Cómo organizar una celebración de aniversario de servicio

Una celebración de aniversario de servicio necesita más coordinación que una comida informal: hay invitados que confirmar, intervenciones que ordenar y preferencias alimentarias que registrar. Empieza por definir el número de asistentes y reservar el lugar antes de cerrar el menú o el mobiliario. Después organiza las invitaciones, el programa y el catering en ese orden. La última semana sirve para confirmar respuestas, imprimir tarjetas y dejar preparada la comida que pueda adelantarse.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Elaborar la lista de invitados
2 personas
2
Diseñar invitaciones
3
Enviar invitaciones
2 personas
4
Registrar inscripciones
5
Recoger preferencias dietéticas
6
Enviar un recordatorio a los invitados
7
Hacer la lista definitiva de invitados
2 personas
8
Reservar el lugar
9
Reservar mesas y sillas
10
Reservar micrófono
11
Establecer el orden de las intervenciones
2 personas
12
Recopilar discursos
13
Preparar la selección musical
14
Definir el menú
2 personas
15
Calcular las cantidades de catering
2 personas
16
Elaborar un resumen de alérgenos
17
Comprobar la lista de la compra
2 personas
18
Hacer la compra
3 personas
19
Guardar las bebidas refrigeradas
2 personas
20
Preparar aperitivos
4 personas
21
Preparar el postre
2 personas
22
Cortar verduras y frutas
3 personas
23
Preparar las partes del buffet
3 personas
24
Hacer tarjetas con nombres
25
Imprimir tarjetas del programa
26
Seleccionar fotos para la presentación
2 personas
27
Preparar la presentación
2 personas
28
Probar la presentación
2 personas
29
Comprobar el lugar
2 personas
30
Montar mesas
4 personas
31
Colocar las sillas
4 personas
32
Montar mesas de buffet
3 personas
33
Montar la mesa de recepción
2 personas
34
Preparar tarjetas con nombres
35
Colocar las tarjetas del programa
36
Colgar la decoración
3 personas
37
Colocar arreglos florales
2 personas
38
Conectar la iluminación decorativa
2 personas
39
Conectar el equipo de sonido
2 personas
40
Probar el micrófono
2 personas
41
Conectar la pantalla de presentaciones
2 personas
42
Preparar café y té
2 personas
43
Poner los aperitivos en bandejas
3 personas
44
Disponer los platos del bufé
4 personas
45
Instruir al equipo de recepción
3 personas

Evento

46
Dar la bienvenida a los invitados
4 personas
47
Recibir abrigos y regalos
2 personas
48
Servir café y té
3 personas
49
Servir el aperitivo
3 personas
50
Servir aperitivos
4 personas
51
Rellenar las bebidas
2 personas
52
Guiar a los invitados a sus asientos
2 personas
53
Anunciar a los ponentes
54
Apoyar técnicamente los discursos
55
Acompañar al homenajeado
56
Reproducir la presentación
57
Servir la tostada
4 personas
58
Abrir el buffet
2 personas
59
Coordinar el buffet
4 personas
60
Reponer platos y cubiertos
2 personas
61
Sustituir platos del buffet
3 personas
62
Servir el postre
3 personas
63
Servir café después de la cena
3 personas
64
Proporcionar la música
65
Recoger regalos
2 personas
66
Servir la última ronda
2 personas
67
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

68
Guardar los regalos en un lugar seguro
2 personas
69
Recoger la vajilla
4 personas
70
Recoger la basura
3 personas
71
Recoger las bebidas
2 personas
72
Desmontar mesas y sillas
4 personas
73
Retirar la decoración
3 personas
74
Desconectar el sistema de sonido
2 personas
75
Lavar la vajilla
4 personas
76
Vaciar los refrigeradores
2 personas
77
Limpiar el lugar
4 personas
78
Limpiar los baños
2 personas
79
Comprobar los materiales
2 personas
80
Devolver el material prestado
2 personas
81
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 10
Sillascant. 90
Mesas de buffetcant. 4
Mesa de recepción
Percheroscant. 2
Mesa de oradores

Vajilla

Platos de cenacant. 100
Platos de postrecant. 100
Tazas de cafécant. 90
Vasos para aguacant. 100
Copas de vinocant. 100
Copas de champáncant. 90
Cucharillas de cafécant. 90
Cubiertos de cenacant. 100
Cubiertos de serviciocant. 20
Bandejas de servircant. 16
Bandejas para servir el postrecant. 8
Jarrascant. 12

Decoración

Mantelescant. 10
Servilletascant. 120
Arreglos floralescant. 8
Globoscant. 60
Guirnaldascant. 8
Tarjetas de nombrecant. 90
Tarjetas del programacant. 100
Marcos de fotoscant. 6
Números de mesacant. 10
Mantel para la mesa de regalos
Cinta adhesivacant. 4
Cuerdacant. 2

Equipo

Micrófono inalámbricocant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Portátil
Pantalla de presentación
Proyector
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 4
Neveras portátilescant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Pinzas de servircant. 8
Bandejas para mantener calientecant. 4
Papel de aluminiocant. 3
Film transparentecant. 3
Acumuladores de fríocant. 12

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas LEDcant. 10
Lámparas de mesacant. 8

Limpieza

Papeleracant. 6
Recogedor y escobacant. 2
Escobacant. 2
Fregonacant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra una cifra provisional de invitados antes de reservar mesas, sillas y catering. Envía las invitaciones con al menos 4 semanas de antelación y fija una fecha límite de respuesta unos 10 días antes del evento.
Recoge las preferencias dietéticas junto con la inscripción, no unos días antes. Prepara un resumen de alérgenos para que quien sirva la comida pueda identificar cada opción sin tener que preguntar durante el acto.
Define el orden de las intervenciones y recopila los discursos como mínimo 7 días antes. Reserva el micrófono y comprueba dónde se colocarán la mesa de oradores y las sillas antes de que lleguen los invitados.
Calcula el catering a partir de la lista definitiva, dejando margen para las raciones del buffet. Guarda las bebidas refrigeradas con antelación y prepara el día anterior los aperitivos, las frutas, las verduras y las partes del buffet que no pierdan calidad.
Imprime las tarjetas del programa, las tarjetas con nombres y los números de mesa antes del día del evento. Prepara también la mesa de recepción, el perchero y la mesa de regalos para que la llegada no dependa de una sola persona.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una celebración de aniversario de servicio?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes, sobre todo si necesitas reservar el lugar, las mesas, las sillas y el micrófono. Envía las invitaciones unas 4 semanas antes y confirma la lista definitiva unos 10 días antes.
¿Cuándo hay que cerrar la lista de invitados?: Fija una fecha límite de respuesta aproximadamente 10 días antes de la celebración. Revisa después las inscripciones, las preferencias dietéticas y las ausencias para calcular el catering y preparar las tarjetas con nombres.
¿Cuándo se prepara el programa y se recopilan los discursos?: Establece el orden de las intervenciones al menos 2 semanas antes y pide los discursos con una fecha límite de 7 días. Imprime las tarjetas del programa durante la semana anterior, cuando el horario ya esté confirmado.
¿Qué comida se puede preparar el día anterior?: Los aperitivos, el postre, las verduras y las frutas cortadas pueden dejarse preparados el día anterior si se conservan correctamente. Monta las partes del buffet con antelación, pero coloca los alimentos perecederos y las bebidas refrigeradas según el tiempo indicado por el catering.

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