Zo organiseer je een klimaatpicknick
Een klimaatpicknick vraagt meer voorbereiding dan alleen eten meenemen. Begin met datum, programma en locatie, controleer daarna toestemming, voorzieningen en reserveringen. Open vervolgens de aanmelding, verzamel dieetwensen en deel duidelijke route- en parkeerinformatie. Plan het menu en de boodschappen zo dat je herbruikbaar servies, koelboxen en afvalbeperking praktisch kunt uitvoeren. Regel uiterlijk enkele dagen vooraf een concreet weerscenario, zodat deelnemers weten wat er gebeurt bij regen of hitte.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en programma vastleggen
2 personen
- 2
Locatie controleren
2 personen
- 3
Benodigde toestemming aanvragen
- 4
Reserveringen maken
- 5
Leveranciers vastleggen
2 personen
- 6
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 7
Aanmeldformulier openen
- 8
Programma online publiceren
- 9
Aanmeldingen verwerken
- 10
Dieetwensen verzamelen
- 11
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 12
Activiteitenmateriaal controleren
2 personen
- 13
Menu samenstellen
2 personen
- 14
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
- 15
Weersvoorspelling controleren
- 16
Weerscenario communiceren
- 17
Aanmeldingen bevestigen
- 18
Dieetwensen doorgeven
- 19
Herbruikbaar servies controleren
2 personen
- 20
Koelboxen schoonmaken
2 personen
- 21
Tafellinnen wassen
- 22
Activiteiten voorbereiden
3 personen
- 23
Route en parkeerinformatie delen
- 24
Boodschappen doen
3 personen
- 25
Groenten wassen
3 personen
- 26
Salades voorbereiden
4 personen
- 27
Brood en beleg klaarzetten
3 personen
- 28
Desserts voorbereiden
3 personen
- 29
Dranken koelen
2 personen
- 30
Materiaal naar locatie brengen
4 personen
- 31
Locatie inspecteren
2 personen
- 32
Tafels opstellen
4 personen
- 33
Stoelen en kleedjes plaatsen
4 personen
- 34
Partytenten opbouwen
4 personen
- 35
Decoratie ophangen
3 personen
- 36
Informatieborden plaatsen
2 personen
- 37
Afvalpunten inrichten
2 personen
- 38
Eetbuffet opbouwen
4 personen
- 39
Drankenbuffet opbouwen
3 personen
- 40
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
- 41
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
- 42
Stroom en verlichting testen
2 personen
- 43
Ontvangstteam briefen
3 personen
Event
- 44
Bezoekers ontvangen
3 personen
- 45
Programma toelichten
- 46
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
- 47
Klimaatspel begeleiden
2 personen
- 48
Lokale producten toelichten
- 49
Hapjes serveren
3 personen
- 50
Dranken bijvullen
2 personen
- 51
Koffie en thee serveren
2 personen
- 52
Workshop hergebruik begeleiden
2 personen
- 53
Buffet openen
2 personen
- 54
Buffet aanvullen
3 personen
- 55
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
- 56
Muziekprogramma starten
- 57
Lichtjes inschakelen
- 58
Dessert serveren
3 personen
- 59
Afvalstromen controleren
2 personen
- 60
Laatste ronde aankondigen
- 61
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
Nazorg
- 62
Eten gekoeld opbergen
3 personen
- 63
Servies verzamelen
4 personen
- 64
Afval scheiden
4 personen
- 65
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
- 66
Partytenten afbreken
4 personen
- 67
Verlichting uitschakelen
2 personen
- 68
Locatie schoonmaken
5 personen
- 69
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
- 70
Materiaal terugbrengen
3 personen
- 71
Servies afwassen
3 personen
- 72
Koelboxen reinigen
2 personen
- 73
Tafellinnen wassen
- 74
Overgebleven voedsel verdelen
2 personen
- 75
Afval afvoeren
2 personen
- 76
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 77
Bedankbericht versturen
- 78
Foto’s met toestemming delen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Tafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 70
- Picknickkleedjesaantal 15
- Buffettafelsaantal 3
