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Käse-Weihnachtsmarkt organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Käse-Weihnachtsmarkt braucht mehr als Stände und Käse. Du musst Genehmigungen, Strom, Kühlung, Lieferungen, Helfer und Zahlungen so planen, dass am Markttag nichts ins Stocken gerät. Beginne mehrere Wochen vorher mit Ort, Marktgenehmigung und Reservierungen. In den letzten Tagen zählen vor allem bestätigte Lieferzeiten, getestete Kartenterminals und eine durchdachte Stand- und Stromaufteilung. Die Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Vorbereitung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Marktgenehmigung prüfen

  • Stromanschlüsse festlegen

  • Stände und Zelte reservieren

  • Lieferanten kontaktieren

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Käselieferung bestellen

  • Warme Getränke bestellen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Musikrechte prüfen

  • Marktplan erstellen

    2 Personen

  • Stromplan ausarbeiten

    2 Personen

  • Standaufteilung bestätigen

  • Schilder und Wegweiser erstellen

    2 Personen

  • Bestandsliste prüfen

    2 Personen

  • Bargeld für Wechselgeld holen

  • Zahlungsgeräte testen

    2 Personen

  • Kühlschränke und Kühlboxen testen

    2 Personen

  • Käselager vorbereiten

    2 Personen

  • Frische Einkäufe abholen

    2 Personen

  • Käse und Milchprodukte kühlen

    2 Personen

  • Gemüse und Obst waschen

    2 Personen

  • Soßen und Dips vorbereiten

    2 Personen

  • Suppe und Glühwein vorbereiten

    2 Personen

  • Brot und Käse portionieren

    3 Personen

  • Geschirr und Besteck sortieren

    2 Personen

Event

  • Zelte aufbauen

    4 Personen

  • Stände und Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle und Stehtische aufstellen

    3 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Strom anschließen

    2 Personen

  • Kabel sicher abdecken

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Menütafeln aufstellen

    2 Personen

  • Käsebuffet einrichten

    3 Personen

  • Warme Snacks zubereiten

    3 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Glühwein erhitzen

    2 Personen

  • Kassen und Wechselgeld bereitstellen

    2 Personen

  • Lieferungen annehmen

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Käseplatten servieren

    4 Personen

  • Warme Snacks servieren

    3 Personen

  • Glühwein ausschenken

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Käsebuffet auffüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Tische sauber halten

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Bestand und Kühlung kontrollieren

  • Letzte Bestellungen servieren

    3 Personen

  • Kassen abschließen

    2 Personen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Lebensmittel sicher verpacken

    2 Personen

  • Käse und Getränke kühlen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr und Küche reinigen

    3 Personen

  • Stände und Dekoration abbauen

    4 Personen

  • Zelte abbauen

    4 Personen

  • Beleuchtung und Kabel entfernen

    3 Personen

  • Location fegen und reinigen

    3 Personen

  • Restmüll zum Sammelpunkt bringen

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 4
  • MarktständeAnz. 8
  • BiertischeAnz. 10
  • StehtischeAnz. 8
  • StühleAnz. 60
  • HockerAnz. 20
  • TischdeckenAnz. 20
  • KleiderständerAnz. 2

Geschirr

  • TellerAnz. 150
  • DesserttellerAnz. 120
  • GläserAnz. 180
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TassenAnz. 100
  • GabelnAnz. 150
  • MesserAnz. 150
  • LöffelAnz. 120
  • KäsemesserAnz. 20
  • ServierbretterAnz. 20
  • SchälchenAnz. 30
  • ServierlöffelAnz. 12

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • WarmhaltebehälterAnz. 4
  • SuppenkesselAnz. 2
  • GlühweinkesselAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KabelkanäleAnz. 12
  • KartenterminalsAnz. 3

Küche

  • SchneidebretterAnz. 8
  • Koch- und BrotmesserAnz. 8
  • MessbecherAnz. 4
  • RührschüsselnAnz. 6
  • ZangenAnz. 10
  • ThermoskannenAnz. 8
  • LebensmittelboxenAnz. 20
  • AluminiumfolieAnz. 6

Dekoration

  • WeihnachtsbäumeAnz. 3
  • WeihnachtskugelnAnz. 120
  • WeihnachtsgirlandenAnz. 12
  • WeihnachtskränzeAnz. 6
  • WeihnachtssterneAnz. 10
  • MenükartenAnz. 12
  • WegweiserAnz. 10

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 16
  • LED-LaternenAnz. 20
  • LED-KerzenAnz. 40

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 10
  • AbfalltrennbehälterAnz. 4
  • EimerAnz. 6
  • WischmopsAnz. 6
  • BesenAnz. 4
  • Handfeger und KehrblechAnz. 4
  • ReinigungshandschuheAnz. 12
  • HandseifenspenderAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Kläre Marktgenehmigung, Ort und Stromanschlüsse mindestens 6 bis 8 Wochen vorher. Ohne bestätigte Anschlüsse lassen sich Stände, Kühlschränke, Kaffeemaschinen und Glühweinkessel nicht zuverlässig einplanen.
  • Bestätige Käselieferung und warme Getränke spätestens 10 bis 14 Tage vor dem Markt. Plane die Kühlung für Käse und Milchprodukte ab Anlieferung ein und teste Kühlboxen sowie Kühlschränke am Vortag.
  • Erstelle den Marktplan mit Standaufteilung, Wegweisern und Kabelkanälen spätestens eine Woche vorher. So bleiben Fluchtwege frei und Verlängerungskabel liegen nicht quer durch Besucherbereiche.
  • Teile Freiwillige in Schichten von etwa 3 bis 4 Stunden ein und bestätige die Einsatzzeiten 5 bis 7 Tage vorher. Berücksichtige eigene Zuständigkeiten für Ausgabe, Kasse, Nachfüllen und Abbau.
  • Teste Kartenterminals, Kaffeemaschinen und Warmhaltebehälter am Vortag. Hole das Wechselgeld erst kurz vor dem Markt und rechne für jede Kasse einen festen Anfangsbetrag sowie eine Reserve ein.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Käse-Weihnachtsmarkt organisieren?
Starte idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Ort, Genehmigung, Ständen und Zelten. Lieferanten, Einladungen und Helfer sollten spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Termin feststehen.
Wie viel Käse braucht man pro Person auf einem Weihnachtsmarkt?
Für eine Verkostung kannst du etwa 150 bis 200 Gramm Käse pro Person einplanen. Bei einem längeren Aufenthalt mit Brot, Dips und weiteren Beilagen reichen häufig 100 bis 150 Gramm, abhängig von der Zahl der angebotenen Portionen.
Was muss man beim Strom für einen Käse-Weihnachtsmarkt beachten?
Plane die Anschlüsse vor der Standaufteilung und addiere die Leistung aller Geräte pro Stromkreis. Teste Kühlschränke, Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Kessel spätestens am Vortag und sichere Kabel mit Kabelkanälen.
Wann sollte man Käse und Milchprodukte liefern lassen?
Vereinbare die Lieferung so, dass Käse und Milchprodukte am Markttag möglichst wenige Stunden ungekühlt bleiben. Bereite den Lagerplatz mindestens einen Tag vorher vor und kontrolliere die Kühlung direkt bei der Anlieferung.

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