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Jubiläumsjahrmarkt organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Jubiläumsjahrmarkt braucht frühere Planung als ein normales Vereinsfest: Genehmigungen, Standbetreiber, Strom und ein belastbarer Wetterplan hängen voneinander ab. Lege zuerst Datum und Ort fest und öffne danach die Teilnehmerliste, damit Reservierungen und Ernährungswünsche nicht nebenbei verloren gehen. In den letzten 14 Tagen bündelst du Werbung, Ausstellerinformationen und Material. Am Veranstaltungstag zählen klare Zuständigkeiten, vorbereitete Kassen und ein Aufbauplan für Zelte, Stände und Absperrungen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Benötigte Genehmigungen beantragen

  • Plan für den Jahrmarkt erstellen

    2 Personen

  • Stände und Verkaufsstände inventarisieren

    2 Personen

  • Teilnehmerliste öffnen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Standbetreiber bestätigen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Reservierungen vornehmen

  • Stromanschlüsse kontrollieren

    2 Personen

  • Versicherungsunterlagen bereitlegen

  • Programm erstellen

    2 Personen

  • Werbung online stellen

  • Anwohner informieren

    2 Personen

  • Informationen für Aussteller senden

  • Wettervorhersage prüfen

  • Alternativen Wetterplan bestätigen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Kassen vorbereiten

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    3 Personen

Event

  • Gelände absperren

    3 Personen

  • Zelte aufbauen

    6 Personen

  • Stände aufbauen

    6 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Strom anschließen

    2 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Infostand einrichten

    2 Personen

  • Kassen einrichten

    2 Personen

  • Geschirr bereitstellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Kaffee und Tee zubereiten

    2 Personen

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Aussteller zu ihren Plätzen weisen

    3 Personen

  • Sicherheitskontrolle durchführen

    2 Personen

  • Programm sichtbar aufhängen

    2 Personen

  • Eingangs- und Infostand besetzen

    2 Personen

  • Kasse bedienen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Bestand prüfen

  • Licht und Ton prüfen

  • Letzte Verkaufsrunde ankündigen

  • Kassen abschließen

    2 Personen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

  • Standbetreiber auschecken

    2 Personen

Nachbereitung

  • Stände abbauen

    6 Personen

  • Zelte abbauen

    6 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Beleuchtung ausschalten

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Gelände reinigen

    4 Personen

  • Materialien sortieren

    3 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen kontrollieren

    2 Personen

  • Kühlboxen reinigen

    2 Personen

  • Geschirr reinigen und verstauen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Müll entsorgen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 4
  • MarktständeAnz. 20
  • KlappischeAnz. 12
  • BiertischeAnz. 6
  • StühleAnz. 60
  • BarhockerAnz. 8
  • UmkleideracksAnz. 2
  • StehtischeAnz. 8

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 6
  • WasserkocherAnz. 2
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • ThermokannenAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KartenlesegeräteAnz. 2
  • KassenAnz. 2
  • Tragbare LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • WerkzeugkofferAnz. 2
  • HammerAnz. 2
  • SchraubendreherAnz. 4
  • KabelbinderAnz. 200
  • GewebeklebebandAnz. 6
  • MessbänderAnz. 2
  • SackkarrenAnz. 2
  • KabelmattenAnz. 12
  • RegenfässerAnz. 2

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 8
  • LED-LampenAnz. 12
  • BatterielaternenAnz. 6

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 12
  • BallonsAnz. 150
  • BallonpumpeAnz. 2
  • TischdeckenAnz. 16
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • Fotowand
  • Fotolisten-RequisitenAnz. 6
  • KreidetafelnAnz. 10
  • KreidestifteAnz. 12
  • PinnwändeAnz. 4
  • WäscheklammernAnz. 100
  • AbsperrkegelAnz. 20
  • Absperrbänder-RollenAnz. 6
  • WegweiserAnz. 12
  • Programmatische PosterAnz. 10
  • PreisschilderAnz. 200

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 250
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TellerAnz. 180
  • BestecksetsAnz. 180
  • ServierschalenAnz. 20
  • ServierlöffelAnz. 12
  • ThermoskannenAnz. 6

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • KüchenzangenAnz. 8
  • BrotmesserAnz. 3
  • MessbecherAnz. 2
  • KühlkassettenAnz. 20
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12
  • Servierplatten mit DeckelAnz. 10

Reinigung

  • BesenAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 4
  • ReinigungshandschuheAnz. 8
  • AbfallbehälterAnz. 10
  • AschenbecherAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Beantrage Genehmigungen möglichst 8 bis 12 Wochen vor dem Jubiläumsjahrmarkt. Prüfe außerdem, ob Versicherungsunterlagen und Vorgaben für Stromanschlüsse am Ort vorliegen.
  • Bestätige Standbetreiber spätestens 14 Tage vor dem Termin. Danach kannst du Stände, Verkaufsflächen, Reservierungen und besondere Ernährungswünsche verlässlich einteilen.
  • Schicke Ausstellern mindestens 7 Tage vorher eine kompakte Info mit Ankunftszeit, Aufbaufläche, Stromregelung und Kontaktperson. So musst du fehlende Angaben nicht am Veranstaltungsmorgen klären.
  • Plane einen Wetterentscheid spätestens 48 Stunden vor Beginn. Prüfe die Vorhersage, bestätige die Alternative und lege fest, wer Zelte, Kühlboxen, Lautsprecher und empfindliche Materialien schützt.
  • Weise Freiwillige am Tag selbst 60 bis 90 Minuten vor dem Einlass ein. Teile Kasse, Einlass, Standbetreuung, Stromkontrolle und Abbau jeweils einer verantwortlichen Person zu.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Jubiläumsjahrmarkt anmelden?
Beginne 8 bis 12 Wochen vorher mit den nötigen Genehmigungen. Für Strom, Zelte, Verkaufsstände und Versicherungsnachweise kann zusätzlich Abstimmung mit mehreren Stellen nötig sein.
Wann soll ich die Einladungen für den Jubiläumsjahrmarkt verschicken?
Verschicke die erste Einladung etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Schließe die Anmeldungen und Standbestätigungen spätestens 14 Tage vorher ab, damit der Plan belastbar ist.
Wie viele Helfer brauche ich für einen Jubiläumsjahrmarkt?
Plane mindestens eine verantwortliche Person für jede Hauptaufgabe ein: Einlass, Kasse, Standbetreuung, Strom, Technik und Abbau. Für einen parallelen Aufbau solltest du zusätzlich 2 bis 4 Helfer einteilen.
Wann muss ich den Wetterplan für den Jubiläumsjahrmarkt festlegen?
Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vor Beginn und bestätige dann den Alternativplan. Kontrolliere am Veranstaltungstag nochmals die Lage, bevor Zelte, Technik und empfindliche Materialien aufgebaut werden.

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