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Katecheseabend organisieren: die praktische Checkliste

Ein Katecheseabend braucht mehr Vorbereitung als nur Thema und Termin. Du musst Anmeldungen, Ernährungswünsche und Anwesenheit im Blick behalten, Lernmaterial rechtzeitig fertigstellen und Raum sowie Technik prüfen. Auch Kaffee, Tee und gekühlte Getränke sollten vor Beginn bereitstehen. Diese Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zur Begrüßung und dem eigentlichen Abend, damit am Veranstaltungstag nichts Entscheidendes fehlt.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Thema bestätigen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Anwesenheitsliste erstellen

  • Lernmaterial zusammenstellen

  • Arbeitsblätter ausdrucken

  • Bibeln und Stifte bereitlegen

  • Raum reservieren

  • Schlüssel und Zugang organisieren

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

  • Tische aufstellen

    2 Personen

  • Stühle aufstellen

    2 Personen

  • Technik anschließen

  • Präsentation testen

  • Arbeitsblätter verteilen

Event

  • Teilnehmer empfangen

    2 Personen

  • Anwesenheit erfassen

  • Eröffnung betreuen

  • Katechese geben

  • Gruppenaufgabe betreuen

    2 Personen

  • Pausengetränke servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Fragen und Gespräch moderieren

  • Den Abend ausklingen lassen

  • Teilnehmende verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    2 Personen

  • Technik abkoppeln

  • Abfall sammeln

  • Raum reinigen

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen verstauen

  • Raum abschließen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 6
  • StühleAnz. 35
  • TischdeckenAnz. 6

Ausstattung

  • Laptop
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • VerlängerungskabelAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 2
  • Präsentationsfernbedienung
  • Flipchart
  • Flipchart-MarkerAnz. 6

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 35
  • TrinkgläserAnz. 35
  • TellerAnz. 35
  • TeelöffelAnz. 35
  • ServierlöffelAnz. 4

Küche

  • Kaffeemaschine
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 2
  • ServierschalenAnz. 6
  • KannenAnz. 3
  • SchneidebretterAnz. 2
  • MesserAnz. 3

Reinigung

  • SpülbeckenAnz. 2
  • PutzlappenAnz. 6
  • Besen
  • Handfeger und Kehrblech
  • Wischmopp

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige Datum und Thema zuerst und verschicke die Einladungen frühzeitig. Plane danach eine feste Frist für Anmeldungen und Ernährungswünsche ein, damit du Mengen und Sitzplätze rechtzeitig kalkulieren kannst.
  • Bereite Lernmaterial nicht erst am Vortag vor: Arbeitsblätter sollten gedruckt, Bibeln und Stifte vollständig vorhanden und die Unterlagen nach Ablauf oder Gruppen sortiert sein.
  • Reserviere den Raum und kläre Schlüssel sowie Zugang spätestens einige Tage vorher. Prüfe außerdem, ob Tische, Stühle, Tischdecken und genügend Platz für Gruppenaufgaben vorhanden sind.
  • Schließe Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, Präsentationsfernbedienung und Verlängerungskabel vor dem Eintreffen der Teilnehmenden an. Starte die Präsentation einmal vollständig und prüfe Bild, Ton und Stromversorgung.
  • Kühle die Getränke rechtzeitig und stelle Kaffee sowie Tee vor Beginn bereit. Rechne für die Pause zusätzlich mit Tassen, Gläsern, Tellern, Teelöffeln und Serviergeschirr, damit niemand während der Katechese suchen muss.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Katecheseabend organisieren?
Beginne etwa 3 bis 4 Wochen vorher mit Datum, Thema, Raum und Einladungen. Eine Woche vor dem Termin sollten Anmeldungen, Ernährungswünsche, Lernmaterial und Einkauf geklärt sein.
Wann sollte ich die Einladungen für den Katecheseabend verschicken?
Verschicke die Einladungen idealerweise 3 Wochen vor dem Abend. Setze den Anmeldeschluss auf etwa 7 Tage vorher, damit du Anwesenheitsliste, Sitzplätze und Verpflegung planen kannst.
Wann muss die Technik für einen Katecheseabend getestet werden?
Teste Laptop, Beamer, Leinwand, Präsentationsfernbedienung und Verlängerungskabel spätestens am Vortag. Schließe die Technik zusätzlich 30 Minuten vor Beginn an und prüfe die Präsentation noch einmal.
Wie viel Zeit braucht die Vorbereitung am Veranstaltungstag?
Plane mindestens 60 Minuten für Tische, Stühle, Material, Getränke und Technik ein. Sei etwa 30 Minuten vor Beginn vollständig bereit, damit der Empfang nicht mit dem Aufbau zusammenfällt.

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