfen
46
Podiumsdiskussion moderieren
2 Personen
47
Tische für das Dinner eindecken
4 Personen
48
Abendbuffet eröffnen
3 Personen
49
Abendessen servieren
5 Personen
50
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
51
Geschirr abräumen
4 Personen
52
Schlussdeklaration begleiten
2 Personen
53
Start begleiten
4 Personen
54
Zurückgebliebene Sachen einsammeln
2 Personen

Nachbereitung

55
Buffet abbauen
4 Personen
56
Geschirr abwaschen
3 Personen
57
Abfall trennen
2 Personen
58
Räume reinigen
4 Personen
59
Technik ausschalten
2 Personen
60
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
61
Dekoration entfernen
2 Personen
62
Materialien zählen
2 Personen
63
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
64
Fundgegenstände registrieren
65
Protokoll verteilen
2 Personen
66
Teilnehmer verabschieden
2 Personen
67
Dokumente archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KonferenztischeAnz. 6
StühleAnz. 36
Registrierungstisch
BuffetischeAnz. 4
Rednertisch
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 40
DesserttellerAnz. 40
KaffeetassenAnz. 40
WassergläserAnz. 50
WeingläserAnz. 40
BestecksetsAnz. 40
ServierbesteckAnz. 12
KaffeelöffelAnz. 40

Ausstattung

LaptopAnz. 2
Projektor
Projektionsleinwand
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 2
Audiomischpult
LautsprecherAnz. 2
HDMI-KabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
PowerbanksAnz. 4

Büro

NamensschildhalterAnz. 36
NamensschilderAnz. 40
KonferenzmappenAnz. 36
NotizblöckeAnz. 40
KugelschreiberAnz. 50
ProgrammhefteAnz. 40
TischnummernAnz. 6
DruckpapierAnz. 2
StiftehalterAnz. 6

Dekoration

LänderflaggenAnz. 12
FahnenständerAnz. 6
TischläuferAnz. 6
BlumenarrangementsAnz. 6
MenükartenhalterAnz. 6

Küche

WarmhaltebehälterAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
Servierplatten mit DeckelAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und ServiermesserAnz. 6
KüchenzangenAnz. 8
MessbecherAnz. 2

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
BesensetsAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6

Beleuchtung

StehlampenAnz. 4
BatterielaternenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege die Teilnehmerliste mindestens 6 Wochen vorher an und erfasse neben Zu- und Absagen auch Ernährungswünsche, Passdaten und den Dolmetscherbedarf. So bleiben Besucherausweise und Sitzordnung nicht bis kurz vor Beginn offen.
Finalisiere das Programm spätestens 14 Tage vor der Konferenz. Fordere Sprecherprofile und Präsentationen gleichzeitig an und speichere alles in einer einheitlichen Version, damit am Technikplatz keine veralteten Dateien liegen.
Prüfe das Flaggenprotokoll und die Tischordnung mindestens 7 Tage vorher mit einer zweiten Person. Gerade bei mehreren Staatsdelegationen führen kleine Reihenfolge- oder Platzierungsfehler am Veranstaltungstag zu Verzögerungen.
Plane die Technikprüfung am Vortag und teste Laptop, Projektor, Leinwand, Mikrofone, Mischpult, Lautsprecher sowie alle HDMI- und Verlängerungskabel. Lege Powerbanks und ein Ersatzkabel direkt am Registrierungstisch bereit.
Öffne die Location mindestens 3 Stunden vor dem ersten Termin. Inspiziere zuerst Registrierung, Konferenz- und Cateringbereich, stelle danach Tische, Stühle und Tischwäsche auf und kontrolliere anschließend Namensschilder, Konferenzmappen und Schreibmaterial.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Konferenz der Staatsoberhäupter planen?: Beginne mindestens 8 Wochen vorher mit Teilnehmerliste, Einladungen und Reservierungen. Für Passdaten, Besucherausweise, Dolmetscher und Sicherheitsabstimmungen solltest du spätestens 6 Wochen vor dem Termin verbindliche Informationen haben.
Wann sollte das Programm einer Staatskonferenz feststehen?: Finalisiere das Programm spätestens 14 Tage vor Beginn. Sprecherprofile und Präsentationen sollten zu diesem Zeitpunkt ebenfalls vorliegen, damit Sitzordnung, Ablaufpläne und Technik darauf abgestimmt werden können.
Wie viel Zeit braucht der Technikcheck vor einer Konferenz?: Plane einen vollständigen Test am Vortag und eine kurze Kontrolle mindestens 2 Stunden vor Beginn ein. Prüfe jedes Mikrofon, die Projektion, den Ton, die Präsentationsdateien und die Stromversorgung einzeln.
Wann sollte man die Räume für die Konferenz vorbereiten?: Öffne die Location mindestens 3 Stunden vor dem ersten Programmpunkt. Rechne für Rauminspektion, Möblierung, Tischwäsche, Registrierung, Namensschilder und die abschließende Protokollkontrolle mindestens 90 Minuten ein.

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