Zo organiseer je een jubileumviering zonder losse eindjes
Begin met de datum, locatie en vaste onderdelen van het programma. Bij een jubileumviering lopen uitnodigingen, catering en optredens door elkaar: bevestig daarom eerst wie optreedt en hoeveel gasten je verwacht. Verzamel dieetwensen vóór je de catering bestelt en leg techniek, partituren en repetities ruim vooraf vast. Op de dag zelf draait alles om een goede volgorde: openen, controleren, opbouwen, testen en pas daarna de gasten ontvangen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en programma vastleggen
2 personen
- 2
Locatie reserveren
- 3
Muzikaal programma samenstellen
3 personen
- 4
Optredende leden bevestigen
2 personen
- 5
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
- 6
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 8
Dieetwensen verzamelen
- 9
Catering bestellen
2 personen
- 10
Reserveringen bevestigen
- 11
Herinnering aan gasten sturen
- 12
Definitieve gastenlijst maken
2 personen
- 13
Draaiboek afdrukken
- 14
Partituren verzamelen
2 personen
- 15
Optredens repeteren
12 personen
- 16
Instrumenten controleren
4 personen
- 17
Boodschappen doen
3 personen
- 18
Taart ophalen
- 19
Locatie openen
2 personen
- 20
Locatie controleren
2 personen
- 21
Ruimte ventileren
- 22
Tafels opstellen
4 personen
- 23
Stoelen opstellen
4 personen
- 24
Podiumruimte vrijmaken
3 personen
- 25
Instrumenten klaarzetten
6 personen
- 26
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
- 27
Microfoons testen
2 personen
- 28
Muziek afspelen testen
2 personen
- 29
Verlichting ophangen
3 personen
- 30
Versiering ophangen
3 personen
- 31
Informatietafel inrichten
2 personen
- 32
Garderobe inrichten
2 personen
- 33
Buffettafels inrichten
4 personen
- 34
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
- 35
Koude dranken koelen
2 personen
- 36
Hapjes voorbereiden
4 personen
- 37
Dieetproducten apart zetten
2 personen
- 38
Taart aansnijden voorbereiden
2 personen
- 39
Programma bij ingang leggen
- 40
Briefing vrijwilligers geven
5 personen
Event
- 41
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
- 42
Gasten welkom heten
3 personen
- 43
Programma uitdelen
2 personen
- 44
Garderobe beheren
2 personen
- 45
Koffie en thee serveren
3 personen
- 46
Hapjes serveren
3 personen
- 47
Openingswoord verzorgen
- 48
Jubileumconcert uitvoeren
20 personen
- 49
Muzikanten begeleiden
2 personen
- 50
Microfoons bedienen
- 51
Dranken bijvullen
2 personen
- 52
Buffet aanvullen
3 personen
- 53
Taart en dessert serveren
3 personen
- 54
Pauzemuziek afspelen
- 55
Jubilarissen huldigen
3 personen
- 56
Groepsfoto maken
2 personen
- 57
Dinerbuffet openen
2 personen
- 58
Dinerbuffet serveren
4 personen
- 59
Servies en glazen verzamelen
3 personen
- 60
Avondoptreden uitvoeren
12 personen
- 61
Muziek en microfoons bedienen
- 62
Afscheid aankondigen
- 63
Gasten naar uitgang begeleiden
2 personen
- 64
Garderobe uitgifte verzorgen
2 personen
Nazorg
- 65
Drankenvoorraad veilig opbergen
2 personen
- 66
Restanten voedsel koelen
2 personen
- 67
Afval verzamelen
4 personen
- 68
Buffet afbreken
4 personen
- 69
Servies afwassen
4 personen
- 70
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
- 71
Decoratie verwijderen
3 personen
- 72
Geluidsapparatuur afbouwen
3 personen
- 73
Instrumenten inpakken
5 personen
- 74
Verlichting afbouwen
3 personen
- 75
Locatie schoonmaken
5 personen
- 76
Toiletten schoonmaken
2 personen
- 77
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
- 78
Materialen inventariseren
2 personen
- 79
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 80
