Eine Informationsveranstaltung Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Informationsveranstaltung entscheidet ein klarer Ablauf darüber, ob die Inhalte ankommen. Beginne mit Datum, Raum und Programm und kläre danach Referierende, Anmeldung und Technik. Plane spätestens zwei Wochen vorher, wie viele Personen kommen, welche Fragen offen sind und welche Verpflegung gebraucht wird. Am Veranstaltungstag selbst brauchst du vor allem Zeit für Aufbau, Techniktest und Registrierung – nicht erst für ungeplante Korrekturen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Uhrzeit bestätigen
2
Raumbuchung bestätigen
3
Programm festlegen
2 Personen
4
Redner und Themen bestätigen
2 Personen
5
Anmeldeformular erstellen
6
Einladungen erstellen
2 Personen
7
Einladungen verschicken
8
Anmeldungen bearbeiten
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Fragen von Teilnehmern sammeln
11
Präsentationen entgegennehmen
12
Präsentationen prüfen
2 Personen
13
Cateringmengen festlegen
14
Technik testen
2 Personen
15
Saalplan erstellen
16
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
17
Programme und Handouts drucken
2 Personen
18
Anwesenheitsliste drucken
19
Einkaufen gehen
2 Personen
20
Snacks vorbereiten
3 Personen
21
Getränke kühlen
2 Personen
22
Materialien einpacken
2 Personen
23
Standortschlüssel abholen
24
Saal öffnen
2 Personen
25
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
26
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
27
Präsentationen vorbereiten
2 Personen
28
Technik anschließen
2 Personen
29
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
30
Snacks und Obst bereitstellen
3 Personen
31
Beschilderung aufhängen
32
Briefingmappe bereitlegen
33
Empfangsteam einweisen
3 Personen

Event

34
Teilnehmende empfangen
3 Personen
35
Anwesenheit erfassen
2 Personen
36
Namensschilder verteilen
2 Personen
37
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
38
Eröffnung betreuen
39
Präsentationen betreuen
2 Personen
40
Fragen sammeln
41
Getränke nachfüllen
2 Personen
42
Pausensnacks servieren
3 Personen
43
Diätwünsche prüfen
44
Fragerunde moderieren
2 Personen
45
Informellen Austausch moderieren
3 Personen
46
Letzte Getränke servieren
2 Personen
47
Teilnehmende verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

48
Reste sicher verstauen
2 Personen
49
Abfall sammeln
3 Personen
50
Geschirr abwaschen
3 Personen
51
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
52
Geräte ausschalten
2 Personen
53
Saal reinigen
3 Personen
54
Materialien einladen
3 Personen
55
Saal abschließen
2 Personen
56
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
57
Anwesenheitsliste bearbeiten
58
Aufnahmen und Dateien archivieren
59
Informationen nachsenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 10
StühleAnz. 90
Registrierungstisch
KleiderständerAnz. 2
TischdeckeAnz. 10

Ausstattung

Laptop
Beamer
Projektionsleinwand
Kabelloses MikrofonAnz. 2
Tragbare LautsprecherAnz. 2
HDMI-KabelAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Laserpointer

Geschirr

KaffeetassenAnz. 90
TrinkgläserAnz. 90
TellerAnz. 90
BestecksetsAnz. 90
ServierschalenAnz. 8
ServierzangenAnz. 6

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkannenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 3
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3

Dekoration

NamensschilderAnz. 100
TischschilderAnz. 10
WegweiserAnz. 6
StifteAnz. 30

Catering

ProgrammeAnz. 100
InformationsbroschürenAnz. 100
NotizblöckeAnz. 90
Einkäufe

Reinigung

EimerAnz. 2
WischmopsAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6
AbfallbehälterAnz. 4

Tipps

Lege Programm, Themen und Referierende zuerst fest. Verschicke die Einladungen erst, wenn Beginn, Ende und Anmeldeweg feststehen; so vermeidest du spätere Korrekturen an 59 Einzelaufgaben.
Schließe die Anmeldung spätestens 3 bis 5 Tage vor der Veranstaltung. Erfasse dabei Ernährungswünsche und offene Fragen, damit Catering, Namensschilder und Antworten rechtzeitig vorbereitet werden können.
Plane für den Aufbau mindestens 90 Minuten ein. Tische, Stühle, Registrierungstisch, Saalplan und Wegweiser sollten stehen, bevor die ersten Teilnehmenden eintreffen.
Teste Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, HDMI-Kabel, Mikrofon und Lautsprecher spätestens am Vortag gemeinsam. Ein Ersatzkabel und ein Verlängerungskabel gehören in die Materialkiste, weil genau diese Kleinteile häufig fehlen.
Rechne bei einer Veranstaltung von etwa zwei Stunden mit 2 bis 3 Getränken pro Person für die erste Stunde und zusätzlich Wasser für die Vortragenden. Kühle Getränke früh genug und stelle Thermoskannen, Tassen, Gläser, Teller und Besteck vor Beginn bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Informationsveranstaltung planen?: Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Raum, Datum und Programm. Die Einladungen sollten etwa 3 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit Anmeldungen und Rückfragen nicht unter Zeitdruck geraten.
Wann sollte man die Technik für eine Informationsveranstaltung testen?: Teste die komplette Technik spätestens am Vortag und wiederhole einen kurzen Funktionstest 60 bis 90 Minuten vor Beginn. Prüfe dabei nicht nur den Beamer, sondern auch HDMI-Kabel, Mikrofon, Lautsprecher und Stromversorgung.
Wie viel Catering braucht man für eine Informationsveranstaltung?: Für das erste Veranstaltungsstunde kannst du mit 2 bis 3 Getränken pro Person rechnen. Bei einer zweistündigen Veranstaltung sind außerdem etwa 1 bis 2 kleine Snacks pro Person sinnvoll; Sonderkost sollte nach Anmeldeschluss separat gezählt werden.
Wann sollte man die Anmeldung schließen?: Schließe das Anmeldeformular 3 bis 5 Tage vor der Veranstaltung. So bleiben genug Tage, um Anwesenheitsliste, Namensschilder, Handouts, Saalplan und Cateringmengen an die tatsächliche Teilnehmerzahl anzupassen.

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