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Kleidertauschmarkt organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Kleidertauschmarkt braucht mehr Vorbereitung als nur Kleider und Tische. Du musst Anmeldungen steuern, Tauschregeln rechtzeitig verschicken und den Raum so aufbauen, dass Ausgabe, Umkleiden und Rückgabe funktionieren. Plane außerdem Helfer für Empfang und Sortierung ein. Diese Checkliste führt dich von der Ankündigung bis zum letzten Aufbau-Schritt und zeigt, was häufig zu spät organisiert wird.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Veranstaltung ankündigen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Teilnahmebedingungen verschicken

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Zugang zur Location bestätigen

  • Tische und Stühle reservieren

  • Freiwillige einteilen

  • Kleidungsvorgaben prüfen

    2 Personen

  • Teilnehmerliste aktualisieren

  • Anweisungen erneut versenden

  • Schilder und Etiketten vorbereiten

    2 Personen

  • Kleiderständer kontrollieren

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Kleidungsausgabe vorbereiten

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Kleiderständer aufstellen

    3 Personen

  • Umkleidekabinen einrichten

    2 Personen

  • Kleidungsarten auslegen

    3 Personen

  • Empfangstheke einrichten

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

Event

  • Anmeldeschalter besetzen

    2 Personen

  • Kleidung annehmen und prüfen

    3 Personen

  • Kleidung sortieren und aufhängen

    4 Personen

  • Tauschregeln erklären

    2 Personen

  • Umkleiden betreuen

    2 Personen

  • Kleiderständer auffüllen

    2 Personen

  • Getränke und Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Mülleimer leeren

  • Übrig gebliebene Kleidung sammeln

    3 Personen

Nachbereitung

  • Kleiderständer abbauen

    3 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    4 Personen

  • Geschirr und Materialien reinigen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Müll entsorgen

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Kleidung spenden

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Materialien trocken lagern

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 8
  • StühleAnz. 12
  • KleiderständerAnz. 8
  • Hocker für UmkleidenAnz. 4
  • KleiderbügelAnz. 180
  • AnkleidespiegelAnz. 3
  • ParaventsAnz. 4

Ausstattung

  • KleiderdampferAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 3
  • KleiderwaagenAnz. 2

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 50
  • TellerAnz. 60
  • BestecksetsAnz. 60

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • ServiertablettsAnz. 4
  • SnackschalenAnz. 8
  • ScherenAnz. 6
  • KlebebandhalterAnz. 4

Dekoration

  • WegweiserAnz. 10
  • KategoriekartenAnz. 12
  • Schilder mit TauschregelnAnz. 4
  • TischdeckenAnz. 8
  • NamensaufkleberAnz. 120
  • ArmbänderAnz. 120

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 6
  • LichterkettenAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • EimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • BesensetsAnz. 2
  • PutzlappenAnz. 12
  • HanddesinfektionsspenderAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Öffne das Anmeldeformular früh genug, damit du die Teilnehmerzahl mindestens eine Woche vor dem Termin kennst. So kannst du Tische, Stühle, Kleiderständer und Helfer passend einteilen.
  • Verschicke Teilnahmebedingungen und Kleidervorgaben nicht erst am Veranstaltungstag. Sende die Hinweise erneut 2 bis 3 Tage vorher, damit ungeeignete oder verschmutzte Kleidung möglichst gar nicht mitgebracht wird.
  • Plane getrennte Bereiche für Empfang, Kleidungsarten und Umkleiden. Für die Kabinen brauchst du neben Paravents auch Spiegel und Hocker; prüfe Kleiderständer, Bügel und Verlängerungskabel vor dem Aufbau.
  • Beschrifte Kategorien und Tauschregeln vor dem Öffnen des Raums. Wegweiser, Namensaufkleber und Armbänder sollten bereits vorbereitet sein, damit die ersten Teilnehmer nicht am Empfang warten müssen.
  • Stelle Getränke und Kaffee erst nach dem Aufbau bereit, aber kühle Wasser und andere Getränke rechtzeitig vor. Für Kaffee und Tee brauchst du Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Thermoskannen sowie genügend wiederverwendbare Becher und Tassen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Kleidertauschmarkt organisieren?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit der Ankündigung und dem Anmeldeformular. Eine Woche vor dem Termin solltest du Teilnehmerzahl, Raumzugang, Mobiliar und Helfereinteilung festziehen.
Wie viele Helfer braucht ein Kleidertauschmarkt?
Für einen kleinen Markt solltest du mindestens 4 bis 6 Helfer einplanen: zwei am Anmeldeschalter und weitere für Aufbau, Sortierung und Ausgabe. Bei mehr als 50 Teilnehmern brauchst du zusätzliche Unterstützung für Umkleiden und Nachsortierung.
Wann sollte man die Tauschregeln verschicken?
Schicke die Teilnahmebedingungen direkt nach der Anmeldung und wiederhole die wichtigsten Anweisungen 2 bis 3 Tage vor dem Markt. So bleiben Kleidervorgaben, Ablauf und mitzubringende Kleidung präsent.
Was muss am Tag des Kleidertauschmarkts zuerst aufgebaut werden?
Öffne die Location zuerst, stelle dann Tische, Stühle und Kleiderständer auf und richte anschließend Umkleiden, Kategorien und Empfang ein. Rechne für den Aufbau mindestens 60 bis 90 Minuten ein, bevor die Anmeldung beginnt.

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