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 12
- Stoelenaantal 110
- Buffettafelsaantal 4
- Garderoberekkenaantal 3
- Kledinghangersaantal 120
- Statafelsaantal 6
- Tafelkledenaantal 16
- Podiumdelenaantal 6
Servies
- Dinerbordenaantal 120
- Dessertbordenaantal 120
- Koffiekopjesaantal 100
- Waterglazenaantal 120
- Wijnglazenaantal 100
- Messenaantal 120
- Vorkenaantal 120
- Lepelsaantal 120
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 3
- Koelboxenaantal 6
Apparatuur
- Luidsprekersaantal 2
- Mengpaneel
- Microfoonsaantal 4
- Microfoonstatievenaantal 4
- Luidsprekerstatievenaantal 2
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 8
- Kabelmattenaantal 8
- Muziekstandaardsaantal 20
- Reservebatterijenaantal 12
- Muziekinstrumentenaantal 20
- Instrumentkoffersaantal 20
- Stemvorkenaantal 2
- Metronomenaantal 2
- Laptop
Decoratie
- Ballonnenaantal 150
- Ballonlintaantal 2
- Jubileumbanneraantal 2
- Bloemstukkenaantal 8
- Tafeldecoratieaantal 12
- Fotowand
- Lichtgordijnenaantal 4
- Programmastandaardsaantal 4
Verlichting
- Ledspotsaantal 6
- Sfeerlampenaantal 8
- Batterijlantaarnsaantal 6
- Reserve-ledlampenaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Afvalzakhoudersaantal 8
- Emmersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Stoffer en blikaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg datum, programma en locatie eerst vast. Reserveer daarna de optredende leden en stuur de uitnodigingen op tijd, zodat je niet tegelijk met een onvolledig programma en onzekere aantallen werkt.
- Verwerk aanmeldingen in één overzicht en vraag dieetwensen direct mee. Bestel catering pas nadat je een duidelijke tussenstand hebt; maak de definitieve gastenlijst uiterlijk enkele dagen vóór de viering.
- Plan repetities vóór de opbouwdag en controleer partituren en instrumenten afzonderlijk. Een ontbrekende partij of instrumentkabel ontdek je liever tijdens een repetitie dan vlak voor het eerste optreden.
- Test de techniek voordat de ruimte volloopt. Zet luidsprekers, mengpaneel, microfoons en statieven klaar, leg verlengkabels veilig en controleer het geluid vanaf de plekken waar gasten zitten.
- Maak voor de dag zelf een kort draaiboek met tijden en verantwoordelijken. Open de locatie vroeg genoeg om te ventileren, tafels en stoelen te plaatsen, de podiumruimte vrij te maken en de instrumenten klaar te zetten; haal de taart niet pas op tijdens de ontvangst.
Veelgestelde vragen
- Hoe vroeg moet ik een jubileumviering organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en programma. Zo houd je tijd over voor uitnodigingen, aanmeldingen, repetities en het bestellen van catering en techniek.
- Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een jubileumviering?
- Stuur de uitnodigingen ongeveer 6 tot 8 weken vóór de viering. Vraag gasten meteen om hun aanmelding en dieetwensen, zodat je de catering uiterlijk 2 tot 3 weken vooraf kunt bevestigen.
- Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een jubileumviering?
- Plan minimaal 2 tot 3 uur voor de opbouw. Daarin passen het plaatsen van tafels en stoelen, het vrijmaken van de podiumruimte, het klaarzetten van instrumenten en een volledige geluidstest.
- Wanneer maak je de definitieve gastenlijst?
- Maak de definitieve gastenlijst ongeveer 5 tot 7 dagen vóór de jubileumviering. Bevestig daarna de aantallen met de catering en stuur gasten nog één herinnering met tijd, locatie en programma.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Gebruik dit planGratis te starten — geen creditcard nodig.