Jubiläumsfahrradtour organisieren: die praktische Checkliste

Eine Jubiläumsfahrradtour braucht mehr Vorbereitung als eine normale Ausfahrt: Neben Strecke und Startort müssen auch Ziel, Verpflegung, Fahrradstellplätze und Notfallhilfe funktionieren. Lege zuerst Datum, Route und beide Veranstaltungsorte fest. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche und die genaue Streckenplanung. In den letzten Tagen prüfst du Wetter, Fahrräder, Technik und alle Unterlagen, damit am Start niemand auf fehlende Informationen oder leere Akkus wartet.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Route festlegen
2 Personen
Startort reservieren
Endlocation reservieren
Cateringabsprachen festhalten
2 Personen
Route digital ausarbeiten
2 Personen
Route im Voraus abfahren
3 Personen
Stellen auf der Route notieren
2 Personen
Alternative Route festlegen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Erinnerung an die Teilnehmer senden
Teilnehmerliste ausdrucken
Notfallkontakte sammeln
Wettervorhersage prüfen
Wetterplan mit dem Team teilen
Fahrradstellplatz einteilen
2 Personen
Fahrradkontrollpunkt planen
2 Personen
Erste-Hilfe-Material prüfen
Reparatursets prüfen
Handys aufladen
2 Personen
Routen-Dateien auf die Handys laden
2 Personen
Routenpläne drucken
Wegweiser vorbereiten
2 Personen
Startnummern herstellen
2 Personen
Erinnerungsbänder bereitlegen
2 Personen
Einkäufe abholen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Kühlboxen füllen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Lunchpakete zusammenstellen
3 Personen
Fahrräder kontrollieren
2 Personen
Start- und Zielbereich absperren
3 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Wegweiser aufstellen
3 Personen
Musik anschließen
2 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Toilettenversorgung prüfen
Wasserstellen bereitstellen
2 Personen
Briefing für Begleitpersonen geben
2 Personen

Event

Teilnehmende empfangen
3 Personen
Anwesenheit erfassen
2 Personen
Startnummern ausgeben
2 Personen
Fahrradkontrolle durchführen
2 Personen
Route und Sicherheitsregeln erklären
Gruppenfoto machen
2 Personen
Fahrradtour begleiten
5 Personen
Zurückbleibende betreuen
2 Personen
Ruhebereich aufbauen
2 Personen
Wasser am Rastpunkt verteilen
2 Personen
Obst und Snacks ausgeben
2 Personen
Pannenfälle unterstützen
2 Personen
Zielankömmlinge empfangen
3 Personen
Fahrräder sicher abstellen
2 Personen
Getränke servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Buffet aufbauen
3 Personen
Dinner-Buffet nachfüllen
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Jubiläumsrede halten
Erinnerungen verteilen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Musik organisieren
Letzte Teilnehmer verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

Wegweiser entfernen
3 Personen
Dekoration abholen
2 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Kühlboxen leeren und reinigen
2 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Fahrradabstellplatz aufräumen
2 Personen
Materialien prüfen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Routenunterlagen archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 50
BiertischeAnz. 4
FahrradständerAnz. 8
BuffetischeAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 6
Kleiderständer

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 60
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 50
Wiederverwendbare GläserAnz. 100
KaffeetassenAnz. 50
MesserAnz. 60
GabelnAnz. 60
LöffelAnz. 60
ServierlöffelAnz. 8
ServierschalenAnz. 8
ServiertablettsAnz. 6
KaffeekannenAnz. 3
TeekannenAnz. 2

Ausstattung

KühlboxenAnz. 6
WarmhaltebehälterAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
Bluetooth-Lautsprecher
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 3
PowerbanksAnz. 4

Sportmaterial

FahrradpumpenAnz. 4
ReparatursetsAnz. 4
ErsatzschläucheAnz. 12
ReifenheberAnz. 8
FahrradventiladapterAnz. 4
WarnwestenAnz. 8
FahrradflaggenAnz. 6
FahrradkartenhalterAnz. 6
TrinkwasserkannenAnz. 50
AbsperrbandAnz. 4
VerkehrskegelAnz. 12
SicherheitsspiegelAnz. 2

Erste Hilfe

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
Kalte KompressenAnz. 6
RettungsdeckenAnz. 4
EinweghandschuheAnz. 20

Dekoration

Jubiläumsbanner
BallonsAnz. 80
BallongewichteAnz. 8
TischdeckenAnz. 8
FahrradfähnchenAnz. 50
Startbogen
ErinnerungsbänderAnz. 50
FotorahmenAnz. 6

Papierwaren

RoutenpläneAnz. 60
TeilnehmerlistenAnz. 6
StartnummernAnz. 50
WegweiserAnz. 30
StifteAnz. 12
Wasserfeste MarkerAnz. 6
KlebebandAnz. 6
SeilrollenAnz. 4

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 4
Wiederaufladbare LampenAnz. 6

Reinigung

MüllsäckeAnz. 60
SpülbürstenAnz. 4
MikrofasertücherAnz. 12
EimerAnz. 3
BesenAnz. 2
Blechschaufel
SpülwanneAnz. 3
HandseifeAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Fahre die geplante Route spätestens eine Woche vorher komplett ab und notiere Baustellen, schlechte Wegabschnitte sowie geeignete Pausenstellen. Lege für gesperrte oder unsichere Strecken mindestens eine Alternativroute fest.
Schicke die Einladung frühzeitig und setze eine verbindliche Anmeldefrist etwa 14 Tage vor der Tour. Erfasse dabei Notfallkontakte und Ernährungswünsche, statt diese Informationen erst am Veranstaltungstag einzusammeln.
Plane vor dem Start einen Fahrradkontrollpunkt ein: Prüfe Bremsen, Reifen und Beleuchtung stichprobenartig und stelle mindestens eine Fahrradpumpe sowie Reparatursets bereit. So werden kleine Defekte behoben, bevor die Gruppe losfährt.
Lade am Vorabend alle Handys, Powerbanks und Lautsprecher vollständig auf und speichere die Routendateien offline. Drucke zusätzlich Routenpläne, Teilnehmerliste und Wegweiser aus, weil unterwegs nicht überall Empfang vorhanden ist.
Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden und nochmals am Morgen der Tour. Teile einen klaren Wetterplan mit dem Team und entscheide vorher, wann Zelte, zusätzliche Sitzplätze oder die Alternativroute zum Einsatz kommen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Jubiläumsfahrradtour planen?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Route sowie Start- und Endlocation. Für beliebte Veranstaltungsorte und Catering solltest du noch früher anfragen.
Wann sollte die Route für eine Jubiläumsfahrradtour feststehen?: Die Hauptroute sollte spätestens 4 Wochen vor dem Termin feststehen. Fahre sie anschließend mindestens einmal vollständig ab und halte eine Alternativroute schriftlich fest.
Bis wann sollten sich die Teilnehmer anmelden?: Setze die Anmeldefrist etwa 14 Tage vor der Tour. So bleiben dir rund 10 bis 12 Tage, um Teilnehmerliste, Ernährungswünsche, Catering und Sitzplätze zu koordinieren.
Was muss man am Tag vor der Fahrradtour prüfen?: Prüfe am Vorabend Wetterlage, Erste-Hilfe-Material, Reparatursets, Akkus und Routendateien. Drucke außerdem die Unterlagen aus und stelle Wegweiser, Startnummern und Fahrradstellplätze bereit.

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