Karaokeavond organiseren: complete checklist
Een karaokeavond staat of valt met een goede technische voorbereiding en een strak programma. Reserveer eerst de locatie en karaokeset, leg de datum vast en verzamel op tijd liedjes en dieetwensen. Plan daarna vrijwilligers voor ontvangst, techniek en buffet. Op de dag zelf bouw je apparatuur, beeld en geluid ruim vóór binnenkomst op en test je alle microfoons. Deze checklist helpt je bepalen wat je wanneer regelt, zodat de avond niet stilvalt door ontbrekende kabels, lege batterijen of een onduidelijke inschrijving.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie reserveren
Karaokeset reserveren
Datum en programma vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Karaokeliedjes verzamelen
2 personen
Afspeellijst samenstellen
2 personen
Technische opstelling controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Locatiesleutels ophalen
Ruimte openen en controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Karaokeapparatuur opbouwen
3 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Beeld en geluid testen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Buffet en drankpunt inrichten
3 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Inschrijftafel klaarzetten
2 personen
Muziek en presentatietekst klaarzetten
2 personen
Event
Ontvangst en registratie verzorgen
2 personen
Karaokeprogramma presenteren
Zangers inschrijven
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Glazen en servies verzamelen
2 personen
Techniek tijdens optredens bedienen
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Gasten uitgeleiden
2 personen
Nazorg
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Eten en dranken opruimen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Apparatuur inpakken
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Locatie afsluiten
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 70
- Tafelsaantal 8
- Statafelsaantal 4
- Kapstokkenaantal 2
- Afvalbakkenaantal 4
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 80
- Koffiebekersaantal 30
- Bordenaantal 80
- Besteksetsaantal 80
- Serveerschalenaantal 8
- Serveerbladenaantal 6
Apparatuur
- Karaokeset
- Laptop
- Projector
- Projectiescherm
- Speakersaantal 2
- Draadloze microfoonsaantal 3
- Microfoonstandaardsaantal 2
- Audiomixer
- Verlenghaspelsaantal 3
- Stekkerdozenaantal 6
- HDMI-kabelsaantal 2
- Audiokabelsaantal 4
- Afstandsbedieningenaantal 2
- Batterijenaantal 12
Verlichting
- LED-lichtsetsaantal 4
- Kabelgotenaantal 6
Decoratie
- Karaokebanner
- Ballonnenaantal 100
- Tafelkledenaantal 8
- Richtingbordjesaantal 8
Keuken
- Koelboxenaantal 3
- IJsblokjesbakkenaantal 3
- Flesopenersaantal 3
- Servertangenaantal 4
Schoonmaak
- Bezemsetsaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Emmersaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de technische opstelling minimaal 2 uur vóór de ontvangst. Controleer laptop, projector, scherm, speakers, audiomixer en beide draadloze microfoons afzonderlijk.
- Verzamel liedjes uiterlijk 7 dagen vooraf. Maak naast de verzoeknummers een reserve-afspeellijst, zodat je tussen optredens geen lange stiltes krijgt.
- Leg kabels direct vast met kabelgoten en gebruik verlenghaspels en stekkerdozen op één gecontroleerd aansluitpunt. Houd reservebatterijen voor de microfoons bij de techniektafel.
- Richt de inschrijftafel in met een duidelijke volgorde voor optredens. Laat bezoekers hun naam en liedje noteren en wijs één vrijwilliger aan die de lijst tijdens de avond bijwerkt.
- Koel dranken enkele uren vóór de start en zet het buffet pas klaar nadat tafels, stoelen en apparatuur staan. Zo voorkom je omstoten en houd je de doorgang naar de techniek vrij.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een karaokeavond organiseren?
- Leg de locatie en karaokeset bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen ongeveer 3 weken voor de avond en verzamel liedjes en dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf.
- Hoeveel microfoons heb ik nodig voor een karaokeavond?
- Voor een normale karaokeavond zijn 2 draadloze microfoons praktisch, zodat duo’s tegelijk kunnen zingen en je snel kunt wisselen. Test beide microfoons afzonderlijk en houd reservebatterijen klaar.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om karaokeapparatuur op te bouwen?
- Reken op minimaal 90 minuten voor opbouw en nog 30 minuten voor beeld- en geluidstest. Controleer daarbij de HDMI-kabels, audiokabels, speakers, projector en audiomixer vóór de gasten binnenkomen.
- Hoe maak ik een karaokeprogramma zonder lange wachttijden?
- Werk met een inschrijflijst en plan per optreden ongeveer 4 tot 5 minuten. Verzamel vooraf verzoeknummers en houd een reserve-afspeellijst klaar voor momenten waarop iemand niet beschikbaar is.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!