Bourse d’échange de vêtements : la checklist d’organisation

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Ouvrez les inscriptions au moins 3 semaines avant l’événement et envoyez les conditions de participation dès qu’une personne s’inscrit. Demandez aussi ses besoins alimentaires à ce moment-là, plutôt que de courir après les réponses la dernière semaine.
• Réservez les tables, les chaises et les portants en fonction du nombre attendu, puis gardez une marge d’environ 10 %. Sans portants, cintres et étiquettes de catégories, le tri devient vite illisible dès les 30 premières minutes.
• Prévoyez un vrai espace d’essayage avec miroirs, tabourets et paravents. Installez-le avant l’ouverture et vérifiez que les rallonges, multiprises et défroisseurs vapeur ne créent pas de passage dangereux.
• Préparez l’accueil avec la liste actualisée des participants, des étiquettes nominatives, des bracelets et les panneaux rappelant les règles d’échange. Placez les panneaux directionnels à l’entrée et près des vestiaires, pas seulement derrière le comptoir.
• Mettez les boissons au frais avant l’arrivée du public et préparez café, thé et eau dans des thermos. Comptez environ 2 gobelets réutilisables par participant pour éviter une rupture pendant le rangement et les échanges.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour une bourse d’échange de vêtements ?

Ouvrez le formulaire environ 3 semaines avant la date prévue. Renvoyez les instructions et les règles d’échange 5 à 7 jours avant, après avoir traité les inscriptions.

Combien de bénévoles faut-il pour une bourse d’échange de vêtements ?

Prévoyez au minimum 1 bénévole pour 10 participants attendus, avec au moins une personne à l’accueil en continu. Pour 40 participants, quatre bénévoles permettent de gérer l’accueil, le tri, les cabines et le rangement.

Combien de portants et de cintres prévoir ?

Prévoyez environ 1 portant pour 10 à 12 participants et 5 à 8 cintres par participant si les vêtements sont suspendus. Pour 40 participants, cela représente généralement 4 portants et 200 à 320 cintres.

Combien de temps faut-il pour installer une bourse d’échange de vêtements ?

Bloquez au moins 2 heures avant l’ouverture avec les bénévoles. Comptez environ 30 minutes pour les tables et les chaises, 30 minutes pour les portants et les catégories, puis 30 à 60 minutes pour l’accueil, les vestiaires et les boissons.