- Kledingrekkenaantal 2
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 80
- Herbruikbare kommenaantal 80
- Herbruikbare bekersaantal 120
- Herbruikbare wijnglazenaantal 50
- Herbruikbaar bestekaantal 100
- Serveerschalenaantal 16
- Serveertangenaantal 10
- Opscheplepelsaantal 8
- Koffiekannenaantal 4
- Theepottenaantal 3
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Koks messenaantal 6
- Mengkommenaantal 6
- Maatbekersaantal 3
- Dienbladenaantal 6
- Keukenkranenaantal 2
- Aluminiumfolieaantal 3
- Vershoudbakkenaantal 20
Apparatuur
- Koelboxenaantal 6
- Koelelementenaantal 30
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Accuspeakersaantal 2
- Powerbanksaantal 4
- Microfoon
- Microfoonstandaard
Verlichting
- Led lichtslingersaantal 6
- Led lantaarnsaantal 8
Decoratie
- Katoenen vlaggenlijnenaantal 6
- Krijtbordenaantal 6
- Tafellopersaantal 8
- Glazen weckpottenaantal 12
- Bloemenvazenaantal 8
Activiteiten
- Kringloopkaartspellenaantal 6
- Quizkaartenaantal 80
- Kleurpotlodenaantal 24
- Schetsboekenaantal 12
- Herbruikbare naamkaartjesaantal 80
- Touw voor spellenaantal 2
- Plantenpottenaantal 20
- Tuinhandschoenenaantal 20
- Composteerbare zaaibakjesaantal 40
- Biologisch zaadaantal 20
Inrichting
- Afvalbakkenaantal 6
- Afvalscheidingsbordenaantal 6
- Parkeerbordenaantal 4
- Routepijlenaantal 10
Schoonmaak
- Bezemaantal 2
- Blik en vegeraantal 2
- Emmersaantal 4
- Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 20
- Werkhandschoenenaantal 12
Veiligheid
- EHBO-koffer
- Zaklampenaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de locatie en het programma eerst vast. Controleer daarna direct of toestemming nodig is en of tafels, stoelen, partytenten en buffettafels gereserveerd moeten worden; wachten tot de week zelf beperkt je opties.
- Open de aanmelding zodra datum, locatie en programma duidelijk zijn. Vraag meteen naar dieetwensen en sluit de inschrijving uiterlijk 5 dagen vooraf, zodat je hoeveelheden en boodschappen kunt bepalen.
- Maak het menu pas nadat je het aantal deelnemers kent. Reken per persoon op een bord, kom, beker en bestek en plan extra serveerschalen, tangen en opscheplepels voor het buffet.
- Controleer 2 dagen vooraf de weersvoorspelling en communiceer dan het regen- of hitteplan. Vermeld ook route, parkeren en wat deelnemers zelf moeten meenemen, zodat vragen op de dag zelf beperkt blijven.
- Was groenten vooraf en bewaar gesneden ingrediënten in vershoudbakken. Maak koelboxen schoon, vries voldoende koelelementen in en test koffiezetapparaten, waterkokers, accuspeakers en powerbanks vóór vertrek.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een klimaatpicknick organiseren?
- Begin minimaal 4 weken vooraf met datum, programma, locatie en eventuele toestemming. Open de aanmelding zodra die basis vaststaat en sluit haar ongeveer 5 dagen voor de picknick.
- Wanneer moet ik toestemming aanvragen voor een klimaatpicknick?
- Controleer de regels direct nadat je de locatie hebt gekozen, dus bij voorkeur 4 weken vooraf. Vraag toestemming aan voordat je uitnodigingen verstuurt of leveranciers en materialen definitief vastlegt.
- Hoeveel eten en drinken heb ik nodig voor een klimaatpicknick?
- Bepaal de hoeveelheden op basis van het definitieve aantal aanmeldingen en de dieetwensen, uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf. Voor drinken kun je voor het eerste uur rekenen op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur.
- Wanneer moet ik het weerplan voor een klimaatpicknick delen?
- Controleer de voorspelling 2 dagen vooraf en stuur het scenario uiterlijk 24 uur voor aanvang. Geef aan of de picknick doorgaat, verplaatst wordt of welke partytenten en andere voorzieningen worden gebruikt bij regen.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!