Checklist voor een jubileumviering organiseren
Een jubileumviering vraagt om meer dan een datum en een taart. Je regelt tegelijk een programma met optredende leden, uitnodigingen, catering en de techniek voor muziek en toespraken. Begin met datum, locatie en programma en werk daarna toe naar de definitieve gastenlijst. Op de dag zelf draait alles om een gecontroleerde opbouw: ruimte ventileren, tafels en stoelen plaatsen, podiumruimte vrijmaken en instrumenten klaarzetten. Gebruik de checklist hieronder om niets op het laatste moment te hoeven oplossen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Muzikaal programma samenstellen
3 personen
Optredende leden bevestigen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Catering bestellen
2 personen
Reserveringen bevestigen
Herinnering aan gasten sturen
Definitieve gastenlijst maken
2 personen
Draaiboek afdrukken
Partituren verzamelen
2 personen
Optredens repeteren
12 personen
Instrumenten controleren
4 personen
Boodschappen doen
3 personen
Taart ophalen
Locatie openen
2 personen
Locatie controleren
2 personen
Ruimte ventileren
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Podiumruimte vrijmaken
3 personen
Instrumenten klaarzetten
6 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Muziek afspelen testen
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Informatietafel inrichten
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Buffettafels inrichten
4 personen
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
Koude dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Dieetproducten apart zetten
2 personen
Taart aansnijden voorbereiden
2 personen
Programma bij ingang leggen
Briefing vrijwilligers geven
5 personen
Event
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
Gasten welkom heten
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Garderobe beheren
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Openingswoord verzorgen
Jubileumconcert uitvoeren
20 personen
Muzikanten begeleiden
2 personen
Microfoons bedienen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Taart en dessert serveren
3 personen
Pauzemuziek afspelen
Jubilarissen huldigen
3 personen
Groepsfoto maken
2 personen
Dinerbuffet openen
2 personen
Dinerbuffet serveren
4 personen
Servies en glazen verzamelen
3 personen
Avondoptreden uitvoeren
12 personen
Muziek en microfoons bedienen
Afscheid aankondigen
Gasten naar uitgang begeleiden
2 personen
Garderobe uitgifte verzorgen
2 personen
Nazorg
Drankenvoorraad veilig opbergen
2 personen
Restanten voedsel koelen
2 personen
Afval verzamelen
4 personen
Buffet afbreken
4 personen
Servies afwassen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Geluidsapparatuur afbouwen
3 personen
Instrumenten inpakken
5 personen
Verlichting afbouwen
3 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 12
- Stoelenaantal 110
- Buffettafelsaantal 4
- Garderoberekkenaantal 3
- Kledinghangersaantal 120
- Statafelsaantal 6
- Tafelkledenaantal 16
- Podiumdelenaantal 6
Servies
- Dinerbordenaantal 120
- Dessertbordenaantal 120
- Koffiekopjesaantal 100
- Waterglazenaantal 120
- Wijnglazenaantal 100
- Messenaantal 120
- Vorkenaantal 120
- Lepelsaantal 120
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 3
- Koelboxenaantal 6
Apparatuur
- Luidsprekersaantal 2
- Mengpaneel
- Microfoonsaantal 4
- Microfoonstatievenaantal 4
- Luidsprekerstatievenaantal 2
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 8
- Kabelmattenaantal 8
- Muziekstandaardsaantal 20
- Reservebatterijenaantal 12
- Muziekinstrumentenaantal 20
- Instrumentkoffersaantal 20
- Stemvorkenaantal 2
- Metronomenaantal 2
- Laptop
Decoratie
- Ballonnenaantal 150
- Ballonlintaantal 2
- Jubileumbanneraantal 2
- Bloemstukkenaantal 8
- Tafeldecoratieaantal 12
- Fotowand
- Lichtgordijnenaantal 4
- Programmastandaardsaantal 4
Verlichting
- Ledspotsaantal 6
- Sfeerlampenaantal 8
- Batterijlantaarnsaantal 6
- Reserve-ledlampenaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Afvalzakhoudersaantal 8
- Emmersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Stoffer en blikaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het muzikale programma vroeg vast en bevestig alle optredende leden. Plan repetities en controleer instrumenten uiterlijk in de laatste week, zodat partituren en bezetting niet op de dag zelf ontbreken.
- Verwerk aanmeldingen in één definitieve gastenlijst en verzamel dieetwensen vóór je de catering bestelt. Bevestig catering en andere reserveringen opnieuw zodra het aantal gasten bekend is.
- Plan naast zitplaatsen ook de ontvangst: garderoberekken, kledinghangers en statafels worden vaak vergeten wanneer alleen tafels en stoelen worden geteld. Controleer de indeling vóór de locatie wordt ingericht.
- Test luidsprekers, mengpaneel, microfoons en statieven vóór de gasten binnenkomen. Leg verlengkabels klaar en spreek af wie het geluid bedient tijdens optredens en toespraken.
- Maak een kort draaiboek met tijden, contactpersonen en opbouwvolgorde en druk het af. Open de locatie op tijd om eerst te ventileren en te controleren, daarna pas tafels, stoelen, podiumdelen en instrumenten te plaatsen.
Veelgestelde vragen
- Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een jubileumviering versturen?
- Verstuur de uitnodigingen bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Vraag gasten om zich uiterlijk 3 weken voor de viering aan te melden, zodat je catering, zitplaatsen en dieetwensen kunt verwerken.
- Wanneer moet ik de catering voor een jubileumviering bestellen?
- Bestel de catering zodra de aanmeldtermijn is verstreken, meestal ongeveer 3 weken vóór de viering. Bevestig het definitieve aantal gasten en de dieetwensen daarna nog een keer met de cateraar.
- Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een jubileumviering?
- Reserveer minimaal 2 tot 3 uur voor de opbouw. Daarin controleer je de ruimte, ventileer je, plaats je tafels en stoelen, maak je de podiumruimte vrij en test je geluid en instrumenten.
- Wanneer controleer ik de muziek en techniek voor een jubileumviering?
- Doe een volledige controle uiterlijk 1 week vooraf en test de opstelling opnieuw op de dag zelf. Controleer luidsprekers, mengpaneel, microfoons, statieven, verlengkabels en de instrumenten voordat de eerste gasten arriveren.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!