Zo organiseer je een Kinderweek zonder last-minute stress
Begin met de omvang van de Kinderweek: leg de datum, het programma en de deelnemerslimiet vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Verzamel daarna per kind de aanmelding, dieetwensen, noodcontacten en toestemmingsformulieren. Werk vervolgens het activiteitenrooster en de groepsindeling uit, zodat je weet hoeveel spelstations, begeleiders en materialen nodig zijn. Plan de boodschappen, reserveringen en inrichting ruim vóór de eerste activiteit; vooral koelproducten, formulieren en stroomvoorziening worden vaak te laat geregeld.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en programma vastleggen
2 personen
- 2
Deelnemerslimiet bepalen
2 personen
- 3
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 4
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 5
Dieetwensen verzamelen
2 personen
- 6
Noodcontacten controleren
2 personen
- 7
Toestemmingsformulieren verzamelen
2 personen
- 8
Reserveringen maken
- 9
Activiteitenrooster uitwerken
3 personen
- 10
Groepsindeling maken
2 personen
- 11
Spelmateriaal controleren
2 personen
- 12
Boodschappenlijst afronden
2 personen
- 13
Boodschappen doen
3 personen
- 14
Voorraad houdbaar voedsel opslaan
2 personen
- 15
Koelproducten inkopen
2 personen
- 16
Materialen naar locatie brengen
3 personen
- 17
Locatie en toiletten controleren
2 personen
- 18
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
- 19
Partytenten opbouwen
4 personen
- 20
Versiering ophangen
3 personen
- 21
Spelstations inrichten
4 personen
- 22
Keuken en uitgiftepunt inrichten
3 personen
- 23
Aanwezigheidslijsten afdrukken
Event
- 24
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
- 25
Deelnemers registreren
3 personen
- 26
Polsbandjes uitdelen
2 personen
- 27
Huisregels uitleggen
2 personen
- 28
Kennismakingsspellen begeleiden
4 personen
- 29
Middagdrankjes serveren
3 personen
- 30
Dranken bijvullen
2 personen
- 31
Avondmaaltijd serveren
5 personen
- 32
Avondspel begeleiden
4 personen
- 33
Kinderen naar huis begeleiden
4 personen
- 34
Ontbijt voorbereiden
4 personen
- 35
Ontbijt serveren
5 personen
- 36
Creatieve activiteit begeleiden
5 personen
- 37
Lunch voorbereiden
4 personen
- 38
Lunch serveren
5 personen
- 39
Speurtocht begeleiden
6 personen
- 40
Fruit en drinken uitdelen
3 personen
- 41
Sporttoernooi begeleiden
5 personen
- 42
Warme maaltijd serveren
5 personen
- 43
Kampvuuravond begeleiden
5 personen
- 44
Ontbijt voorbereiden
4 personen
- 45
Ontbijt serveren
5 personen
- 46
Waterspellen begeleiden
6 personen
- 47
Lunch serveren
5 personen
- 48
Handwerkactiviteit begeleiden
5 personen
- 49
Tussendoortjes uitdelen
3 personen
- 50
Teamspellen begeleiden
6 personen
- 51
Warme maaltijd serveren
5 personen
- 52
Filmavond begeleiden
4 personen
- 53
Ontbijt voorbereiden
4 personen
- 54
Ontbijt serveren
5 personen
- 55
Natuuropdracht begeleiden
6 personen
- 56
Lunch serveren
5 personen
- 57
Bouwactiviteit begeleiden
5 personen
- 58
Dranken bijvullen
2 personen
- 59
Muziekspel begeleiden
4 personen
- 60
Warme maaltijd serveren
5 personen
- 61
Quizavond begeleiden
4 personen
- 62
Ontbijt voorbereiden
4 personen
- 63
Ontbijt serveren
5 personen
- 64
Finalespellen begeleiden
6 personen
- 65
Lunch serveren
5 personen
- 66
Presentaties begeleiden
4 personen
- 67
Ouders ontvangen
3 personen
- 68
Afscheidsactiviteit begeleiden
5 personen
- 69
Afscheidsmaaltijd serveren
5 personen
- 70
Deelnemers uitchecken
3 personen
Nazorg
- 71
Servies afwassen
3 personen
- 72
Afval verzamelen
2 personen
- 73
Spelmateriaal opbergen
3 personen
- 74
Locatie volledig opruimen
6 personen
- 75
Tafels en stoelen terugzetten
4 personen
- 76
Versiering verwijderen
3 personen
- 77
Keuken grondig schoonmaken
4 personen
- 78
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
- 79
Materialen inventariseren
2 personen
- 80
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 81
Overgebleven voedsel opslaan
2 personen
