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Jubiläumsfeier organisieren: die komplette Checkliste

Eine Jubiläumsfeier braucht mehr als einen Termin und eine Gästeliste. Von der Reservierung der Location über Einladungen und Ernährungswünsche bis zu Catering, Musik und Technik greifen viele Schritte ineinander. Plane die wichtigsten Entscheidungen mehrere Wochen vorher und bestätige Lieferungen spätestens kurz vor dem Fest. Diese Checkliste führt dich in der richtigen Reihenfolge durch die Vorbereitung und hilft dir, typische Last-Minute-Probleme zu vermeiden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Genehmigungen prüfen

  • Einladungen gestalten

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Endgültige Gästeliste erstellen

    2 Personen

  • Cateringmengen berechnen

    2 Personen

  • Musik zusammenstellen

  • Sprecher und Mikrofon testen

    2 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Lieferungen bestätigen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Frische Produkte abholen

    2 Personen

  • Torte abholen

  • Geschirr sortieren

    2 Personen

  • Dekoration überprüfen

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Ablaufplan ausdrucken

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Salate vorbereiten

    3 Personen

  • Brot und Belag bereitstellen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Buffettische einrichten

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Lichtdekoration anbringen

    2 Personen

  • Musik anschließen

    2 Personen

  • Willkommenstisch einrichten

    2 Personen

  • Fotobereich einrichten

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Cateringbuffet aufbauen

    4 Personen

  • Briefing für das Empfangsteam geben

    3 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    3 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee ausschenken

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Jubiläumsrede halten

    2 Personen

  • Torte anschneiden

    3 Personen

  • Torte servieren

    3 Personen

  • Buffet eröffnen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Musik und Mikrofon bedienen

  • Fotomoment begleiten

    2 Personen

  • Letzte Runde ankündigen

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Speisen und Getränke abdecken

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Küche reinigen

    3 Personen

  • Saal reinigen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    4 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Ausrüstung verstauen

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Übrig gebliebenes Essen verteilen

    2 Personen

  • Veranstaltungsort übergeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 70
  • BuffetischeAnz. 3
  • StehtischeAnz. 4
  • TischdeckenhussenAnz. 8
  • Kleiderständer

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 80
  • DesserttellerAnz. 80
  • KaffeetassenAnz. 60
  • WassergläserAnz. 80
  • WeingläserAnz. 70
  • BiergläserAnz. 70
  • KaffeelöffelAnz. 60
  • GabelnAnz. 80
  • MesserAnz. 80
  • LöffelAnz. 80
  • ServierbesteckAnz. 12
  • ServierschalenAnz. 10
  • Servierplatten mit DeckelAnz. 4
  • KuchentellerAnz. 2
  • TortenheberAnz. 2
  • KaraffenAnz. 8
  • ThermoskannenAnz. 4

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 4
  • PartylautsprecherAnz. 2
  • Kabelloses Mikrofon
  • Musikplayer
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • RührschüsselnAnz. 5
  • MessbecherAnz. 2
  • KühlelementeAnz. 12
  • AluminiumfolieAnz. 2
  • FrischhaltefolieAnz. 2
  • KüchenpapierhalterAnz. 3

Dekoration

  • BallonsAnz. 150
  • BallonpumpeAnz. 2
  • GirlandenAnz. 12
  • Jubiläumsbanner
  • TischdekorationenAnz. 10
  • NamensschilderAnz. 70
  • Fotowand
  • FotopropsAnz. 20
  • KlebebandAnz. 4
  • SeilAnz. 2

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 6
  • LED-LaternenAnz. 8
  • ErsatzbatterienAnz. 24

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 6
  • PutzlappenAnz. 12
  • SpülwanneAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Datum, Programm und Location zuerst fest. Verschicke die Einladungen erst, wenn Beginn, Ort und ungefährer Ablauf feststehen, damit du nicht später 20 oder mehr Gäste nachinformieren musst.
  • Bearbeite Anmeldungen fortlaufend und erfasse Ernährungswünsche direkt. Erstelle spätestens eine Woche vorher eine endgültige Gästeliste, damit Cateringmengen, Namensschilder und Sitzplätze zusammenpassen.
  • Plane Getränke nicht nur nach Flaschen, sondern auch nach Kühlung und Ausgabe. Fülle die Kühlboxen am Veranstaltungstag und stelle Getränke rechtzeitig kalt, statt alles erst kurz vor dem Eintreffen der Gäste zu erledigen.
  • Teste Lautsprecher und kabelloses Mikrofon mindestens einen Tag vorher. Prüfe dabei auch Musikplayer und Verlängerungskabel; ein Techniktest mit Mikrofon und Stromanschluss dauert meist weniger als 30 Minuten.
  • Bündele die letzten Vorbereitungen am Vortag: Ablaufplan ausdrucken, Dekoration und Geschirr prüfen, frische Produkte abholen sowie Salate und Snacks vorbereiten. Die Torte sollte einen festen Abholzeitpunkt haben, damit sie nicht zwischen Einkauf und Aufbau untergeht.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Jubiläumsfeier planen?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm und Location. Einladungen sollten etwa 6 bis 8 Wochen vor der Feier verschickt werden, damit du Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig sammeln kannst.
Wann muss die endgültige Gästeliste für eine Jubiläumsfeier feststehen?
Setze die endgültige Gästeliste spätestens 7 Tage vor der Feier fest. Dann kannst du Cateringmengen berechnen, Namensschilder vorbereiten und Geschirr, Getränke sowie Sitzplätze passend einplanen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Jubiläumsfeier?
Plane für Tische, Stühle, Buffet, Dekoration und Technik mindestens 2 bis 3 Stunden ein. Wenn Lieferungen, Kühlboxen oder ein Mikrofon dazukommen, sollte eine verantwortliche Person zusätzlich 30 Minuten für Kontrolle und Tests einplanen.
Wann sollte man die Technik für eine Jubiläumsfeier testen?
Teste Partylautsprecher, Musikplayer, Mikrofon und Verlängerungskabel spätestens am Vortag. Prüfe am Veranstaltungstag noch einmal kurz den Ton, bevor die ersten Gäste eintreffen, damit du bei Problemen mindestens 30 Minuten Reaktionszeit hast.

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