Jubiläumsfeier organisieren: Schritt für Schritt zum gelungenen Ablauf

Bei einer Jubiläumsfeier greifen Programm, Auftritte, Bewirtung und Raumaufbau ineinander. Lege zuerst Datum, Ablauf und Veranstaltungsort fest und bestätige danach auftretende Mitglieder sowie die musikalischen Beiträge. Sobald die Anmeldungen vorliegen, kannst du Catering, Ernährungswünsche und Sitzordnung zuverlässig planen. In den letzten Tagen zählen Proben, Technikcheck und eine vollständige Gästeliste; am Veranstaltungstag braucht der Aufbau eine feste Reihenfolge.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Location reservieren
3
Musikalisches Programm zusammenstellen
3 Personen
4
Auftrittende Mitglieder bestätigen
2 Personen
5
Einladungen gestalten
2 Personen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Catering bestellen
2 Personen
10
Reservierungen bestätigen
11
Erinnerung an Gäste senden
12
Endgültige Gästeliste erstellen
2 Personen
13
Drehbuch ausdrucken
14
Noten zusammentragen
2 Personen
15
Auftritte proben
12 Personen
16
Instrumente prüfen
4 Personen
17
Einkaufen gehen
3 Personen
18
Torte abholen
19
Location öffnen
2 Personen
20
Ort überprüfen
2 Personen
21
Raum lüften
22
Tische aufstellen
4 Personen
23
Stühle aufstellen
4 Personen
24
Bühnenbereich freiräumen
3 Personen
25
Instrumente bereitstellen
6 Personen
26
Tontechnik anschließen
3 Personen
27
Mikrofone testen
2 Personen
28
Musikwiedergabe testen
2 Personen
29
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
30
Dekoration aufhängen
3 Personen
31
Infotisch einrichten
2 Personen
32
Garderobe einrichten
2 Personen
33
Buffettische einrichten
4 Personen
34
Kaffee und Tee vorbereiten
3 Personen
35
Kalte Getränke kühlen
2 Personen
36
Snacks vorbereiten
4 Personen
37
Diätprodukte separat beiseitestellen
2 Personen
38
Anschnitt der Torte vorbereiten
2 Personen
39
Programm am Eingang auslegen
40
Freiwillige einweisen
5 Personen

Event

41
Empfangstisch betreuen
2 Personen
42
Gäste willkommen heißen
3 Personen
43
Programm verteilen
2 Personen
44
Garderobe verwalten
2 Personen
45
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
46
Snacks servieren
3 Personen
47
Eröffnungsrede halten
48
Jubiläumskonzert durchführen
20 Personen
49
Musiker betreuen
2 Personen
50
Mikrofone bedienen
51
Getränke nachfüllen
2 Personen
52
Buffet auffüllen
3 Personen
53
Kuchen und Dessert servieren
3 Personen
54
Pausenmusik abspielen
55
Jubilare ehren
3 Personen
56
Gruppenfoto machen
2 Personen
57
Abendbuffet eröffnen
2 Personen
58
Abendbuffet servieren
4 Personen
59
Geschirr und Gläser sammeln
3 Personen
60
Abendauftritt durchführen
12 Personen
61
Musik und Mikrofone bedienen
62
Abschied ankündigen
63
Gäste zum Ausgang begleiten
2 Personen
64
Ausgabe an der Garderobe organisieren
2 Personen

Nachbereitung

65
Getränkevorrat sicher aufbewahren
2 Personen
66
Essensreste kühlen
2 Personen
67
Abfall sammeln
4 Personen
68
Buffet abbauen
4 Personen
69
Geschirr abwaschen
4 Personen
70
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
71
Dekoration entfernen
3 Personen
72
Tonanlage abbauen
3 Personen
73
Instrumente einpacken
5 Personen
74
Beleuchtung abbauen
3 Personen
75
Location reinigen
5 Personen
76
Toiletten reinigen
2 Personen
77
Fundsachen sammeln
2 Personen
78
Materialien inventarisieren
2 Personen
79
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
80
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 12
StühleAnz. 110
BuffetischeAnz. 4
GarderobenständerAnz. 3
KleiderbügelAnz. 120
StehtischeAnz. 6
TischdeckenAnz. 16
BühnenelementeAnz. 6

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 120
DesserttellerAnz. 120
KaffeetassenAnz. 100
WassergläserAnz. 120
WeingläserAnz. 100
MesserAnz. 120
GabelnAnz. 120
LöffelAnz. 120

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 3
KühlboxenAnz. 6

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
Mischpult
MikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
LautsprecherstativeAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 8
NotenständerAnz. 20
ErsatzbatterienAnz. 12
MusikinstrumenteAnz. 20
InstrumentenkofferAnz. 20
StimmgabelnAnz. 2
MetronomeAnz. 2
Laptop

Dekoration

BallonsAnz. 150
BallonbandAnz. 2
JubiläumsbannerAnz. 2
BlumenarrangementsAnz. 8
TischdekorationAnz. 12
Fotowand
LichtvorhängeAnz. 4
ProgrammständerAnz. 4

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 6
StimmungsleuchtenAnz. 8
BatterielaternenAnz. 6
Ersatz-LED-LampenAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
MüllbeutelhalterAnz. 8
EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Plane das Programm zuerst und bestätige auftretende Mitglieder frühzeitig. Drucke das Drehbuch aus, sammle die Noten und lege pro Auftritt eine feste Probezeit fest, damit am Veranstaltungstag keine Beiträge fehlen.
Verschicke die Einladungen mit einer klaren Anmeldefrist und frage Ernährungswünsche direkt ab. Erstelle spätestens eine Woche vorher die endgültige Gästeliste und sende den Gästen eine Erinnerung.
Bestelle das Catering erst nach der Anmeldefrist und bestätige die Reservierungen erneut. Hole die Torte nicht erst kurz vor Beginn ab: Lege dafür einen eigenen Abholtermin am Veranstaltungstag fest.
Prüfe die Technik mindestens einen Tag vorher: Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Stative und Verlängerungskabel müssen zusammenpassen. Teste jedes Mikrofon mit dem vorgesehenen Mischpult und markiere die Kabelwege.
Öffne den Veranstaltungsort früh genug für Kontrolle und Aufbau. Lüfte zuerst, stelle danach Tische und Stühle auf, räume den Bühnenbereich frei und richte Instrumente sowie Buffetbereich erst anschließend ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Jubiläumsfeier planen?: Beginne idealerweise mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm und Location. Einladungen sollten etwa 4 bis 6 Wochen vor der Feier verschickt werden, damit Anmeldungen und Catering rechtzeitig feststehen.
Wann soll ich die Einladungen für die Jubiläumsfeier verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin und setze eine Anmeldefrist rund 2 Wochen vorher. So bleiben noch ungefähr 10 bis 14 Tage für Gästeliste, Ernährungswünsche und Catering.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Jubiläumsfeier?: Plane für Raum, Mobiliar, Buffet und Bühne mindestens 2 bis 3 Stunden ein. Wenn zusätzlich Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone und Instrumente eingerichtet werden, sollte der Technikcheck spätestens 60 Minuten vor Beginn abgeschlossen sein.
Wann sollte man die Auftritte für eine Jubiläumsfeier proben?: Setze die letzten Gesamtproben spätestens 3 bis 7 Tage vor der Feier an. Am Veranstaltungstag genügt ein kurzer Technik- und Ablaufcheck von etwa 30 bis 45 Minuten, statt das gesamte Programm neu zu proben.

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