- 82
Verloren voorwerpen afhandelen
- 83
Deelnemersinformatie archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Klaptafelsaantal 10
- Stoelenaantal 55
- Biertafelsaantal 4
- Kapstokkenaantal 3
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 60
- Herbruikbare kommenaantal 60
- Herbruikbare bekersaantal 80
- Herbruikbaar bestekaantal 80
- Opscheplepelsaantal 12
- Schenk kannenaantal 8
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Koksmesaantal 4
- Mengkommenaantal 8
- Voorraadbakkenaantal 12
- Warmhoudbakkenaantal 6
- Koelboxenaantal 6
- Thermoskannenaantal 6
- Waterkokersaantal 3
- Kookplatenaantal 3
Apparatuur
- Bluetoothspeakersaantal 2
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Beamer
- Projectiescherm
Sportmateriaal
- Voetballenaantal 6
- Basketballenaantal 4
- Volleybalnet
- Pionnenaantal 30
- Hoepelsaantal 15
- Springtouwenaantal 15
- Waterpistolenaantal 20
- Sponzenaantal 20
- Estafettestokkenaantal 12
- Blinddoekenaantal 12
- Touwaantal 100
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Ballonnenaantal 100
- Tafelkledenaantal 12
- Naamkaartjesaantal 60
- Polsbandjesaantal 60
- Plakbandaantal 8
- Viltstiftenaantal 40
- Knutselpapieraantal 10
- Verfsetsaantal 8
- Kwastenaantal 40
- Scharenaantal 20
- Lijmstiftenaantal 30
- Kleurpotlodenaantal 20
- Knutselkartonaantal 10
- Kralenaantal 1000
- Wolaantal 10
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Lichtslingersaantal 4
- Zaklampenaantal 12
Schoonmaak
- Emmersaantal 6
- Dweilenaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Sponsjesaantal 12
- Rubberen handschoenenaantal 8
- Afvalbakkenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Zet de deelnemerslimiet en inschrijfdeadline tegelijk op de uitnodiging. Houd na de deadline een actuele lijst bij met namen, dieetwensen, noodcontacten en ontbrekende toestemmingsformulieren.
- Maak het activiteitenrooster per tijdsblok en wijs groepen vooraf toe. Reserveer per spelstation het benodigde materiaal, zoals pionnen, hoepels, voetballen of een volleybalnet, zodat kinderen niet op elkaar wachten.
- Controleer de locatie uiterlijk een week vooraf op toiletten, stroompunten en ruimte voor partytenten. Test verlengkabels, stekkerdozen, bluetoothspeakers, beamer en projectiescherm voordat de opbouwdag begint.
- Rond de boodschappenlijst minstens 3 dagen voor de Kinderweek af. Koop houdbare voorraad eerder, maar haal koelproducten pas kort voor gebruik en vervoer ze in koelboxen.
- Richt de ontvangsttafel vóór de eerste aankomst in met afgedrukte aanwezigheidslijsten. Leg ook een vaste plek vast voor kapstokken, toestemmingsformulieren, herbruikbaar servies en het uitgiftepunt voor eten en drinken.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een Kinderweek organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, programma en deelnemerslimiet. Verstuur uitnodigingen uiterlijk 4 weken van tevoren, zodat je tijd houdt voor aanmeldingen, toestemming en groepsindeling.
- Wanneer moet je toestemmingsformulieren en noodcontacten verzamelen?
- Vraag beide gegevens direct bij de aanmelding op en stel een deadline van uiterlijk 2 weken voor de start. Controleer 3 tot 5 dagen vooraf welke formulieren nog ontbreken; zonder die controle ontstaat er bij de ontvangst vertraging.
- Hoe maak je een goede groepsindeling voor een Kinderweek?
- Maak de indeling nadat de inschrijfdeadline is verstreken en houd groepen klein genoeg voor het aantal begeleiders en spelstations. Werk uiterlijk 1 week vooraf een rooster uit met tijdsblokken, wisselmomenten en een reserveactiviteit.
- Wanneer doe je boodschappen voor een Kinderweek?
- Koop houdbare producten 3 tot 7 dagen vooraf en haal koelproducten op de dag ervoor of op de ochtend zelf. Bewaar voorraad afgesloten en gekoeld, en richt het uitgiftepunt vóór de eerste activiteit in.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Gebruik dit planGratis te starten — geen creditcard nodig.