Checkliste für ein Jubiläums-Klaverjassen-Turnier
Ein Jubiläums-Klaverjassen-Turnier braucht mehr Vorbereitung als nur Karten und Tische. Du musst Anmeldungen, Ernährungswünsche, Turnierregeln und die Rundeneinteilung rechtzeitig festlegen. Am Veranstaltungstag kommen Wertungsformulare, Tischnummern, Preise und die Verpflegung dazu. Diese Checkliste führt dich von der Reservierung der Location bis zum Aufbau in einer sinnvollen Reihenfolge durch die Organisation.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Einladungen verschicken
Anmeldungen öffnen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Teilnehmerliste aktualisieren
Preise bestellen
Location reservieren
Catering-Absprachen bestätigen
Turnierregeln festlegen
2 Personen
Rundeneinteilung erstellen
Tischnummern erstellen
Wertungsformulare drucken
Teilnehmer bestätigen
Einkaufsliste prüfen
Einkaufen gehen
2 Personen
Preise abholen
Suppe und Belag einkaufen
2 Personen
Einkäufe sortieren
2 Personen
Suppe vorbereiten
2 Personen
Preise verpacken
Materialien bereitstellen
2 Personen
Event
Location öffnen
2 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Tischnummern aufstellen
Spielmaterial verteilen
2 Personen
Buffet und Bar einrichten
3 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Registrierungstisch einrichten
Teilnehmer empfangen
3 Personen
Startbriefing geben
Erste Spielrunde betreuen
2 Personen
Ergebnisse sammeln
2 Personen
Kaffee und Snacks servieren
3 Personen
Zweite Spielrunde betreuen
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Suppe und Brot servieren
4 Personen
Dritte Spielrunde betreuen
2 Personen
Zwischenstände eingeben
2 Personen
4. Spielrunde betreuen
2 Personen
Endstände überprüfen
2 Personen
Preisverleihung durchführen
2 Personen
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Übrig gebliebenes Essen verpacken
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Location reinigen
3 Personen
Spielmaterial kontrollieren
Materialien zurückgeben
2 Personen
Ergebnisse teilen
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 13
- StühleAnz. 55
- BuffetischeAnz. 2
Spielmaterial
- Klaverjass-KartenAnz. 15
- WertungsblöckeAnz. 15
- StifteAnz. 60
- TaschenrechnerAnz. 3
- TischnummernAnz. 13
- PreiseAnz. 6
Ausstattung
- Laptop
- Drucker
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 60
- GläserAnz. 60
- SuppenschalenAnz. 55
- TellerAnz. 60
- LöffelAnz. 60
- MesserAnz. 60
- GabelnAnz. 60
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- SuppenschalenAnz. 4
- ServierlöffelAnz. 4
- SuppenkellenAnz. 55
- ServiertablettsAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 3
Dekoration
- TischdeckenAnz. 15
- BallonsAnz. 50
- GirlandenAnz. 6
- BlumenarrangementsAnz. 4
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- BesenAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- WischmoppAnz. 2
- EimerAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Öffne die Anmeldung früh genug und aktualisiere die Teilnehmerliste regelmäßig. Spätestens eine Woche vor dem Turnier sollten Zu- und Absagen, Ernährungswünsche und die endgültige Teilnehmerzahl feststehen.
- Lege die Turnierregeln und die Rundeneinteilung vor dem Veranstaltungstag fest. Drucke die Wertungsformulare und Tischnummern mindestens einen Tag vorher, damit vor Ort keine Büroarbeit liegen bleibt.
- Bestätige die Catering-Absprachen einige Tage vorher und plane die Suppe nicht erst am Turniertag. Kaufe Suppe und Belag rechtzeitig ein, sortiere die Einkäufe und bereite die Suppe so vor, dass sie zum Beginn ausgegeben werden kann.
- Kontrolliere die Preise, Karten, Wertungsblöcke, Stifte und Taschenrechner anhand der Einkaufsliste. Verpacke die Preise vorab und lege zusätzlich Laptop, Drucker und Verlängerungskabel bereit, falls Anmeldungen oder Ergebnisse vor Ort bearbeitet werden müssen.
- Plane für den Aufbau ausreichend Zeit ein: Tische, Stühle, Buffetische und Tischnummern sollten mindestens 60 Minuten vor Beginn stehen. Prüfe außerdem Geschirr, Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Thermoskannen und Suppenkellen, bevor die ersten Gäste eintreffen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Jubiläums-Klaverjassen-Turnier organisieren?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit der Reservierung der Location und dem Versand der Einladungen. Regeln, Catering und Preise sollten spätestens 2 Wochen vor dem Turnier feststehen.
- Wie viele Tische braucht man für ein Klaverjassen-Turnier?
- Klaverjassen wird in Vierergruppen gespielt, daher brauchst du pro 4 Teilnehmende einen Spieltisch. Plane zusätzlich mindestens einen Tisch für Buffet und Verpflegung sowie Platz für Anmeldung oder Auswertung ein.
- Wann muss die Teilnehmerliste endgültig sein?
- Setze einen festen Anmeldeschluss, etwa 7 Tage vor dem Turnier. Danach kannst du Rundeneinteilung, Tischnummern, Wertungsformulare, Cateringmenge und Preise zuverlässig vorbereiten.
- Was muss am Turniertag zuerst aufgebaut werden?
- Öffne die Location mindestens 60 Minuten vor Beginn und stelle zuerst Tische und Stühle auf. Danach folgen Tischnummern, Spielmaterial, Wertungsblöcke, Verpflegung und die Ausgabe der Preise.
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