Internationale Food-Messe organisieren: der praktische Ablauf

Bei einer internationalen Food-Messe entscheidet nicht nur das Angebot der Stände, sondern die Abstimmung dahinter. Beginne mit Datum, Ort, Genehmigungen und Stromversorgung, bevor du Stände und Lieferanten verbindlich buchst. Danach folgen Programm, Anmeldungen, Lageplan und die Prüfung von Menükarten und Allergenen. Plane außerdem Kühlung, Mehrweggeschirr, Kassensysteme und Helfer so, dass am Veranstaltungstag niemand improvisieren muss.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Genehmigungen prüfen
3
Versicherung prüfen
4
Stromversorgung festlegen
5
Marktstände auswählen
2 Personen
6
Essensstände reservieren
7
Lieferanten bestätigen
8
Programm zusammenstellen
2 Personen
9
Einladungen verschicken
2 Personen
10
Online-Anmeldungen öffnen
11
In sozialen Medien veröffentlichen
12
Anwohner und Nachbarschaft informieren
13
Ernährungswünsche erfassen
14
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
15
Lageplan erstellen
2 Personen
16
Standplätze zuweisen
2 Personen
17
Menükarten einsammeln
18
Allergeninformationen prüfen
2 Personen
19
Preislisten erstellen
20
Zahlungsart festlegen
21
Kassensystem testen
2 Personen
22
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
23
Freiwillige einteilen
24
Lieferungen planen
25
Wettervorhersage prüfen
26
Besucherinformationen versenden
27
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
28
Einkaufen gehen
3 Personen
29
Frische Produkte abholen
2 Personen
30
Kühlprodukte kontrollieren
2 Personen
31
Getränke kalt stellen
2 Personen
32
Zutaten portionieren
4 Personen
33
Saucen und Dressings zubereiten
3 Personen
34
Menütafeln drucken
35
Namensschilder erstellen
36
Kassen vorbereiten
2 Personen
37
Gelände fegen
3 Personen
38
Partyzelte aufbauen
4 Personen
39
Marktstände aufbauen
6 Personen
40
Tische aufstellen
4 Personen
41
Stühle aufstellen
3 Personen
42
Strom anschließen
2 Personen
43
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
44
Dekoration aufhängen
3 Personen
45
Müllstationen aufstellen
2 Personen
46
Geschirr bereitstellen
3 Personen
47
Buffets einrichten
4 Personen
48
Standbetreiber empfangen
3 Personen
49
Standvorrat ausladen
6 Personen
50
Allergenkarten auslegen
2 Personen
51
Gerichte fertigstellen
6 Personen
52
Letzte Sicherheitskontrolle
2 Personen

Event

53
Besucher empfangen
3 Personen
54
Infostand besetzen
2 Personen
55
Gerichte servieren
8 Personen
56
Getränke ausgeben
3 Personen
57
Getränke nachfüllen
2 Personen
58
Buffets auffüllen
4 Personen
59
Kassen besetzen
3 Personen
60
Tische abräumen
3 Personen
61
Mülleimer leeren
2 Personen
62
Toiletten kontrollieren
63
Boden zwischendurch reinigen
2 Personen
64
Bestand zwischendurch prüfen
2 Personen
65
Letzte Bestellungen servieren
6 Personen
66
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

67
Kassen abschließen
2 Personen
68
Unverkaufte Lebensmittel verpacken
4 Personen
69
Geschirr sammeln
3 Personen
70
Geräte ausschalten
2 Personen
71
Standware einladen
6 Personen
72
Marktstände abbauen
6 Personen
73
Partyzelte abbauen
4 Personen
74
Tische und Stühle einsammeln
4 Personen
75
Abfall trennen
3 Personen
76
Gelände reinigen
4 Personen
77
Geschirr abwaschen
3 Personen
78
Kühlprodukte einlagern
2 Personen
79
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
80
Abfall abtransportieren lassen
81
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
82
Kaution und Schlüssel abwickeln
83
Lieferanten informieren
84
Dankeschön an Besucher senden
85
Rechnungen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
MarktständeAnz. 10
KlappischeAnz. 14
KlappstühleAnz. 80
StehtischeAnz. 8
TischdeckenAnz. 18
KistenAnz. 20

