Internationales Jugendcamp organisieren: die vollständige Checkliste

Ein internationales Jugendcamp braucht mehr Vorbereitung als ein gewöhnliches Ferienprogramm: Anmeldungen, Elternformulare, Notfallkontakte und Übersetzungen müssen vor dem ersten Tag vollständig vorliegen. Plane außerdem Betreuung, Gruppen und Aktivitäten so, dass Teilnehmende mit unterschiedlichen Sprachen sicher mitmachen können. Diese Checkliste führt dich von Datum und Ort über Genehmigungen und Verpflegung bis zur Registrierung und Materialausgabe. Mit 66 Aufgaben und 64 benötigten Gegenständen behältst du Fristen und Zuständigkeiten im Blick.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Teilnehmerlimit festlegen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Elternformulare einsammeln
2 Personen
Genehmigungen prüfen
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
Notfallkontakte festhalten
2 Personen
Teilnehmerlisten übersetzen
2 Personen
Programm erstellen
3 Personen
Aktivitäten auswählen
3 Personen
Spielregeln aufschreiben
2 Personen
Gruppen einteilen
2 Personen
Betreuer einplanen
2 Personen
Einsatzplan drucken
Wettervorhersage prüfen
Reservierungen bestätigen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
4 Personen
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Materialien beschriften
2 Personen
Zelte und Tische laden
4 Personen

Event

Registrierungstheke vorbereiten
3 Personen
Aktivitätsmaterial bereitstellen
4 Personen
Zelte aufbauen
6 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Tonanlage testen
2 Personen
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen
Getränke kalt stellen
3 Personen
Mittagessen vorbereiten
5 Personen
Betreuer briefen
3 Personen
Anmeldematerial bereitlegen
2 Personen
Teilnehmende empfangen
5 Personen
Anwesenheit erfassen
3 Personen
Armbänder verteilen
2 Personen
Gruppen zusammenstellen
4 Personen
Willkommensspiel betreuen
6 Personen
Internationale Vorstellungsrunde begleiten
6 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Sportaktivitäten betreuen
8 Personen
Wasserstellen kontrollieren
2 Personen
Snacks bereitstellen
4 Personen
Dinnerbuffet aufbauen
6 Personen
Abendessen servieren
6 Personen
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Kulturelle Präsentationen begleiten
5 Personen
Musikprogramm organisieren
3 Personen
Abendspiel begleiten
8 Personen
Teilnehmer auschecken
3 Personen
Abreise der Teilnehmer begleiten
6 Personen

Nachbereitung

Abfall sammeln
4 Personen
Geschirr abwaschen
4 Personen
Küche reinigen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Zelte abbauen
6 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Veranstaltungsort sauber hinterlassen
5 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen lagern
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Eltern über Fundstücke informieren
Dankesnachricht an Teilnehmer senden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 10
StühleAnz. 70
BänkeAnz. 8
PartyzelteAnz. 4
KlappischeAnz. 3
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 80
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 80
Wiederverwendbare BecherAnz. 100
MesserAnz. 80
GabelnAnz. 80
LöffelAnz. 80
ServierlöffelAnz. 12
TablettsAnz. 8
WasserkannenAnz. 10

Ausstattung

Tragbare LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 6
PowerbanksAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 8
RührschüsselnAnz. 6
MessbecherAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
WarmhaltebehälterAnz. 6
Tragbare KochplattenAnz. 4
GasflaschenAnz. 4

Sportmaterial

FußbälleAnz. 6
VolleyballAnz. 3
BasketbälleAnz. 4
FrisbeesAnz. 8
SpringseileAnz. 10
KegelAnz. 30
TeambänderAnz. 70
WasserballonsAnz. 200
AugenbindenAnz. 12
TauziehseilAnz. 2

Dekoration

WimpelketteAnz. 6
Internationale FlaggenAnz. 20
BallonsAnz. 100
NamensschilderAnz. 80
StifteAnz. 24
Buntes TischdeckeAnz. 10

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
LED-LaternenAnz. 12

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
PfeifenAnz. 12
TaschenlampenAnz. 12
WarnwestenAnz. 12
WegweiserAnz. 20

Registrierung

ArmbänderAnz. 80
KlemmbretterAnz. 8
KugelschreiberAnz. 30
DruckpapierAnz. 250
BadgehalterAnz. 80

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
BesenAnz. 4
DosenAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Teilnehmerlimit, Ort und Datum zuerst fest und öffne das Anmeldeformular erst danach. So passen Einladungen, Unterkunft, Gruppen und Materialmengen zusammen.
Fordere Elternformulare, Ernährungswünsche und Notfallkontakte spätestens zwei Wochen vor Beginn an. Übertrage die wichtigsten Angaben zusätzlich in eine übersetzte Teilnehmerliste.
Plane pro Betreuer eine klar definierte Gruppe und drucke den Einsatzplan mindestens 24 Stunden vor der Anreise. Eine gedruckte Version bleibt verfügbar, falls WLAN oder Akku ausfallen.
Bestätige Reservierungen und prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vor dem Camp. Bei Außenprogramm müssen Partyzelte, Bänke und ein Ausweichplan rechtzeitig bereitstehen.
Beschrifte Aktivitätsmaterial, Kühlboxen und Kisten nach Gruppen, bevor Zelte und Tische geladen werden. Bereite die Registrierungstheke mit Teilnehmerlisten und den wichtigsten Informationen am Vortag vor.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein internationales Jugendcamp planen?: Beginne mindestens drei bis sechs Monate vorher mit Datum, Ort, Teilnehmerlimit und Genehmigungen. Einladungen und Anmeldungen können danach etwa acht bis zwölf Wochen vor Beginn starten.
Wann müssen Elternformulare und Notfallkontakte vorliegen?: Setze eine Frist von mindestens zwei Wochen vor Campbeginn. Prüfe die Unterlagen drei bis fünf Tage vor der Anreise und kläre fehlende Angaben sofort mit den Familien.
Wie viele Betreuer braucht ein internationales Jugendcamp?: Lege das Verhältnis nach Alter, Gruppengröße und Programmrisiko fest und teile die Teilnehmenden in überschaubare Gruppen ein. Der fertige Einsatzplan sollte spätestens 24 Stunden vor Beginn gedruckt sein.
Was muss man für die Verpflegung eines Jugendcamps vorbereiten?: Erfasse Ernährungswünsche spätestens zwei Wochen vorher und prüfe die Einkaufsliste mindestens sieben Tage vor dem Camp. Kühlboxen, Wasserkannen, Mehrweg-Geschirr und Warmhaltebehälter sollten vor dem Beladen gezählt werden.

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