Jubiläumsfeier organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Jubiläumsfeier mit musikalischem Programm braucht mehr Vorbereitung als ein normales Fest. Lege zuerst Datum, Ablauf und Ort fest, bestätige danach Mitwirkende und Gäste und bestelle das Catering auf Basis der Anmeldungen. In den letzten Tagen zählen ein gedrucktes Drehbuch, vollständige Noten und eine geprüfte Tonanlage. Am Veranstaltungstag müssen Raum, Bühne, Instrumente und Buffet vor dem Eintreffen der Gäste bereitstehen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Location reservieren
Musikalisches Programm zusammenstellen
3 Personen
Auftrittende Mitglieder bestätigen
2 Personen
Einladungen gestalten
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Catering bestellen
2 Personen
Reservierungen bestätigen
Erinnerung an Gäste senden
Endgültige Gästeliste erstellen
2 Personen
Drehbuch ausdrucken
Noten zusammentragen
2 Personen
Auftritte proben
12 Personen
Instrumente prüfen
4 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Torte abholen
Location öffnen
2 Personen
Ort überprüfen
2 Personen
Raum lüften
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Bühnenbereich freiräumen
3 Personen
Instrumente bereitstellen
6 Personen
Tontechnik anschließen
3 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Musikwiedergabe testen
2 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Infotisch einrichten
2 Personen
Garderobe einrichten
2 Personen
Buffettische einrichten
4 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
3 Personen
Kalte Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Diätprodukte separat beiseitestellen
2 Personen
Anschnitt der Torte vorbereiten
2 Personen
Programm am Eingang auslegen
Freiwillige einweisen
5 Personen

Event

Empfangstisch betreuen
2 Personen
Gäste willkommen heißen
3 Personen
Programm verteilen
2 Personen
Garderobe verwalten
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Eröffnungsrede halten
Jubiläumskonzert durchführen
20 Personen
Musiker betreuen
2 Personen
Mikrofone bedienen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet auffüllen
3 Personen
Kuchen und Dessert servieren
3 Personen
Pausenmusik abspielen
Jubilare ehren
3 Personen
Gruppenfoto machen
2 Personen
Abendbuffet eröffnen
2 Personen
Abendbuffet servieren
4 Personen
Geschirr und Gläser sammeln
3 Personen
Abendauftritt durchführen
12 Personen
Musik und Mikrofone bedienen
Abschied ankündigen
Gäste zum Ausgang begleiten
2 Personen
Ausgabe an der Garderobe organisieren
2 Personen

Nachbereitung

Getränkevorrat sicher aufbewahren
2 Personen
Essensreste kühlen
2 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Buffet abbauen
4 Personen
Geschirr abwaschen
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Tonanlage abbauen
3 Personen
Instrumente einpacken
5 Personen
Beleuchtung abbauen
3 Personen
Location reinigen
5 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Fundsachen sammeln
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 12
StühleAnz. 110
BuffetischeAnz. 4
GarderobenständerAnz. 3
KleiderbügelAnz. 120
StehtischeAnz. 6
TischdeckenAnz. 16
BühnenelementeAnz. 6

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 120
DesserttellerAnz. 120
KaffeetassenAnz. 100
WassergläserAnz. 120
WeingläserAnz. 100
MesserAnz. 120
GabelnAnz. 120
LöffelAnz. 120

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 3
KühlboxenAnz. 6

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
Mischpult
MikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
LautsprecherstativeAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 8
NotenständerAnz. 20
ErsatzbatterienAnz. 12
MusikinstrumenteAnz. 20
InstrumentenkofferAnz. 20
StimmgabelnAnz. 2
MetronomeAnz. 2
Laptop

Dekoration

BallonsAnz. 150
BallonbandAnz. 2
JubiläumsbannerAnz. 2
BlumenarrangementsAnz. 8
TischdekorationAnz. 12
Fotowand
LichtvorhängeAnz. 4
ProgrammständerAnz. 4

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 6
StimmungsleuchtenAnz. 8
BatterielaternenAnz. 6
Ersatz-LED-LampenAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
MüllbeutelhalterAnz. 8
EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum und Programm mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. So bleibt Zeit, die Location zu reservieren, auftretende Mitglieder zu bestätigen und die Einladungen rechtzeitig zu verschicken.
Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche bis spätestens 10 Tage vor der Feier. Bestätige danach die Reservierungen und bestelle das Catering anhand der endgültigen Gästeliste.
Plane die musikalischen Proben nicht erst für die letzte Woche. Eine erste vollständige Probe etwa 14 Tage vorher zeigt, ob Noten, Instrumente, Mikrofone und Lautsprecher zusammenpassen.
Drucke Drehbuch und Noten spätestens am Vortag aus und lege jeweils ein Exemplar für die Moderation sowie die auftretenden Gruppen bereit. Digitale Dateien allein helfen nicht, wenn am Abend ein Gerät oder eine Verbindung ausfällt.
Öffne die Location mindestens 3 Stunden vor Beginn. Lüfte den Raum, stelle Tische und Stühle auf, räume den Bühnenbereich frei und prüfe Verlängerungskabel, Mikrofonständer und Lautsprecherstative, bevor die Gäste eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Jubiläumsfeier organisieren?: Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm und Location. Einladungen sollten mindestens 6 Wochen vor der Feier verschickt werden, damit die Gästeliste rechtzeitig feststeht.
Wann muss man das Catering für eine Jubiläumsfeier bestellen?: Sammle Anmeldungen und Ernährungswünsche bis 10 Tage vor dem Termin. Bestelle danach mit der endgültigen Gästezahl und bestätige die Reservierung spätestens 7 Tage vorher.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Jubiläumsfeier?: Plane mindestens 3 Stunden für Raum, Buffet, Bühne und Technik ein. Für einen musikalischen Ablauf mit Mischpult, Mikrofonen und Lautsprechern sollte eine Person zusätzlich 30 bis 45 Minuten für den Soundcheck einrechnen.
Was sollte man am Tag vor der Jubiläumsfeier vorbereiten?: Hole die Torte ab, drucke Drehbuch und Noten aus und prüfe Instrumente sowie Technik am Vortag. Packe außerdem Geschirr, Gläser, Tischdecken und Verlängerungskabel gemeinsam ein, damit beim Aufbau nichts fehlt.

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