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Karaokeabend organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Karaokeabend steht und fällt mit funktionierender Technik und einem klaren Ablauf. Plane zuerst Ort, Termin und Programm, sammle frühzeitig Liedwünsche und kläre Ernährungswünsche bei der Anmeldung. Am Veranstaltungstag brauchst du ausreichend Zeit für Aufbau, Bild- und Soundcheck sowie die Einrichtung von Buffet und Getränkestation. Diese Checkliste führt dich von der ersten Reservierung bis zum Empfang der Gäste durch alle 44 Aufgaben.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Karaoke-Set reservieren

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Karaoke-Lieder sammeln

    2 Personen

  • Playlist zusammenstellen

    2 Personen

  • Technische Ausstattung kontrollieren

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Standortschlüssel abholen

  • Raum öffnen und kontrollieren

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Karaoke-Anlage aufbauen

    3 Personen

  • Mikrofone anschließen

    2 Personen

  • Bild und Ton testen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Buffet und Getränkestation einrichten

    3 Personen

  • Snacks bereitstellen

    3 Personen

  • Anmeldetisch vorbereiten

    2 Personen

  • Musik und Präsentationstext bereitstellen

    2 Personen

Event

  • Empfang und Registrierung übernehmen

    2 Personen

  • Karaoke-Programm vorstellen

  • Sänger anmelden

    2 Personen

  • Snacks auffüllen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Gläser und Geschirr einsammeln

    2 Personen

  • Technik während der Auftritte bedienen

    2 Personen

  • Letzte Runde ankündigen

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Essen und Getränke aufräumen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Geräte einpacken

    3 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 70
  • TischeAnz. 8
  • StehtischeAnz. 4
  • KleiderständerAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 80
  • KaffeebecherAnz. 30
  • TellerAnz. 80
  • BestecksetsAnz. 80
  • ServierschalenAnz. 8
  • ServiertablettsAnz. 6

Ausstattung

  • Karaoke-Set
  • Laptop
  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • LautsprecherAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 2
  • Audiomischpult
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • AudiokabelAnz. 4
  • FernbedienungenAnz. 2
  • BatterienAnz. 12

Beleuchtung

  • LED-LichtsetsAnz. 4
  • KabelkanäleAnz. 6

Dekoration

  • Karaoke-Banner
  • BallonsAnz. 100
  • TischdeckenAnz. 8
  • WegweiserAnz. 8

Küche

  • KühlboxenAnz. 3
  • EiswürfelbehälterAnz. 3
  • FlaschenöffnerAnz. 3
  • ServierzangenAnz. 4

Reinigung

  • BesensetsAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere Location und Karaoke-Set möglichst mehrere Wochen vor dem Termin. Prüfe dabei, ob Projektor, Leinwand, Lautsprecher und Funkmikrofone enthalten sind oder separat organisiert werden müssen.
  • Sammle die Karaoke-Lieder nicht erst am Veranstaltungstag. Bitte Gäste spätestens eine Woche vorher um Wünsche und stelle daraus eine Playlist zusammen, damit niemand lange auf die nächste Auswahl wartet.
  • Plane für den technischen Aufbau mindestens 90 Minuten ein. Teste Bild und Ton mit angeschlossenen Mikrofonen, HDMI- und Audiokabeln und lege Ersatzbatterien für die Funkmikrofone bereit.
  • Teile die Aufgaben am Veranstaltungstag auf mindestens drei Personen auf: eine Person für Technik, eine für Empfang und Anmeldetisch und eine für Buffet und Getränke. So bleibt der Einlass besetzt, während der letzte Soundcheck läuft.
  • Öffne den Raum spätestens 2 Stunden vor dem Empfang. Stelle zuerst Tische und Stühle auf, richte danach Technik, Buffet und Getränkestation ein und sichere lose Kabel mit Kabelkanälen oder Verlängerungskabeln.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man einen Karaokeabend planen?
Beginne mindestens 4 Wochen vorher mit der Reservierung von Location und Karaoke-Set. Verschicke die Einladungen etwa 3 Wochen vor dem Termin und sammle Lied- sowie Ernährungswünsche bis spätestens 7 Tage vorher.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Karaokeabend?
Rechne mit mindestens 90 Minuten für Möbel, Karaoke-Anlage, Projektor, Lautsprecher und Dekoration. Öffne den Raum zusätzlich 30 Minuten früher für Kontrolle, Getränkestation und letzte Korrekturen.
Was muss man beim Karaokeabend technisch testen?
Teste vor dem Einlass Projektorbild, Lautsprecher, Audiomischpult und beide Mikrofone mit einem vollständigen Lied. Plane dafür mindestens 20 Minuten ein und halte Ersatzbatterien sowie passende HDMI- und Audiokabel bereit.
Wann sollte man die Karaoke-Lieder für die Playlist sammeln?
Sammle die Liedwünsche 7 bis 10 Tage vor dem Abend. Stelle daraus spätestens 2 Tage vorher eine Playlist zusammen und prüfe, ob Laptop, Präsentation und benötigte Fernbedienungen funktionieren.

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