So organisierst du eine Jubiläumsfeier ohne Zeitdruck

Bei einer Jubiläumsfeier laufen Gästemanagement, Raumplanung und Programm parallel. Beginne mit Gästeliste, Termin und Location und lege danach Einladungen, Catering und Reden fest. Zwei bis drei Wochen vor dem Termin brauchst du belastbare Anmeldezahlen, Ernährungswünsche und einen Ablauf. In den letzten Tagen geht es vor allem um Kühlung, Vorbereitung, Beschilderung und die Technik für die Reden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Gästeliste erstellen
2 Personen
2
Einladungen gestalten
3
Einladungen verschicken
2 Personen
4
Anmeldungen erfassen
5
Ernährungswünsche erfassen
6
Erinnerung an die Eingeladenen senden
7
Endgültige Gästeliste erstellen
2 Personen
8
Location reservieren
9
Tische und Stühle reservieren
10
Mikrofon reservieren
11
Redereihenfolge festlegen
2 Personen
12
Reden sammeln
13
Musikauswahl zusammenstellen
14
Speisekarte festlegen
2 Personen
15
Cateringmengen berechnen
2 Personen
16
Allergenübersicht erstellen
17
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
18
Einkaufen gehen
3 Personen
19
Getränke gekühlt lagern
2 Personen
20
Snacks vorbereiten
4 Personen
21
Dessert vorbereiten
2 Personen
22
Obst und Gemüse schneiden
3 Personen
23
Buffetteile bereitstellen
3 Personen
24
Namensschilder erstellen
25
Programmhefte drucken
26
Fotos für die Präsentation auswählen
2 Personen
27
Präsentation zusammenstellen
2 Personen
28
Präsentation testen
2 Personen
29
Ort überprüfen
2 Personen
30
Tische aufstellen
4 Personen
31
Stühle aufstellen
4 Personen
32
Buffettische einrichten
3 Personen
33
Empfangstisch einrichten
2 Personen
34
Namensschilder bereitlegen
35
Programmhefte auslegen
36
Dekoration aufhängen
3 Personen
37
Blumengestecke platzieren
2 Personen
38
Lichtdekoration anschließen
2 Personen
39
Musikanlage anschließen
2 Personen
40
Mikrofon testen
2 Personen
41
Präsentationsbildschirm anschließen
2 Personen
42
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
43
Häppchen auf Platten anrichten
3 Personen
44
Buffetgerichte bereitstellen
4 Personen
45
Empfangsteam einweisen
3 Personen

Event

46
Gäste begrüßen
4 Personen
47
Jacken und Geschenke entgegennehmen
2 Personen
48
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
49
Aperitif servieren
3 Personen
50
Snacks servieren
4 Personen
51
Getränke nachfüllen
2 Personen
52
Gäste zu den Sitzplätzen begleiten
2 Personen
53
Redner ankündigen
54
Reden technisch unterstützen
55
Jubiläumsgast betreuen
56
Präsentation abspielen
57
Toast ausschenken
4 Personen
58
Buffet eröffnen
2 Personen
59
Buffet betreuen
4 Personen
60
Teller und Besteck auffüllen
2 Personen
61
Buffetgerichte ersetzen
3 Personen
62
Dessert servieren
3 Personen
63
Kaffee nach dem Abendessen servieren
3 Personen
64
Musik organisieren
65
Geschenke sammeln
2 Personen
66
Letzte Runde servieren
2 Personen
67
Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

68
Geschenke sicher aufbewahren
2 Personen
69
Geschirr sammeln
4 Personen
70
Abfall sammeln
3 Personen
71
Getränke wegräumen
2 Personen
72
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
73
Dekoration entfernen
3 Personen
74
Beschallungsanlage abkoppeln
2 Personen
75
Geschirr abwaschen
4 Personen
76
Kühlschränke leeren
2 Personen
77
Location reinigen
4 Personen
78
Toiletten reinigen
2 Personen
79
Materialien prüfen
2 Personen
80
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
81
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 10
StühleAnz. 90
BuffetischeAnz. 4
Empfangstisch
KleiderständerAnz. 2
Rednertisch

