Eine Kinderwoche Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Kinderwoche entscheidet nicht nur das Programm über den Ablauf. Du brauchst früh eine Teilnehmergrenze, verlässliche Notfallkontakte und Einverständniserklärungen, bevor du Gruppen und Aktivitäten einteilst. Plane außerdem Verpflegung, Materialtransport und den Aufbau so, dass am ersten Tag niemand gleichzeitig Kinder empfängt und die Küche einrichtet. Die folgende Reihenfolge hilft dir, typische Engpässe rechtzeitig zu vermeiden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Teilnehmerlimit festlegen
2 Personen
3
Einladungen verschicken
2 Personen
4
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
5
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
6
Notfallkontakte überprüfen
2 Personen
7
Einverständniserklärungen einsammeln
2 Personen
8
Reservierungen vornehmen
9
Aktivitätenplan ausarbeiten
3 Personen
10
Gruppen einteilen
2 Personen
11
Spielmaterial kontrollieren
2 Personen
12
Einkaufsliste abschließen
2 Personen
13
Einkaufen gehen
3 Personen
14
Vorrat an haltbaren Lebensmitteln lagern
2 Personen
15
Kühlprodukte einkaufen
2 Personen
16
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
17
Location und Toiletten kontrollieren
2 Personen
18
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
19
Partyzelte aufbauen
4 Personen
20
Dekoration aufhängen
3 Personen
21
Spielstationen einrichten
4 Personen
22
Küche und Ausgabestelle einrichten
3 Personen
23
Anwesenheitslisten ausdrucken

Event

24
Empfangstisch bereitstellen
2 Personen
25
Teilnehmer registrieren
3 Personen
26
Armbänder verteilen
2 Personen
27
Hausregeln erklären
2 Personen
28
Kennenlernspiele anleiten
4 Personen
29
Nachmittagsgetränke servieren
3 Personen
30
Getränke nachfüllen
2 Personen
31
Abendessen servieren
5 Personen
32
Abendspiel begleiten
4 Personen
33
Kinder nach Hause begleiten
4 Personen
34
Frühstück vorbereiten
4 Personen
35
Frühstück servieren
5 Personen
36
Kreative Aktivität begleiten
5 Personen
37
Mittagessen vorbereiten
4 Personen
38
Mittagessen servieren
5 Personen
39
Schnitzeljagd begleiten
6 Personen
40
Obst und Getränke ausgeben
3 Personen
41
Sportturnier betreuen
5 Personen
42
Warme Mahlzeit servieren
5 Personen
43
Lagerfeuerabend begleiten
5 Personen
44
Frühstück vorbereiten
4 Personen
45
Frühstück servieren
5 Personen
46
Wasserspiele betreuen
6 Personen
47
Mittagessen servieren
5 Personen
48
Handarbeitsaktivität begleiten
5 Personen
49
Zwischenmahlzeiten verteilen
3 Personen
50
Teamspiele betreuen
6 Personen
51
Warme Mahlzeit servieren
5 Personen
52
Filmabend betreuen
4 Personen
53
Frühstück vorbereiten
4 Personen
54
Frühstück servieren
5 Personen
55
Naturauftrag begleiten
6 Personen
56
Mittagessen servieren
5 Personen
57
Bauaktivität begleiten
5 Personen
58
Getränke nachfüllen
2 Personen
59
Musikspiel begleiten
4 Personen
60
Warme Mahlzeit servieren
5 Personen
61
Quizabend betreuen
4 Personen
62
Frühstück vorbereiten
4 Personen
63
Frühstück servieren
5 Personen
64
Finalspiele betreuen
6 Personen
65
Mittagessen servieren
5 Personen
66
Präsentationen betreuen
4 Personen
67
Eltern empfangen
3 Personen
68
Abschiedsaktivität moderieren
5 Personen
69
Abschiedsmahlzeit servieren
5 Personen
70
Teilnehmer auschecken
3 Personen

Nachbereitung

71
Geschirr abwaschen
3 Personen
72
Abfall sammeln
2 Personen
73
Spielmaterial verstauen
3 Personen
74
Location vollständig aufräumen
6 Personen
75
Tische und Stühle zurückstellen
4 Personen
76
Dekoration entfernen
3 Personen
77
Küche gründlich reinigen
4 Personen
78
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
79
Materialien inventarisieren
2 Personen
80
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
81
Übrig gebliebenes Essen lagern
2 Personen
82
Fundgegenstände bearbeiten
83
Teilnehmerinformationen archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 10
StühleAnz. 55
BiertischeAnz. 4
KleiderständerAnz. 3

