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Klaverjas-Abend organisieren: die vollständige Checkliste

Ein gelungener Klaverjas-Abend steht und fällt mit einem reibungslosen Ablauf. Plane den Saal, die Tischordnung und die Anmeldung frühzeitig, damit am Spieltag keine Fragen offenbleiben. Prüfe Kartenspiele, Wertungsblöcke, Tischuhren und Kugelschreiber nicht erst kurz vor Beginn. Getränke, Kaffee und Snacks brauchen ebenfalls Vorlauf, besonders wenn du Kühlboxen füllen und alles im Saal bereitstellen musst. Diese Checkliste führt dich von der ersten Reservierung bis zum Empfang der Teilnehmenden.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Saal reservieren

  • Spielaufbau festlegen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerliste aktualisieren

  • Preise bestellen

  • Spielmaterial kontrollieren

    2 Personen

  • Getränkevorräte inventarisieren

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Preise abholen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Kaffeevorrat bereitstellen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Tischnummern aufstellen

    2 Personen

  • Spielmaterial auslegen

    3 Personen

  • Buffet vorbereiten

    3 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Saal und Toiletten kontrollieren

    2 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Spielregeln erläutern

  • Tischordnung bekanntgeben

  • Erste Spielrunde betreuen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Zweite Spielrunde betreuen

    2 Personen

  • Abendessen servieren

    4 Personen

  • Ergebnisse sammeln

    2 Personen

  • Dritte Spielrunde betreuen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Endstände berechnen

    2 Personen

  • Letzte Spielrunde begleiten

    2 Personen

  • Preise überreichen

    2 Personen

  • Teilnehmende verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Spielmaterial sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Restbestand einlagern

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Saal übergeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 40
  • Registrierungstisch
  • BuffetischeAnz. 2
  • KleiderständerAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 4

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 50
  • GläserAnz. 50
  • TellerAnz. 50
  • BestecksetsAnz. 50
  • TeelöffelAnz. 50
  • SchälchenAnz. 12
  • ServiertablettsAnz. 6

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 2
  • FlaschenöffnerAnz. 3

Spielmaterial

  • KartenspieleAnz. 12
  • WertungsblöckeAnz. 12
  • KugelschreiberAnz. 30
  • TaschenrechnerAnz. 4
  • TischuhrenAnz. 8
  • PreiseAnz. 4

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 8
  • TischnummernAnz. 8
  • Willkommensschild
  • Runde TellerAnz. 4

Ausstattung

  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3

Reinigung

  • SpülbeckenAnz. 2
  • SpülbürstenAnz. 3
  • EimerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • Besen und KehrblechAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere den Saal möglichst mehrere Wochen vorher und lege dabei fest, wie viele Tische benötigt werden. Für jede Spielrunde sollten Tisch- und Sitzordnung eindeutig sein.
  • Verschicke die Einladungen spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin. Erfasse Anmeldungen, Ernährungswünsche und die aktuelle Teilnehmerzahl in einer einzigen Liste.
  • Kontrolliere das Spielmaterial mindestens 3 Tage vorher. Plane pro Tisch ein Kartenspiel, einen Wertungsblock, mehrere Kugelschreiber, eine Tischuhr und einen Taschenrechner ein.
  • Stelle Getränke am Veranstaltungstag rechtzeitig kalt und rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person. Kaffee, Tassen, Gläser, Teller und Besteck werden häufig erst beim Buffetaufbau bemerkt.
  • Baue Registrierungstisch, Tischnummern und Spielmaterial mindestens 60 Minuten vor Beginn auf. Kontrolliere danach Saal und Toiletten, bevor die ersten Teilnehmenden eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Klaverjas-Abend organisieren?
Beginne idealerweise 3 bis 4 Wochen vorher mit der Saalreservierung und den Einladungen. Die Teilnehmerliste und Ernährungswünsche solltest du spätestens 3 Tage vor dem Abend aktualisieren.
Wie viele Tische braucht man für einen Klaverjas-Abend?
Plane einen Spieltisch pro Klaverjas-Tisch und ergänze mindestens einen Registrierungstisch sowie ausreichend Platz für Buffet und Getränke. Die genaue Anzahl richtet sich nach der Teilnehmerzahl und der festgelegten Spielordnung.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Klaverjas-Abend?
Rechne mit mindestens 60 Minuten für Tische, Stühle, Tischnummern, Registrierung, Spielmaterial und Buffet. Bei vielen Tischen oder einem ungewohnten Saal sind 90 Minuten sicherer.
Wie viele Getränke braucht man für einen Klaverjas-Abend?
Für die erste Stunde kannst du mit 2 bis 3 Getränken pro Person rechnen und danach den Vorrat nach der geplanten Dauer ergänzen. Getränke sollten am Veranstaltungstag frühzeitig kalt gestellt werden.

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