Jubiläumsfeier organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Jubiläumsfeier braucht mehr als Einladung und Kuchen: Gästeliste, Raumaufteilung, Zeremonie, Catering und Technik müssen aufeinander abgestimmt sein. Beginne mit Datum und Location und arbeite dich anschließend über Einladungen und Programm bis zu den letzten Einkäufen vor. Plane Reden, Fotomomente und Präsentationen früh, damit am Tag selbst nichts gesucht oder getestet werden muss. Die Checkliste bündelt 74 Aufgaben und 75 benötigte Dinge in einer sinnvollen Reihenfolge.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Gästeliste festlegen
2 Personen
Location und Raumaufteilung bestätigen
2 Personen
Einladungen erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Erinnerung an die Eingeladenen senden
Endgültige Gästeliste erstellen
Programm für die Zeremonie erstellen
2 Personen
Redner und Jubilar informieren
Reden sammeln
Musik für die Zeremonie auswählen
Fotomomente planen
Catering-Menü zusammenstellen
2 Personen
Cateringmengen berechnen
Reservierungen vornehmen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Geschirr und Material inventarisieren
2 Personen
Tonanlage testen
2 Personen
Präsentationen und Fotos sammeln
Programm drucken
Namensschilder erstellen
2 Personen
Geschenk und Blumen abholen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Blumengestecke vorbereiten
2 Personen
Zeremonieraum reinigen
3 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Buffettische einrichten
3 Personen
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Blumengestecke platzieren
2 Personen
Fotoecke einrichten
2 Personen
Geschenketisch einrichten
2 Personen
Tonanlage aufstellen
2 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Präsentation prüfen
2 Personen
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
Snacks und Getränke bereitstellen
3 Personen

Event

Empfangsgäste betreuen
3 Personen
Gäste registrieren
2 Personen
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
Zeremonie begleiten
2 Personen
Musik während der Zeremonie abspielen
Reden begleiten
Jubiläumsgeschenk überreichen
2 Personen
Gruppenfoto machen
2 Personen
Aperitif servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet eröffnen
2 Personen
Abendessen servieren
5 Personen
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
Buffet auffüllen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Jubiläumstorte anschneiden
2 Personen
Torte servieren
3 Personen
Hintergrundmusik bereitstellen
Geschenke sammeln
2 Personen
Gäste verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

Abfall sammeln
3 Personen
Reste sicher verstauen
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Buffet abbauen
3 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Raum reinigen
3 Personen
Soundequipment aufräumen
2 Personen
Materialien prüfen
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebene Einkäufe verteilen
2 Personen
Fotos und Dokumente archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 70
BuffetischeAnz. 3
Registrierungstisch
Geschenketisch
HockerAnz. 4
TischdeckenAnz. 12
StehtischeAnz. 6
Kleiderständer

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 75
KuchenplattenAnz. 75
SuppenschalenAnz. 70
KaffeetassenAnz. 70
WassergläserAnz. 80
WeingläserAnz. 80
ChampagnergläserAnz. 70
KaffeelöffelAnz. 70
EsstischgabelnAnz. 75
DinnermesserAnz. 75
ServierlöffelAnz. 12
TortenheberAnz. 2
ServierschalenAnz. 12
Servierplatten für SnacksAnz. 8

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
Mikrofonständer
Mischpult
Laptop
Projektor
Projektionsleinwand
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 3
EiswürfelbehälterAnz. 3

Dekoration

BallonsAnz. 100
BallonständerAnz. 4
GirlandenAnz. 8
Jubiläumsbanner
TischdekorationenAnz. 12
BlumenvasenAnz. 12
FotorahmenAnz. 10
Fotowand
GeschenkkartonsAnz. 2
TischschilderAnz. 12
KonfettiAnz. 4
KerzenAnz. 24
KerzenhalterAnz. 12
BänderAnz. 6
Gästebuch
StiftesetsAnz. 3

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
LED-LaternenAnz. 8
TischlampenAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 3
MessbecherAnz. 3
RührschüsselnAnz. 5
ServierzangenAnz. 8
KorkenzieherAnz. 3
FlaschenöffnerAnz. 3
ThermoskannenAnz. 4
GetränkespenderAnz. 3
Tortenmesser

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischmoppAnz. 3
EimerAnz. 3
PutzlappenAnz. 20
HandfegerAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum, Gästeliste und Raumaufteilung zuerst fest. Verschicke die Einladungen möglichst 6 bis 8 Wochen vorher und setze eine klare Rückmeldefrist.
Erfasse bei den Anmeldungen nicht nur die Anzahl der Gäste, sondern auch Ernährungswünsche. Erstelle spätestens 7 Tage vor der Feier die endgültige Gästeliste und informiere das Catering.
Sammle Reden, Fotos und Präsentationen mindestens 2 Wochen vorher. Lege außerdem fest, wer moderiert, wann die Beiträge stattfinden und welche Fotomomente nicht fehlen dürfen.
Prüfe Geschirr und Mobiliar anhand der endgültigen Gästezahl. Plane bei Tellern, Gläsern und Sitzplätzen mindestens 10 Prozent Reserve ein, besonders wenn ein Buffet und mehrere Gänge vorgesehen sind.
Teste Tonanlage, Mikrofone, Laptop, Projektor und Leinwand vor Beginn der Feier gemeinsam. Getränke sollten am Veranstaltungstag mehrere Stunden vorher gekühlt werden, damit der Empfang nicht mit warmen Flaschen startet.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Jubiläumsfeier planen?: Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Gästeliste und Location. Einladungen sollten 6 bis 8 Wochen vor der Feier verschickt werden.
Wann muss die endgültige Gästeliste für eine Jubiläumsfeier feststehen?: Lege sie spätestens 7 Tage vor der Feier fest. So kannst du Cateringmengen, Sitzplätze, Namensschilder und Ernährungswünsche zuverlässig abschließen.
Wie viel Catering braucht man für eine Jubiläumsfeier?: Berechne die Mengen nach der endgültigen Gästezahl und dem geplanten Ablauf. Für Geschirr und Gläser sind 10 Prozent Reserve sinnvoll; Getränke solltest du für das erste Veranstaltungsstunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person kalkulieren.
Wann sollte man die Technik für Reden und Präsentationen testen?: Führe den vollständigen Test spätestens am Vortag durch und wiederhole ihn am Veranstaltungstag mindestens 2 Stunden vor dem Beginn. Prüfe dabei Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Laptop, Projektor und Präsentationsdateien.

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