So organisierst du einen Karaokeabend ohne Technikstress

Ein Karaokeabend steht und fällt mit einem klaren Ablauf: Erst sicherst du Raum und Karaoke-Set, dann legst du Datum, Programm und Lieder fest. Spätestens vor dem Versand der Einladungen brauchst du eine einfache Anmeldung, damit du Ernährungswünsche und die Zahl der Gäste kennst. Am Veranstaltungstag sollte die Technik mindestens 60 Minuten vor dem Einlass aufgebaut und getestet sein. Der fertige Plan führt dich von der Vorbereitung bis zur Registrierung und dem Start der ersten Songs.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Location reservieren
2
Karaoke-Set reservieren
3
Datum und Programm festlegen
2 Personen
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Anmeldungen bearbeiten
6
Ernährungswünsche erfassen
7
Freiwillige einteilen
2 Personen
8
Karaoke-Lieder sammeln
2 Personen
9
Playlist zusammenstellen
2 Personen
10
Technische Ausstattung kontrollieren
2 Personen
11
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
12
Einkaufen gehen
2 Personen
13
Getränke kühlen
2 Personen
14
Standortschlüssel abholen
15
Raum öffnen und kontrollieren
2 Personen
16
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
17
Karaoke-Anlage aufbauen
3 Personen
18
Mikrofone anschließen
2 Personen
19
Bild und Ton testen
2 Personen
20
Dekoration aufhängen
3 Personen
21
Buffet und Getränkestation einrichten
3 Personen
22
Snacks bereitstellen
3 Personen
23
Anmeldetisch vorbereiten
2 Personen
24
Musik und Präsentationstext bereitstellen
2 Personen

Event

25
Empfang und Registrierung übernehmen
2 Personen
26
Karaoke-Programm vorstellen
27
Sänger anmelden
2 Personen
28
Snacks auffüllen
2 Personen
29
Getränke nachfüllen
2 Personen
30
Gläser und Geschirr einsammeln
2 Personen
31
Technik während der Auftritte bedienen
2 Personen
32
Letzte Runde ankündigen
33
Gäste verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

34
Geräte ausschalten
2 Personen
35
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
36
Abfall sammeln
3 Personen
37
Geschirr abwaschen
3 Personen
38
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
39
Raum reinigen
3 Personen
40
Dekoration entfernen
2 Personen
41
Geräte einpacken
3 Personen
42
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
43
Fundsachen sammeln
44
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 70
TischeAnz. 8
StehtischeAnz. 4
KleiderständerAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 80
KaffeebecherAnz. 30
TellerAnz. 80
BestecksetsAnz. 80
ServierschalenAnz. 8
ServiertablettsAnz. 6

Ausstattung

Karaoke-Set
Laptop
Projektor
Projektionsleinwand
LautsprecherAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 2
Audiomischpult
VerlängerungskabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 6
HDMI-KabelAnz. 2
AudiokabelAnz. 4
FernbedienungenAnz. 2
BatterienAnz. 12

Beleuchtung

LED-LichtsetsAnz. 4
KabelkanäleAnz. 6

Dekoration

Karaoke-Banner
BallonsAnz. 100
TischdeckenAnz. 8
WegweiserAnz. 8

Küche

KühlboxenAnz. 3
EiswürfelbehälterAnz. 3
FlaschenöffnerAnz. 3
ServierzangenAnz. 4

Reinigung

BesensetsAnz. 2
WischmopsAnz. 2
EimerAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere Location und Karaoke-Set zuerst und kläre, ob Projektor, Leinwand, Lautsprecher und Funkmikrofone zusammenpassen. Plane für Aufbau, Fehlersuche und einen vollständigen Bild-und-Ton-Test mindestens 60 Minuten ein.
Sammle Liedwünsche bereits mit der Anmeldung und schließe die Playlist spätestens 3 Tage vor dem Karaokeabend. So vermeidest du lange Suchpausen und kannst ungeeignete oder doppelte Titel vorher aussortieren.
Teile die Helfer für Empfang, Technik, Buffet und Getränke vorab ein. Eine Person sollte während des Programms erreichbar bleiben, falls ein Mikrofon ausfällt oder ein Kabel nachjustiert werden muss.
Kühle die Getränke nicht erst beim Eintreffen der Gäste. Stelle die Getränkestation vor dem Einlass bereit und beschrifte sie, damit der Empfang nicht gleichzeitig Getränke ausgeben und Anmeldungen bearbeiten muss.
Teste am Veranstaltungstag jedes Mikrofon einzeln und prüfe Lautstärke, HDMI-Verbindung und Fernbedienungen. Halte Ersatzbatterien sowie Verlängerungs- und Audiokabel griffbereit, statt sie erst bei einer Störung zu suchen.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man einen Karaokeabend organisieren?: Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit der Reservierung von Location und Karaoke-Set. Verschicke die Einladungen etwa 3 Wochen vor dem Termin und schließe die Anmeldungen einige Tage vorher ab.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Karaokeabend?: Plane mindestens 90 Minuten für Raum, Technik, Buffet und Getränkestation ein. Der Bild-und-Ton-Test sollte spätestens 30 Minuten vor dem Einlass abgeschlossen sein, damit noch Zeit für Fehler bleibt.
Wann sollte man die Karaoke-Lieder sammeln?: Frage die Liedwünsche direkt mit der Einladung oder Anmeldung ab und stelle die Playlist spätestens 3 Tage vor der Veranstaltung zusammen. Am Veranstaltungstag brauchst du dann nur noch Laptop, Präsentation und Technik zu prüfen.
Wie viele Helfer braucht man für einen Karaokeabend?: Für einen kleinen bis mittleren Abend sind mindestens 3 feste Rollen sinnvoll: Empfang, Technik und Verpflegung. Teile zusätzlich eine Ersatzperson ein, die während des Programms kurzfristig einspringen kann.

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