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Kinderfest organisieren: die praktische Checkliste

Ein Kinderfest wird übersichtlich, wenn du früh mit Einladungen und Anmeldungen beginnst und die Vorbereitung in Etappen aufteilst. Kläre dabei nicht nur die Gästezahl, sondern auch Ernährungswünsche, Programm und benötigtes Spielmaterial. Am Tag selbst zählen kurze Wege: Getränke kühlen, Buffet und Spielbereiche rechtzeitig aufbauen und Geschenke sowie Jacken beim Empfang annehmen. Diese Checkliste führt dich durch die 38 Aufgaben und 37 benötigten Dinge.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Aktivitätenprogramm erstellen

  • Spielmaterial kontrollieren

  • Musikliste zusammenstellen

  • Torte bestellen

  • Geschenktisch planen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Torte abholen

  • Getränke kühlen

  • Snacks vorbereiten

    2 Personen

  • Obst waschen und schneiden

  • Geschenke bereitlegen

  • Tische aufstellen

    2 Personen

  • Stühle aufstellen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Spielbereiche einrichten

    2 Personen

  • Musik testen

  • Buffet-Tisch aufbauen

    2 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    2 Personen

  • Jacken und Geschenke entgegennehmen

  • Willkommensgetränke servieren

    2 Personen

  • Erstes Spiel begleiten

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Zweites Spiel anleiten

    2 Personen

  • Torte anschneiden

    2 Personen

  • Das Auspacken der Geschenke begleiten

  • Sich von Gästen verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Dekoration abholen

    2 Personen

  • Spielmaterial aufräumen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    2 Personen

  • Raum reinigen

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen aufbewahren

  • Geliehene Sachen zurückgeben

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KindertischeAnz. 3
  • KinderhochstühleAnz. 20
  • ErwachsenenstühleAnz. 6
  • Geschenketisch

Geschirr

  • KindertellerAnz. 25
  • KinderbecherAnz. 25
  • Gläser für ErwachseneAnz. 10
  • GabelnAnz. 30
  • MesserAnz. 15
  • LöffelAnz. 30
  • TortengabelnAnz. 25
  • ServierschalenAnz. 6
  • ServierlöffelAnz. 4
  • Tortenmesser

Ausstattung

  • Bluetooth-Lautsprecher
  • KühlboxenAnz. 2
  • Verlängerungskabel
  • Pinnwand

Spielmaterial

  • BälleAnz. 6
  • ReifenAnz. 6
  • KegelAnz. 20
  • SeilAnz. 2
  • BasteltischeAnz. 2
  • BuntstiftsetsAnz. 4
  • BastelpapierAnz. 2
  • StifteAnz. 4

Dekoration

  • BallonsAnz. 50
  • Ballonbogen
  • WimpelketteAnz. 3
  • TischdeckenAnz. 4
  • GeschenktütenAnz. 20
  • GeschenketikettenAnz. 25

Reinigung

  • Handfeger und Kehrblech
  • Eimer
  • PutzlappenAnz. 6
  • Spülbürste

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Verschicke die Einladungen mindestens 3 Wochen vorher und setze eine Rückmeldefrist 10 bis 14 Tage vor dem Fest. So kannst du Kindertische, Kinderhochstühle, Geschirr und Snacks passend zur Gästezahl einplanen.
  • Plane 3 bis 4 Aktivitäten für jeweils 15 bis 20 Minuten und halte eine ruhigere Bastelstation als Reserve bereit. Kontrolliere Bälle, Reifen, Kegel, Seil sowie Papier und Stifte spätestens 3 Tage vorher.
  • Bestelle die Torte mindestens 7 Tage vor dem Kinderfest und bestätige den Abholtermin am Vortag. Ein Tortenmesser, Tortengabeln und eine ausreichend große Servierschale werden beim Packen leicht übersehen.
  • Kühle Getränke und stelle Snacks, gewaschenes Obst und Geschirr etwa 60 Minuten vor Beginn bereit. Rechne für das erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Kind und plane zusätzlich Wasser für die Spiele ein.
  • Baue Empfang, Geschenketisch und Spielbereiche vor dem Eintreffen der Gäste auf. Teste den Bluetooth-Lautsprecher 30 Minuten vorher und lege Verlängerungskabel, Tischdecken und Dekoration griffbereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man zu einem Kinderfest einladen?
Verschicke die Einladungen etwa 3 Wochen vor dem Termin. Bitte um Rückmeldung spätestens 10 bis 14 Tage vorher, damit du Essen, Getränke und Sitzplätze planen kannst.
Wie viele Spiele braucht man für ein Kinderfest?
Plane 3 bis 4 kurze Aktivitäten mit einer Dauer von jeweils 15 bis 20 Minuten. Bereite zusätzlich eine ruhige Bastelstation oder ein freies Spiel als Reserve vor, falls ein Spiel schneller endet.
Wie viel Essen und Getränke braucht man für ein Kinderfest?
Rechne pro Kind mit 2 bis 3 Getränken für die erste Stunde und stelle danach Wasser bereit. Plane Snacks für die gesamte Gruppe plus etwa 10 Prozent Reserve ein, besonders wenn das Fest länger als 2 Stunden dauert.
Wann muss die Torte für ein Kinderfest bestellt werden?
Bestelle die Torte mindestens 7 Tage vorher und kläre den Abholtermin am Vortag. Hole sie am Veranstaltungstag so ab, dass sie bis zum Servieren kühl und sicher gelagert werden kann.

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