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 60
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 60
Wiederverwendbare BecherAnz. 80
Wiederverwendbares BesteckAnz. 80
ServierlöffelAnz. 12
AusgießkannenAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 4
RührschüsselnAnz. 8
VorratsboxenAnz. 12
WarmhaltebehälterAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
WasserkocherAnz. 3
KochplattenAnz. 3

Ausstattung

Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Beamer
Projektionsleinwand

Sportmaterial

FußbälleAnz. 6
BasketbälleAnz. 4
Volleyballnetz
KegelAnz. 30
ReifenAnz. 15
SpringseileAnz. 15
WasserpistolenAnz. 20
SchwämmeAnz. 20
StaffelstäbeAnz. 12
AugenbindenAnz. 12
SeilAnz. 100

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
BallonsAnz. 100
TischdeckenAnz. 12
NamensschilderAnz. 60
ArmbänderAnz. 60
KlebebandAnz. 8
FilzstifteAnz. 40
BastelpapierAnz. 10
MaltsetsAnz. 8
PinselAnz. 40
ScherenAnz. 20
KlebestifteAnz. 30
BuntstifteAnz. 20
BastelkartonAnz. 10
PerlenAnz. 1000
WolleAnz. 10

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 4
TaschenlampenAnz. 12

Reinigung

EimerAnz. 6
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
SchwämmeAnz. 12
GummihandschuheAnz. 8
AbfallbehälterAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum, tägliche Zeiten und Teilnehmerlimit zuerst fest. Verschicke die Einladungen so früh, dass du spätestens zwei Wochen vor Beginn Anmeldungen, Ernährungswünsche und Notfallkontakte prüfen kannst.
Plane Aktivitäten in Blöcken von 45 bis 60 Minuten und teile die Kinder vorab in Gruppen ein. Für Sportstationen wie Fußball, Basketball oder Kegel brauchst du zusätzlich Zeit für Wechsel und Materialkontrolle.
Schließe die Einkaufsliste mindestens 3 Tage vorher ab. Kaufe haltbare Lebensmittel zuerst, Kühlprodukte möglichst am Vortag und lagere Vorräte in beschrifteten Vorratsboxen.
Kontrolliere den Veranstaltungsort 1 bis 2 Tage vor Beginn: Toiletten, Stromanschlüsse, Tische, Stühle, Partyzelte und die Wege zwischen Empfang, Küche und Spielstationen. Verlängerungskabel und Kühlboxen werden besonders häufig erst beim Aufbau vermisst.
Richte Empfangstisch, Anwesenheitslisten und Küche vor dem Eintreffen der Kinder ein. Plane für die Registrierung pro Kind etwa 3 Minuten ein und halte Einverständniserklärungen sowie Notfallkontakte direkt griffbereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Kinderwoche organisieren?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Programm und Teilnehmerlimit. Zwei Wochen vor dem Start sollten Anmeldungen, Ernährungswünsche, Notfallkontakte und Einverständniserklärungen vollständig geprüft sein.
Wie viel Essen und Trinken braucht man für eine Kinderwoche?: Plane pro Kind und Tag drei Mahlzeiten beziehungsweise Snackzeiten und mindestens 1,5 Liter Getränke ein. Berücksichtige Ernährungswünsche spätestens 14 Tage vor Beginn, damit Ersatzprodukte nicht kurzfristig fehlen.
Wann sollte man die Aktivitäten für eine Kinderwoche planen?: Erstelle den Aktivitätenplan mindestens 2 Wochen vorher und teile die Kinder spätestens 3 Tage vor Beginn in Gruppen ein. Kontrolliere Spielmaterial und Sportgeräte am Vortag, nicht erst während der ersten Station.
Wie lange dauert der Aufbau für eine Kinderwoche?: Rechne bei Zelten, Möbeln, Küche und Spielstationen mit mindestens 2 bis 3 Stunden Aufbauzeit. Sei spätestens 60 Minuten vor dem Empfang vor Ort, damit Anwesenheitslisten und Registrierung bereitstehen.

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