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 150
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 100
Wiederverwendbare BecherAnz. 180
WeingläserAnz. 60
KaffeetassenAnz. 50
MesserAnz. 150
GabelnAnz. 150
LöffelAnz. 120
ServierlöffelAnz. 25
ZangenAnz. 20
ServierschalenAnz. 30
ServierplattenAnz. 20
MessbecherAnz. 8

Ausstattung

GasbrennerAnz. 6
Elektrische KochplattenAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 8
KühlschränkeAnz. 3
KühlboxenAnz. 8
EiswürfelbehälterAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
KartenterminalsAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 12
HandlampenAnz. 6

Küche

KochmesserAnz. 12
SchneidebretterAnz. 12
RührschüsselnAnz. 12
PfannenAnz. 10
KochtöpfeAnz. 8
SiebAnz. 8
ReibeAnz. 4
SchälerAnz. 4
SpatelAnz. 12
KellenAnz. 12
KüchenzangenAnz. 12
OfenhandschuheAnz. 8
AluminiumfolieAnz. 6
FrischhaltedosenAnz. 30
EtikettenAnz. 200

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
LänderflaggenAnz. 20
MenüboardhalterAnz. 12
KreidetafelnAnz. 12
WegweiserAnz. 10
NamensschilderAnz. 40

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-LaternenAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
TrennbehälterAnz. 4
BesenAnz. 4
MüllgreiferAnz. 3
EimerAnz. 6
WischmopsAnz. 6
SpülbürstenAnz. 6
HandseifenspenderAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Strom und Kühlung fest, bevor du Essensstände bestätigst. Gasbrenner, elektrische Kochplatten, Kühlschränke und Kühlboxen brauchen unterschiedliche Anschlüsse und Stellflächen; teste die gesamte Stromverteilung spätestens eine Woche vorher.
Schließe die Standplanung nicht erst am Veranstaltungstag ab. Weise jeden Stand mindestens 7 Tage vorher einen Platz zu und verteile den Lageplan an Lieferanten, Helfer und angemeldete Aussteller.
Fordere Menükarten und Allergeninformationen spätestens 10 Tage vor der Messe an. Prüfe die Angaben gesammelt und drucke Preislisten erst danach, damit kurzfristige Änderungen nicht an mehreren Stellen auftauchen.
Plane Geschirr nach dem erwarteten Besucheraufkommen, nicht nach der Zahl der Stände. Bei 100 Gästen brauchst du zusätzlich zu Tellern, Schüsseln und Besteck einen klaren Rücklauf für Mehrwegmaterial und ausreichend Behälter für benutztes Geschirr.
Teile Helfer in feste Schichten ein und plane die Lieferungen mit Uhrzeit und Ansprechpartner. Eine erste Schicht für Aufbau und Warenannahme sollte mindestens 2 Stunden vor dem Einlass beginnen; prüfe die Wettervorhersage am Vortag erneut.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine internationale Food-Messe planen?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Genehmigungen und Versicherungsprüfung. Stände, Lieferanten und das Programm sollten spätestens 4 Wochen vor der Messe feststehen.
Wie viele Getränke braucht man pro Gast auf einer Food-Messe?: Rechne für die ersten zwei Stunden mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und plane zusätzlich Wasser für Personal und Aussteller ein. Bei warmem Wetter solltest du die Wassermenge um etwa 25 Prozent erhöhen.
Wann sollte man Allergene und Ernährungswünsche abfragen?: Erfasse Ernährungswünsche bereits bei der Online-Anmeldung und fordere die verbindlichen Allergenangaben der Stände spätestens 10 Tage vor der Veranstaltung an. So bleibt Zeit, Menükarten und Hinweise zu korrigieren.
Wann muss der Lageplan für die Food-Messe fertig sein?: Erstelle einen ersten Lageplan etwa 3 Wochen vorher und bestätige die endgültige Version mindestens 7 Tage vor dem Aufbau. Berücksichtige dabei Standflächen, Stromanschlüsse, Kühlung, Lieferwege und Sitzbereiche.

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