Klimapicknick organisieren: Schritt für Schritt
Bei einem Klimapicknick entscheidet nicht nur das Essen über den Ablauf. Du brauchst früh einen geeigneten Ort, ein klares Programm und einen Plan für Anmeldung, Helfer und Wetter. Beginne mit Datum und Gelände, kläre Genehmigungen sowie Reservierungen und veröffentliche danach Programm und Anmeldeformular. In den letzten Tagen geht es vor allem um Ernährungswünsche, Kühlung, Mehrweggeschirr, Aktivitäten und eine verständliche Anreiseinformation.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Ort überprüfen
2 Personen
- 3
Erforderliche Genehmigung beantragen
- 4
Reservierungen vornehmen
- 5
Lieferanten festlegen
2 Personen
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Anmeldeformular öffnen
- 8
Programm online veröffentlichen
- 9
Anmeldungen bearbeiten
- 10
Ernährungswünsche erfassen
- 11
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 12
Aktivitätsmaterial kontrollieren
2 Personen
- 13
Menü zusammenstellen
2 Personen
- 14
Einkaufsliste erstellen
2 Personen
- 15
Wettervorhersage prüfen
- 16
Wetterszenario kommunizieren
- 17
Anmeldungen bestätigen
- 18
Diätwünsche weitergeben
- 19
Wiederverwendbares Geschirr kontrollieren
2 Personen
- 20
Kühlboxen reinigen
2 Personen
- 21
Tischwäsche waschen
- 22
Aktivitäten vorbereiten
3 Personen
- 23
Routen- und Parkinformationen teilen
- 24
Einkaufen gehen
3 Personen
- 25
Gemüse waschen
3 Personen
- 26
Salate vorbereiten
4 Personen
- 27
Brot und Belag bereitstellen
3 Personen
- 28
Desserts vorbereiten
3 Personen
- 29
Getränke kühlen
2 Personen
- 30
Material zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
- 31
Location inspizieren
2 Personen
- 32
Tische aufstellen
4 Personen
- 33
Stühle und Decken auslegen
4 Personen
- 34
Partyzelte aufbauen
4 Personen
- 35
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 36
Informationsschilder aufstellen
2 Personen
- 37
Abfallstationen einrichten
2 Personen
- 38
Essensbuffet aufbauen
4 Personen
- 39
Getränkebuffet aufbauen
3 Personen
- 40
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
- 41
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 42
Strom und Beleuchtung testen
2 Personen
- 43
Empfangsteam briefen
3 Personen
Event
- 44
Besucher empfangen
3 Personen
- 45
Programm vorstellen
- 46
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
- 47
Klimaspiel begleiten
2 Personen
- 48
Lokale Produkte erläutern
- 49
Snacks servieren
3 Personen
- 50
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 51
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 52
Workshop zum Upcycling leiten
2 Personen
- 53
Buffet eröffnen
2 Personen
- 54
Buffet auffüllen
3 Personen
- 55
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
- 56
Musikprogramm starten
- 57
Lichter einschalten
- 58
Dessert servieren
3 Personen
- 59
Abfallströme überprüfen
2 Personen
- 60
Letzte Runde ankündigen
- 61
Besucher verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 62
Essen gekühlt aufbewahren
3 Personen
- 63
Geschirr sammeln
4 Personen
- 64
Abfall trennen
4 Personen
- 65
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
- 66
Partyzelte abbauen
4 Personen
- 67
Beleuchtung ausschalten
2 Personen
- 68
Location reinigen
5 Personen
- 69
Fundsachen sammeln
2 Personen
- 70
Material zurückbringen
3 Personen
- 71
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 72
Kühlboxen reinigen
2 Personen
- 73
Tischwäsche waschen
- 74
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
- 75
Abfall entsorgen
2 Personen
- 76
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 77
Dankesnachricht versenden
- 78
Fotos mit Einwilligung teilen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 2
- TischeAnz. 8
- KlappstühleAnz. 70
- PicknickdeckenAnz. 15
- BuffetischeAnz. 3
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- Mehrweg-TellerAnz. 80
- Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 80
- Wiederverwendbare BecherAnz. 120
- Wiederverwendbare WeingläserAnz. 50
- Wiederverwendbares BesteckAnz. 100
- ServierschalenAnz. 16
- ServierzangenAnz. 10
- ServierlöffelAnz. 8
- KaffeekannenAnz. 4
- TeekannenAnz. 3
Küche
- SchneidebretterAnz. 6
- KüchenmesserAnz. 6
- RührschüsselnAnz. 6
- MessbecherAnz. 3
- TablettsAnz. 6
- KüchenarmaturenAnz. 2
- AluminiumfolieAnz. 3
- FrischhaltedosenAnz. 20
Ausstattung
- KühlboxenAnz. 6
- KühlelementeAnz. 30
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- Akku-LautsprecherAnz. 2
- PowerbanksAnz. 4
- Mikrofon
- Mikrofonständer
- AbfallbehälterAnz. 6
- MülltrennschilderAnz. 6
- ParkschilderAnz. 4
- WegweiserAnz. 10
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 6
- LED-LaternenAnz. 8
Dekoration
- Baumwoll-WimpelkettenAnz. 6
- KreidetafelnAnz. 6
- TischläuferAnz. 8
- Glas-EinmachgläserAnz. 12
- BlumenvasenAnz. 8
Aktivitäten
- Kreislauf-KartenspieleAnz. 6
- QuizkartenAnz. 80
- BuntstifteAnz. 24
- SkizzenbücherAnz. 12
- Wiederverwendbare NamensschilderAnz. 80
- Seil für SpieleAnz. 2
- PflanztöpfeAnz. 20
- GartenhandschuheAnz. 20
- Kompostierbare AnzuchtschalenAnz. 40
- Bio-SaatgutAnz. 20
Reinigung
- BesenAnz. 2
- Kehrblech und HandfegerAnz. 2
- EimerAnz. 4
- Wiederverwendbare ReinigungstücherAnz. 20
- ArbeitshandschuheAnz. 12
Sicherheit
- Erste-Hilfe-Koffer
- TaschenlampenAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Prüfe den Ort mindestens 6 Wochen vorher: Kläre, ob Partyzelte, Tische, Klappstühle und Picknickdecken dort aufgestellt werden dürfen und ob eine Genehmigung nötig ist. Teile außerdem Park- und Routeninformationen spätestens 7 Tage vor dem Termin.
- Öffne die Anmeldung nach der Orts- und Programmplanung und setze einen festen Anmeldeschluss, etwa 10 Tage vor dem Picknick. So kannst du Ernährungswünsche an Lieferanten und Helfer weitergeben, statt am Veranstaltungstag nachzufragen.
- Plane die Ausgabe für ungefähr 20 bis 30 Personen pro Buffetisch und stelle pro Person mindestens einen Mehrweg-Teller, einen Becher und ein Besteck bereit. Kontrolliere zusätzlich Servierschalen, Servierzangen und Servierlöffel, weil diese beim Packen häufig fehlen.
- Bereite Kühlung und Getränke am Vortag vor: Reinige die Kühlboxen, friere die Kühlelemente vollständig durch und stelle Kaffee- sowie Teekannen bereit. Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und kommuniziere, ob Leitungswasser vor Ort verfügbar ist.
- Lege spätestens 48 Stunden vorher ein Wetterszenario fest und schicke es allen Angemeldeten. Bei Regen müssen Partyzelte, trockene Sitzplätze, ein sicherer Standort für Akku-Lautsprecher sowie Powerbanks und ein verschiebbarer Ablauf bereits geklärt sein.
Häufige Fragen
- Wie früh muss ich ein Klimapicknick anmelden?
- Beginne 6 bis 8 Wochen vorher mit der Ortsprüfung und möglichen Genehmigungen. Verschicke die Einladungen idealerweise 4 bis 6 Wochen vor dem Termin und schließe die Anmeldung etwa 10 Tage vorher.
- Wie viele Getränke brauche ich für ein Klimapicknick?
- Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person. Für einen dreistündigen Termin solltest du zusätzlich Nachschub einplanen und die Kühlboxen spätestens am Vortag mit Kühlelementen vorbereiten.
- Wann sollte ich Ernährungswünsche abfragen?
- Frage sie direkt im Anmeldeformular ab und schließe die Erfassung 10 bis 14 Tage vor dem Picknick. Gib die Angaben spätestens 7 Tage vorher an Küche oder Lieferanten weiter, damit das Menü angepasst werden kann.
- Was mache ich bei Regen beim Klimapicknick?
- Lege 48 Stunden vorher anhand der Wettervorhersage fest, ob das Picknick stattfindet, verkürzt wird oder an einen geschützten Ort wechselt. Informiere alle Angemeldeten spätestens am Vorabend und nenne dabei Treffpunkt, Uhrzeit und neue Ausrüstungsvorgaben.
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