Checklist para organizar un estreno de aniversario

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra la lista de invitados y las inscripciones antes de pedir el catering. Recoge las preferencias dietéticas con antelación y envía un recordatorio final para actualizar el número de asistentes.
• Haz una prueba técnica completa, no solo del vídeo. Comprueba el portátil, el cable HDMI, las regletas, los alargadores, el proyector, la pantalla, los altavoces y el micrófono inalámbrico al menos un día antes.
• Calcula el montaje por zonas: recepción con tarjetas de nombre, buffet, mesas y sillas, guardarropa y espacio de proyección. Deja libres los recorridos hacia la papelera, los percheros y la salida.
• Enfría las bebidas varias horas antes y prepara los aperitivos antes de abrir el lugar. Cuenta también las copas de vino, vasos de agua, platos, cubiertos y tazas de café; suelen faltar justo los elementos de servicio.
• Coloca la decoración después de comprobar los espacios y la circulación. Fija los globos con pesos, monta los banners y el photowall, y coloca la señalización antes de que empiece la recepción.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un estreno de aniversario?

Empieza entre 4 y 6 semanas antes para confirmar la fecha, el lugar, los invitados y el catering. Reserva la última semana para confirmar inscripciones, preferencias dietéticas y necesidades técnicas.

¿Cuándo hay que probar el vídeo y el equipo de proyección?

Haz una prueba completa al menos 24 horas antes del estreno y repítela al abrir el lugar. Comprueba el archivo, los créditos finales, el HDMI, el proyector, la pantalla, los altavoces y las baterías de repuesto.

¿Cuándo se envía el recordatorio a los invitados?

Envía el recordatorio entre 3 y 7 días antes del evento. Incluye la hora, la ubicación y una última fecha para comunicar cambios en la inscripción o preferencias dietéticas.

¿Qué se prepara primero el día del estreno?

Abre el lugar y revisa los espacios antes de colocar mesas, sillas y decoración. Después monta la recepción y el buffet, prepara la vajilla y las copas, enfría las bebidas y termina con la señalización.

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