Kindertheatervorstellung organisieren: die vollständige Checkliste
Bei einer Kindertheatervorstellung müssen Bühne, Publikum und Ablauf gleichzeitig funktionieren. Beginne mit der Reservierung von Vorstellung und Veranstaltungsort und bestätige anschließend die Theatergruppe. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen und die Erfassung von Ernährungswünschen. Am Veranstaltungstag brauchst du genügend Zeit für Bestuhlung, Spielfläche, Technik, Garderobe, Snacks und den Empfang der Künstler. Die Checkliste umfasst 46 Aufgaben und 36 benötigte Dinge.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Vorstellung und Location reservieren
Theatergruppe bestätigen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Besucherliste prüfen
Programm drucken
Einkaufsliste prüfen
Einkaufen gehen
2 Personen
Dekoration und Material sammeln
2 Personen
Snacks vorbereiten
2 Personen
Getränke kühlen
Location öffnen
2 Personen
Räume kontrollieren
2 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Tische aufstellen
2 Personen
Spielfläche freimachen
3 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Empfangstisch einrichten
2 Personen
Cateringtisch einrichten
2 Personen
Programme bereitlegen
Garderobe einrichten
2 Personen
Technik und Beleuchtung testen
2 Personen
Requisiten bereitstellen
2 Personen
Event
Künstler empfangen
2 Personen
Türen öffnen
2 Personen
Besucher begrüßen
3 Personen
Tickets und Reservierungen prüfen
2 Personen
Kinder zu ihren Plätzen begleiten
3 Personen
Vorstellung ankündigen
Aufführung begleiten
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Pause betreuen
3 Personen
Kinder zum Ausgang begleiten
3 Personen
Artiesten verabschieden
Nachbereitung
Geschirr sammeln
2 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Stühle und Tische wegräumen
3 Personen
Spielbereich leerräumen
2 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Location reinigen
3 Personen
Restbestand zurückpacken
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
Fundbüro prüfen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 80
- TischeAnz. 8
- GarderobenständerAnz. 2
- HockerAnz. 4
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 100
- Mehrweg-TellerAnz. 80
- Wiederverwendbares BesteckAnz. 80
- KaffeetassenAnz. 30
- ServierschalenAnz. 8
- ServierzangenAnz. 4
Ausstattung
- KühlboxenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- KaffeemaschinenAnz. 2
- MikrofoneAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- TaschenlampenAnz. 3
Dekoration
- BallonsAnz. 80
- GirlandenAnz. 8
- Theatervorhang
- TischdeckenAnz. 8
- Roter Teppich
- KleberAnz. 4
- AbsperrpfostenAnz. 6
- WegweiserAnz. 8
Küche
- SchneidebretterAnz. 3
- MesserAnz. 4
- WasserkannenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlelementeAnz. 12
Reinigung
- EimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- BesensetsAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Verschicke die Einladungen frühzeitig und prüfe die Anmeldungen spätestens einige Tage vor der Vorstellung. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche, damit Snacks und Getränke passend vorbereitet werden können.
- Plane für das Öffnen der Location mindestens 2 Stunden vor Beginn ein. Räume kontrollieren, Spielfläche freimachen, Stühle und Tische aufstellen sowie Dekoration und Garderobe einrichten dauert länger als erwartet.
- Teste Mikrofone, Lautsprecher, Beleuchtung und Verlängerungskabel vor dem Einlass. Ein kurzer Techniktest mit vollständig aufgebauter Spielfläche verhindert, dass Kabel oder Lautsprecher später Wege versperren.
- Richte Empfangs- und Cateringtisch getrennt voneinander ein. Programme, Besucherliste und Wegweiser gehören an den Empfang; Becher, Teller, Besteck, Servierschalen und Zangen an den Cateringtisch.
- Kühle Getränke rechtzeitig und bereite Snacks erst nach der abschließenden Prüfung der Besucherzahl vor. Stelle außerdem Requisiten, Taschenlampen und die benötigte Dekoration vor dem Eintreffen der Theatergruppe bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte ich eine Kindertheatervorstellung organisieren?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit der Reservierung von Vorstellung und Location. Einladungen sollten etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit du Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig bearbeiten kannst.
- Wie viel Zeit brauche ich am Veranstaltungstag für den Aufbau?
- Plane mindestens 2 Stunden für den Aufbau ein. Darin enthalten sind Raumkontrolle, Bestuhlung, freigeräumte Spielfläche, Dekoration, Garderobe, Empfang, Catering sowie der Test von Technik und Beleuchtung.
- Wann soll ich die Getränke für das Kindertheater kühlen?
- Stelle die Getränke ungefähr 3 bis 4 Stunden vor Beginn kalt, bei größeren Mengen besser am Vorabend. Kühlboxen helfen, wenn im Veranstaltungsort nicht genügend Kühlschrankplatz vorhanden ist.
- Wann muss die Theatergruppe eintreffen?
- Vereinbare die Ankunft der Künstler mindestens 60 Minuten vor Vorstellungsbeginn. So bleiben etwa 30 bis 45 Minuten für Begrüßung, Requisiten, Technik und letzte Absprachen, bevor die Gäste eintreffen.
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