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 100
DesserttellerAnz. 100
KaffeetassenAnz. 90
WassergläserAnz. 100
WeingläserAnz. 100
ChampagnergläserAnz. 90
KaffeelöffelAnz. 90
Besteck für das AbendessenAnz. 100
ServierbesteckAnz. 20
ServierschalenAnz. 16
Servierplatten für DessertAnz. 8
KaraffenAnz. 12

Dekoration

TischdeckenAnz. 10
ServiettenAnz. 120
BlumenarrangementsAnz. 8
BallonsAnz. 60
GirlandenAnz. 8
NamensschilderAnz. 90
ProgrammkartenAnz. 100
BilderrahmenAnz. 6
TischnummernAnz. 10
Geschenktischdecke
KlebebandAnz. 4
SeilAnz. 2

Ausstattung

Kabelloses MikrofonAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Audiomischpult
Laptop
Präsentationsbildschirm
Beamer
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4
KühlboxenAnz. 4

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
ServierzangenAnz. 8
WarmhaltebehälterAnz. 4
AluminiumfolieAnz. 3
FrischhaltefolieAnz. 3
KühlelementeAnz. 12

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
LED-LampenAnz. 10
TischlampenAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
Handfeger und KehrblechAnz. 2
BesenAnz. 2
WischmoppAnz. 3
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege die Gästeliste spätestens acht Wochen vor der Feier an und verschicke die Einladungen danach zeitnah. Setze eine Rückmeldefrist von etwa drei Wochen, damit Cateringmengen, Sitzplätze und Namensschilder nicht auf Schätzungen beruhen.
Reserviere Location, Tische, Stühle und Mikrofon frühzeitig und prüfe vier Wochen vorher, ob Aufbauzeiten und Stromanschlüsse geklärt sind. Ein fehlender Rednertisch oder ein Mikrofon ohne passenden Anschluss fällt meist erst beim Aufbau auf.
Sammle Reden und lege die Reihenfolge spätestens eine Woche vor dem Termin fest. Plane pro Rede eine feste Zeit und halte die Musikauswahl als fertige Abspielliste bereit, statt sie während des Empfangs zusammenzustellen.
Berechne das Catering erst nach der endgültigen Gästeliste und führe Allergene getrennt auf. Stelle Buffetgeschirr, Servierbesteck, Karaffen und Gläser am Vortag bereit; Getränke sollten dann bereits gekühlt lagern.
Bereite Snacks, Dessert sowie geschnittenes Obst und Gemüse nach einem Zeitplan vor. Beschrifte Empfangstisch, Geschenktisch und Plätze am Vorabend und lege Programmkarten, Namensschilder und Klebeband gesammelt an einem Ort ab.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Jubiläumsfeier organisieren?: Beginne etwa acht bis zwölf Wochen vorher mit Gästeliste, Termin und Location. Vier bis sechs Wochen vor dem Termin sollten Einladungen verschickt und Tische, Stühle sowie Mikrofon reserviert sein.
Wann verschickt man Einladungen für eine Jubiläumsfeier?: Verschicke die Einladungen ungefähr sechs bis acht Wochen vor der Feier. Gib eine Rückmeldefrist von rund drei Wochen an und sende sieben Tage vor dem Termin eine Erinnerung.
Wie viel Catering braucht man für eine Jubiläumsfeier?: Berechne die Mengen erst nach Ablauf der Anmeldefrist und berücksichtige Ernährungswünsche sowie Allergien getrennt. Plane Getränke für die ersten Stunden mit etwa zwei bis drei Getränken pro Person und ergänze Wasser kontinuierlich.
Wann sollte man Reden für eine Jubiläumsfeier sammeln?: Bitte spätestens drei Wochen vorher um Redebeiträge und schließe die Sammlung eine Woche vor der Feier. Lege danach Reihenfolge und maximale Redezeit fest, damit der Programmablauf nicht spontan verlängert wird.

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