Jubiläumspremiere organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Verschicke die Einladungen mindestens 4 bis 6 Wochen vor der Jubiläumspremiere. Plane eine Erinnerung etwa 7 Tage vor dem Termin ein und halte die Rückmeldungen bis spätestens 3 Tage vorher fest.
• Teste Filmdatei, Präsentation und Abspann mindestens 2 Tage vorher auf dem vorgesehenen Laptop. Prüfe dabei HDMI-Kabel, Lautsprecher, Mikrofon, Projektionsleinwand und Ersatzbatterien gemeinsam statt einzeln.
• Bestelle das Catering erst, wenn die Anmeldungen und Ernährungswünsche ausgewertet sind. Rechne bei der Getränkemenge für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und stelle Wasser gut sichtbar bereit.
• Plane für den Aufbau mindestens 2 Stunden vor dem Einlass ein. In dieser Zeit lassen sich Räume kontrollieren, Stühle und Bistrotische aufstellen, Buffet und Empfang einrichten sowie Dekoration und Wegweiser anbringen.
• Bereite Namensschilder, Programm und Beschilderung spätestens am Vortag vor. Am Veranstaltungstag bleiben dann nur noch Getränke zu kühlen, Snacks vorzubereiten und die Technik ein letztes Mal zu starten.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man zu einer Jubiläumspremiere einladen?

Verschicke die Einladungen idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher. Bitte um Rückmeldung bis etwa 10 bis 14 Tage vor dem Termin, damit Catering und Sitzplätze rechtzeitig angepasst werden können.

Wann sollte man die Technik für eine Jubiläumspremiere testen?

Teste Film, Präsentation und Anschlüsse mindestens 2 Tage vor der Veranstaltung. Führe zusätzlich am Veranstaltungstag einen kurzen Funktionstest durch, spätestens 60 Minuten vor dem Einlass.

Wie viele Getränke braucht man für eine Jubiläumspremiere?

Plane für die erste Stunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person und danach ungefähr 1 Getränk pro Person und Stunde. Ergänze Wasser und berücksichtige die Dauer sowie die Zahl der Gäste.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Jubiläumspremiere?

Rechne mit mindestens 2 Stunden für Räume, Bestuhlung, Empfangstisch, Buffet, Technik und Dekoration. Bei einer größeren Gästeliste oder aufwendiger Projektion sind 3 Stunden Aufbauzeit sicherer.

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